A legtöbb ember csak akkor kezdi keresni a születési anyakönyvi kivonatát, amikor egy hivatalos nyomtatvány kéri, és általában ekkor derül ki, hogy fogalma sincs, hol található. Ez az ellenőrző lista összefoglalja, mely dokumentumokat érdemes megőrizni, hol van a helyük az eredeti példányoknak, mennyi ideig kell megőrizni az adózási iratokat, és hogyan tarthatók biztonságban a digitális másolatok. Nyomtasd ki, pipáld ki, amid van, és jegyezd fel, melyik hol található.
Az egyetlen szabály a papírok elhelyezésére
A Montana State University Extension háztartási iratokról szóló útmutatója (felülvizsgálva: 2023. december) egyetlen szabályra egyszerűsíti a kérdést: tartsd a papírokat otthon, hacsak nem nehezen pótolható jogi dokumentumokról van szó. Az utóbbiak biztonságosabb helyre valók: banki széfbe, az ügyvéd irodájába vagy egy tűz- és vízálló otthoni széfbe.
Ez három fő helyet jelent:
| Hely | Mi való oda |
|---|---|
| Otthoni vagy banki széf | Nehezen pótolható eredetik: anyakönyvi kivonatok, útlevél, tulajdoni lapok, forgalmi engedélyek, állampolgársági iratok |
| Otthoni irattár | Használatban lévő iratok: friss adóbevallások, kivonatok, biztosítási kötvények, orvosi leletek, garancialevelek |
| Titkosított digitális másolatok | A fentiek szkennelt változata, hogy egy tűzeset, beázás vagy költözés ne hagyjon üres kézzel |
Egészítsd ki egy negyedik tétellel: egy lista arról, hogy mi hol van. Tartsd az otthoni irattáradban, és értesíts egy megbízható személyt a létezéséről.
Az ellenőrző lista
Személyazonosság
- Születési anyakönyvi kivonat (eredeti a széfben, korlátlan ideig megőrizendő)
- Útlevél (a lejárt útlevelet tartsd meg az új megérkezéséig, majd semmisítsd meg)
- Social Security-kártya (széfben tartandó, ne a pénztárcában)
- Állampolgársági vagy honosítási okiratok
- Házassági anyakönyvi kivonat, válási határozat, örökbefogadási iratok
- Katonai szolgálati iratok
- Halotti anyakönyvi kivonatok azon családtagokról, akiknek ügyeit intézed
Jogi és öröklési ügyek
- Végrendelet (eredeti az ügyvédnél vagy a banki széfben, aláíratlan másolat otthon)
- Pénzügyi és egészségügyi meghatalmazás (megőrizendő az új kiállításáig)
- Élő végrendelet vagy előzetes rendelkezés (eredeti plusz másolatok az érintetteknek)
- Bizalmi vagyonkezelési (trust) iratok, amennyiben léteznek
Vagyon és ingatlan
- Tulajdoni lapok és jelzálog-dokumentumok (az eladásig)
- Járművek tulajdonjogát igazoló iratok és adásvételi szerződések
- Lakásfelújítási és korszerűsítési bizonylatok (az eladásig, mivel befolyásolhatják az értékesítés adóját)
- Háztartási leltár, amelynek egy másolatát a házon kívül tárolod
Pénzügyek és adózás
- Benyújtott adóbevallások
- Az egyes bevallásokat alátámasztó iratok: jövedelemigazolások, adókedvezmények bizonylatai
- Nyugdíjpénztári és befektetési számlakivonatok
- Bank- és kártyaszámlák listája az egyes intézmények ügyfélszolgálati elérhetőségével
- Biztosítási kötvények, valamint a kötvényszámok, kedvezményezettek és üzletkötők listája
Egészségügy
- Oltási könyvek és igazolások
- Egészségbiztosítási kártyák másolatai
- Rendszeresen szedett gyógyszerek naprakész listája és a kezelőorvosok elérhetőségei
A Ready.gov pénzügyi felkészültségi ellenőrző listája ugyanezen a módon csoportosítja az iratokat: háztartási azonosítók, pénzügyi és jogi dokumentumok, egészségügyi információk, biztosítások és a családi kapcsolattartók listája.
