No son solo sus datos

Proteger sus propios documentos es una preferencia. Las nóminas son otra cosa: contienen los datos bancarios, los identificadores fiscales, las direcciones y a veces la información migratoria o médica de otras personas. Si el portátil desaparece, la exposición es de ellos, no solo suya, y en la mayoría de los lugares además conlleva obligaciones que preferiría no descubrir a posteriori.

Esa es la verdadera razón para tratar este material de forma distinta al resto de la máquina, y no se resuelve con el inicio de sesión del dispositivo. Una contraseña de inicio de sesión decide quién puede entrar en el sistema operativo. Saque el disco, conéctelo a otro ordenador y los archivos se abren como cualquier otro archivo.

Bóvedas separadas, porque son trabajos separados

Las nóminas, los expedientes del personal y los documentos fiscales los usan personas distintas en momentos distintos, y rara vez hay motivo para tener los tres abiertos a la vez. Vaultine admite tantas bóvedas separadas como necesite, cada una con su propio contenido, así que abrir las cuentas que necesita para una declaración del IVA no expone también los contratos de todo el mundo.

La importación de carpetas importa para llegar ahí: un directorio existente de contabilidad o de recursos humanos entra entero, con su estructura intacta, en lugar de reconstruirse archivo por archivo al final de una jornada.

El problema del ordenador de la trastienda

Las pequeñas empresas rara vez tienen un ordenador por persona. Hay una máquina en la trastienda y la usa quien la necesita, a menudo con la misma cuenta iniciada.

La bóveda de Vaultine se abre con su propio patrón 5x5 o PIN de seis dígitos, independiente de ese inicio de sesión compartido, así que la contraseña del ordenador que todo el mundo conoce no es lo que se interpone entre un empleado y el archivo de nóminas. El bloqueo automático sigiloso cubre el resto: la bóveda se cierra y las claves se borran de la memoria en cuanto se minimiza la aplicación, así que alejarse del mostrador no la deja abierta a su espalda.

Dónde se detiene esto

Tenga claro el límite antes de montar un proceso sobre ello. Vaultine está diseñado para una persona que gestiona sus propias bóvedas. No hay cuenta de equipo, ni administración central, ni forma de dar a un gestor acceso a una bóveda y retirárselo después.

Eso encaja en un negocio dirigido por su propietario, en el que una persona guarda los registros sensibles y los quiere bien cifrados en los dispositivos que ya usa. Si necesita que varias personas trabajen con los mismos registros protegidos y con acceso gestionado, eso es otra categoría de herramienta y debería comprar esa.