Hvilke vigtige dokumenter bør jeg beholde?

Behold de papirer, der er svære at erstatte, eller som beviser, hvem du er, og hvad du ejer: fødsels- og vielsesattester, pas, Social Security-kort, statsborgerskabspapirer, militære papirer, testamente og fuldmagter, skøder og registreringsattester for køretøjer, forsikringspolicer, nylige selvangivelser med tilhørende bilag samt lægejournaler såsom vaccinationskort. Rutinepapirer som gamle kvitteringer kan normalt smides ud, så snart du ikke længere har brug for dem.

Hvor bør jeg opbevare vigtige originaldokumenter?

Guiden fra Montana State University Extension anbefaler at opbevare de fleste papirer derhjemme og lægge juridiske dokumenter, der er svære at erstatte, i en bankboks, hos din advokat eller i en brandsikker og vandtæt boks derhjemme. Hav en oversigt over, hvad der opbevares hvor, i dit hjemmearkiv, så andre kan finde det.

Hvor længe bør jeg gemme skattepapirer?

I USA anbefaler IRS i de fleste tilfælde at gemme dokumentation, der understøtter en selvangivelse, i 3 år. Det er 6 år, hvis du har udeladt indkomst svarende til mere end 25 % af den indberettede bruttoindkomst, 7 år ved tab på værdiløse værdipapirer eller fradrag for uerholdelige fordringer, og på ubestemt tid, hvis du ikke har indsendt eller har indsendt en svigagtig selvangivelse. Gem også kopier af selve selvangivelserne. Andre lande fastsætter deres egne regler.

Bør jeg have digitale kopier af vigtige dokumenter?

Ja, som en sikkerhedskopi af originalerne. Ready.gov foreslår at opbevare vigtige dokumenter i en bankboks, på et eksternt drev eller i skyen, så du kan få fat i dem efter en katastrofe. Krypter de digitale kopier: En scanning af dit pas eller Social Security-kort er præcis, hvad en identitetstyv leder efter, så den bør ikke ligge ubeskyttet i din kamerarulle, e-mail eller overførselsmappe.

Bør jeg opbevare mit testamente i en bankboks?

Montana State University Extension nævner tre steder til det originale testamente: en bankboks, din advokats kontor eller hos skifteretten, hvor lovgivningen tillader det. Behold en kopi uden underskrift derhjemme til reference, og sørg for, at den person, der får brug for originalen, ved, hvor den befinder sig.

Hvad skal jeg gøre med dokumenter, jeg ikke længere har brug for?

Makuler dem, hvis de indeholder dit navn og din adresse, Social Security-nummer eller kortnumre. At smide dem hele ud afslører præcis de oplysninger, du forsøgte at beskytte. Før du kasserer skattepapirer, bør du tjekke, om et forsikringsselskab eller en långiver kræver, at du gemmer dem længere end IRS.

Tjekliste til vigtige dokumenter: Hvad du bør beholde, og hvor

De fleste mennesker leder først efter deres fødselsattest, når en formular kræver det, og det er som regel der, de opdager, at de ikke aner, hvor den er. Denne tjekliste gennemgår, hvilke dokumenter der er værd at beholde, hvor hver original hører hjemme, hvor længe skattepapirer skal gemmes, og hvordan digitale kopier opbevares sikkert. Print den, kryds af hvad du har, og notér, hvor hver enkelt ting befinder sig.

Den ene regel for, hvor tingene skal ligge

Vejledningen til husholdningspapirer fra Montana State University Extension (revideret december 2023) koger det ned til én regel: behold papirerne derhjemme, medmindre der er tale om juridiske dokumenter, som er svære at erstatte. De hører til et mere sikkert sted: en bankboks, din advokats kontor eller en brandsikker og vandtæt boks derhjemme.

Det giver tre steder:

Sted	Hvad der hører til der
Boks eller bankboks	Originaler, der er svære at erstatte: attester, pas, skøder, registreringsattester, statsborgerskabspapirer
Hjemmearkiv	Papirer, du bruger: nylige selvangivelser, kontoudtog, forsikringspolicer, lægejournaler, garantibeviser
Krypterede digitale kopier	En scanning af alt ovenstående, så en brand, oversvømmelse eller flytning ikke efterlader dig på bar bund

Tilføj et fjerde punkt: en liste over, hvad der er hvor. Opbevar den i dit hjemmearkiv, og fortæl én betroet person, at den findes.