Mennyi ideig kell megőrizni az adóügyi iratokat (US)
Az IRS ezt az időtartamot ahhoz köti, amennyi ideje van egy bevallás felülvizsgálatára. A „How long should I keep records?” című oldaláról:
| Helyzet | A dokumentumok megőrzési ideje |
|---|---|
| A legtöbb bevallás | 3 év |
| Adókedvezmény vagy visszatérítés iránti kérelem | A benyújtástól számított 3 év vagy az adó megfizetésétől számított 2 év, amelyik a későbbi |
| A bevallásban szereplő bruttó jövedelem 25%-át meghaladó összegű jövedelem kihagyása | 6 év |
| Értéktelen értékpapírok miatti veszteség vagy behajthatatlan követelés miatti levonás érvényesítése | 7 év |
| A bevallás benyújtásának elmulasztása vagy csalárd bevallás benyújtása | Határozatlan ideig |
| Tulajdonjogi és vagyoni nyilvántartások | Annak az évnek a határidejéig, amikor eladod vagy elidegeníted a vagyontárgyat |
Őrizd meg maguknak az adóbevallásoknak a másolatait is. És mielőtt bármit kidobnál, ellenőrizd, hogy a biztosító vagy a hitelező nem kéri-e a megőrzést az IRS által előírtnál hosszabb ideig. Az Egyesült Államokon kívül a helyi adóhatóság határozza meg ezeket az időszakokat.
Digitális másolatok: hasznosak, de kockázatosak
A fenti dokumentumok szkennelt változata a legjobb biztosítás a papírok elvesztése ellen. A Ready.gov javasolja a fontos iratok külső meghajtón vagy a felhőben való tárolását is, hogy egy katasztrófa után is hozzáférhess.
A csapda az, hogy ugyanezek a szkennelt képek a személyazonosság-tolvajok kezdőcsomagját jelentik. Egy útlevél, egy Social Security-kártya és egy születési anyakönyvi kivonat egyetlen védtelen mappában minden, amire valakinek szüksége van ahhoz, hogy visszaéljen a neveddel. Ezért:
- Ne hagyd a szkennelt iratokat a fényképek között, e-mailekben vagy a letöltési mappában. Ezek az első helyek, ahol bárki keresné őket, és gyakran a tudtod nélkül szinkronizálódnak más eszközökre.
- Titkosítsd őket. Bármilyen titkosított megoldás megfelelő: egy titkosított lemezkép, egy fájlmellékleteket kezelő jelszókezelő vagy egy széfszoftver. A lényeg az, hogy a fájlok megnyitásához kulcsra legyen szükség. (Itt olvashatsz arról, milyen típusú fájlok igénylik ezt leginkább.)
- Tarts egy második másolatot máshol. A lakáson kívül tárolt külső meghajtón lévő titkosított másolat védelmet nyújt, ha az otthonod és a laptopod egyszerre veszne el.
- Ellenőrizd a fényképet küldés előtt. A telefonnal lefotózott dokumentum tartalmazhatja a készítés helyének adatait. Ingyenes EXIF-eltávolítónk megmutatja és törli ezeket az adatokat, mielőtt megosztanád a képet.
Semmisítsd meg, amire már nincs szükség
Ha egy dokumentum megőrzési ideje lejárt, semmisítsd meg iratmegsemmisítővel, amennyiben szerepel rajta a neved és címed, Social Security-számod vagy kártyaszámod. Ha egyben dobod ki, pontosan azokat az adatokat szolgáltatod ki, amelyeket védeni próbáltál.
Évente egyszer nézd át a listát. Cseréld ki a lejárt személyazonosító iratokat, fűzd hozzá az új adóévet, és frissítsd a listát arról, hogy mi hol található.
Tárold a szkennelt másolatokat széfben
Ha szeretnél egy alkalmazást a titkosított másolatok tárolására, a Vaultine saját PIN-kóddal vagy mintával védett széfben őrzi őket, a saját eszközödön titkosítva, Macen, iPhone-on, Androidon és Windowson. Az ingyenes verzió 10 fájlt tárol, ami elegendő a listán szereplő személyazonosító iratok számára.