Tjeklisten

Identitet

Fødselsattest (original i boksen, gemmes på ubestemt tid)
Pas (behold et udløbet pas, indtil det nye ankommer, og destruer det derefter)
Social Security-kort (opbevares i boksen, ikke i din pung)
Statsborgerskabs- eller naturalisationspapirer
Vielsesattest, skilsmissedom, adoptionspapirer
Militære tjenestepapirer
Dødsattester for familiemedlemmer, hvis bo du administrerer

Jura og arv

Testamente (original hos din advokat eller i en bankboks, en kopi uden underskrift derhjemme)
Fuldmagt vedrørende økonomi og sundhed (beholdes, indtil den erstattes)
Livstestamente eller behandlingstestamente (original plus kopier til de relevante personer)
Fideikommis- eller trustdokumenter, hvis du har sådanne

Ejendom

Skøder og pantedokumenter (indtil du sælger)
Registreringsattester og slutsedler for køretøjer
Dokumentation for forbedringer af boligen (indtil du sælger, da det kan påvirke skatten ved salget)
En inventarliste over indboet, med en kopi opbevaret uden for hjemmet

Økonomi og skat

Indsendte selvangivelser
Dokumentation, der understøtter hver indberetning: årsopgørelser, kvitteringer for fradrag
Kontoudtog for pensions- og investeringskonti
En liste over bank- og kortkonti med kontaktoplysninger til hver udsteder
Forsikringspolicer samt en oversigt over policenumre, begunstigede og assurandører

Helbred

Vaccinationskort
Kopier af sygesikringskort
En opdateret liste over medicin og lægers kontaktoplysninger

Ready.govs tjekliste til økonomisk beredskab grupperer dokumenter på samme måde: husstandsidentifikation, økonomiske og juridiske papirer, helbredsoplysninger, forsikringer og en liste over husstandens kontaktpersoner.

Hvor længe skattedokumenter skal gemmes (US)

IRS knytter dette til den frist, myndigheden har til at efterprøve en selvangivelse. Fra dens side »How long should I keep records?«:

Situation	Gem bilagene i
De fleste selvangivelser	3 år
Du indgiver et krav om skattekredit eller refusion	3 år fra indberetning eller 2 år fra betaling af skatten, alt efter hvad der er senest
Du har udeladt indkomst svarende til mere end 25 % af bruttoindkomsten i selvangivelsen	6 år
Du har fratrukket et tab på værdiløse værdipapirer eller uerholdelige fordringer	7 år
Du har ikke indsendt selvangivelse eller indsendt en svigagtig indberetning	På ubestemt tid
Ejendomsdokumenter	Indtil fristen udløber for det år, hvor du sælger eller afhænder ejendommen

Gem også kopier af selve selvangivelserne. Og før du smider noget ud, bør du undersøge, om et forsikringsselskab eller en långiver kræver, at du gemmer det længere end IRS. Uden for USA fastsætter dine egne skattemyndigheder disse frister.

Digitale kopier: Nyttige, men forbundet med en risiko

En scanning af hvert eneste dokument ovenfor er den bedste forsikring mod at miste papirerne. Ready.gov foreslår også at gemme vigtige dokumenter på et eksternt drev eller i skyen, så du har adgang til dem efter en ulykke.

Udfordringen er, at de samme scanninger er en identitetstyvs startpakke. Et pas, et Social Security-kort og en fødselsattest i én ubeskyttet mappe er alt, hvad en person behøver for at udgive sig for at være dig. Derfor:

Efterlad ikke scanninger i din kamerarulle, e-mail eller overførselsmappe. Det er de første steder, nogen leder, og de synkroniserer ofte til andre enheder uden omtanke.
Krypter dem. Enhver krypteret løsning er fin: et krypteret diskbillede, en adgangskodeadministrator, der gemmer vedhæftede filer, eller en hvælvapp. Det afgørende er, at filerne kræver en nøgle for at kunne åbnes. (Her kan du læse hvilke filtyper der har mest brug for det.)
Opbevar en ekstra kopi et andet sted. En krypteret kopi på et eksternt drev, der opbevares uden for hjemmet, sikrer dig, hvis både huset og den bærbare computer går tabt samtidig.
Tjek et foto, før du sender det. Et dokument fotograferet med en telefon kan indeholde placeringen, hvor det blev taget. Vores gratis EXIF-fjerner viser og fjerner disse data, før du deler billedet.

Makuler det, du ikke længere har brug for

Når opbevaringstiden for et dokument er udløbet, bør du makulere det, hvis det indeholder dit navn og din adresse, Social Security-nummer eller kortnumre. At smide det ud i hel stand giver netop de oplysninger væk, du forsøgte at beskytte.

Gå listen igennem én gang om året. Udskift udløbne legitimationskort, tilføj det nye skatteår, og opdater oversigten over, hvad der opbevares hvor.

Opbevar scanningerne i et hvælv

Hvis du ønsker en app til de krypterede kopier, opbevarer Vaultine dem i et hvælv med sin egen pinkode eller sit eget mønster, krypteret på din enhed, på Mac, iPhone, Android og Windows. Gratisversionen rummer 10 filer, hvilket er rigeligt til identitetsdokumenterne på denne liste.