Sebagian besar orang baru mencari akta kelahiran ketika sebuah formulir memintanya, dan biasanya baru pada saat itulah mereka menyadari bahwa mereka tidak tahu di mana akta itu berada. Daftar periksa ini merangkum dokumen apa saja yang layak disimpan, tempat berkas asli seharusnya diletakkan, berapa lama catatan pajak perlu disimpan, dan cara menjaga keamanan salinan digitalnya. Cetak daftar ini, beri tanda centang pada apa yang Anda miliki, dan catat lokasi penyimpanan masing-masing dokumen.
Satu Aturan Utama Penempatan Dokumen
Panduan dokumen rumah tangga dari Montana State University Extension (direvisi Desember 2023) menyimpulkannya dalam satu aturan sederhana: simpan dokumen di rumah, kecuali dokumen hukum yang sulit diganti. Dokumen yang sulit diganti ditempatkan di tempat yang lebih aman: safe deposit box bank, kantor pengacara Anda, atau brankas rumah yang tahan api dan tahan air.
Ini menghasilkan tiga tempat penyimpanan:
| Tempat | Apa yang Disimpan di Sana |
|---|---|
| Brankas atau safe deposit box | Berkas asli yang sulit diganti: sertifikat, paspor, akta tanah, BPKB, dokumen kewarganegaraan |
| Arsip rumah | Dokumen yang sering digunakan: SPT pajak terkini, mutasi rekening, polis asuransi, rekam medis, garansi |
| Salinan digital terenkripsi | Hasil pindai dari semua hal di atas, agar kebakaran, banjir, atau kepindahan tidak membuat Anda kehilangan segalanya |
Tambahkan poin keempat: daftar apa saja yang tersimpan dan lokasinya. Simpan di arsip rumah Anda dan beri tahu satu orang tepercaya tentang keberadaannya.
Daftar Periksa
Identitas
- Akta kelahiran (asli di brankas, simpan tanpa batas waktu)
- Paspor (simpan paspor kedaluwarsa hingga yang baru tiba, kemudian hancurkan)
- Kartu Social Security (simpan di brankas, jangan di dompet)
- Dokumen kewarganegaraan atau naturalisasi
- Akta pernikahan, surat cerai, dokumen adopsi
- Catatan dinas militer
- Akta kematian anggota keluarga yang urusan peninggalannya Anda tangani
Hukum dan Warisan
- Surat wasiat (asli di pengacara atau safe deposit box, salinan tanpa tanda tangan di rumah)
- Surat kuasa keuangan dan perawatan medis (simpan hingga diganti)
- Wasiat hidup atau petunjuk medis awal (asli beserta salinan untuk pihak terkait)
- Dokumen perwalian (trust), jika ada
Properti dan Aset
- Sertifikat hak milik dan dokumen hipotek (hingga terjual)
- BPKB kendaraan dan bukti jual beli
- Catatan renovasi rumah (hingga terjual, karena memengaruhi pajak saat penjualan)
- Inventaris barang rumah tangga, dengan salinan disimpan di luar rumah
Keuangan dan Pajak
- SPT pajak yang telah dilaporkan
- Bukti pendukung setiap pelaporan: bukti potong penghasilan, kuitansi pengurangan pajak
- Rekening koran dana pensiun dan akun investasi
- Daftar rekening bank dan kartu dengan nomor kontak tiap institusi
- Polis asuransi, beserta daftar nomor polis, penerima manfaat, dan agen
Kesehatan
- Catatan dan kartu imunisasi
- Salinan kartu asuransi kesehatan
- Daftar obat rutin terkini dan kontak dokter
Daftar periksa kesiapsiagaan finansial Ready.gov mengelompokkan dokumen dengan cara serupa: identitas keluarga, dokumen keuangan dan hukum, informasi medis, asuransi, dan daftar kontak keluarga.
Berapa Lama Menyimpan Catatan Pajak (US)
IRS mengaitkan periode ini dengan batas waktu peninjauan SPT yang dimilikinya. Dari halaman resminya “How long should I keep records?”:
| Situasi | Simpan catatan selama |
|---|---|
| Sebagian besar SPT | 3 tahun |
| Anda mengajukan klaim kredit pajak atau pengembalian dana | 3 tahun sejak pelaporan atau 2 tahun sejak pembayaran pajak, mana yang lebih lama |
| Anda tidak mencantumkan penghasilan lebih dari 25% dari penghasilan bruto di SPT | 6 tahun |
| Anda mengklaim kerugian dari surat berharga tak bernilai atau potongan piutang tak tertagih | 7 tahun |
| Anda tidak melapor atau mengajukan SPT palsu | Tanpa batas waktu |
| Catatan properti dan aset | Hingga periode berakhir untuk tahun penjualan atau pelepasan properti |
Simpan juga salinan SPT itu sendiri. Dan sebelum membuang apa pun, periksa apakah perusahaan asuransi atau pemberi pinjaman mengharuskan Anda menyimpannya lebih lama daripada ketentuan IRS. Di luar AS, otoritas pajak setempat menetapkan batas waktu ini.
Salinan Digital: Bermanfaat, Sekaligus Berisiko
Hasil pindai dari setiap dokumen di atas adalah asuransi terbaik terhadap hilangnya fisik kertas. Ready.gov menyarankan untuk menyimpan dokumen penting di drive eksternal atau di cloud juga, agar Anda dapat mengaksesnya setelah bencana.
Kelemahannya adalah pindaian tersebut merupakan modal awal pencuri identitas. Paspor, kartu Social Security, dan akta kelahiran dalam satu folder tanpa perlindungan adalah semua yang dibutuhkan seseorang untuk menyamar sebagai Anda. Oleh karena itu:
- Jangan tinggalkan pindaian di rol kamera, email, atau folder unduhan. Itu adalah tempat pertama yang akan diperiksa siapa pun, dan sering kali tersinkronisasi ke perangkat lain tanpa disadari.
- Enkripsi berkas tersebut. Pilihan enkripsi apa pun baik: citra disk terenkripsi, pengelola kata sandi yang menyimpan lampiran berkas, atau aplikasi brankas. Yang terpenting adalah berkas membutuhkan kunci untuk dibuka. (Lihat jenis berkas mana yang paling membutuhkannya.)
- Simpan salinan kedua di lokasi lain. Salinan terenkripsi pada drive eksternal yang disimpan di luar rumah melindungi Anda jika rumah dan laptop hilang bersamaan.
- Periksa foto sebelum mengirimkannya. Dokumen yang difoto dengan ponsel dapat memuat data lokasi pengambilannya. Penghapus EXIF gratis kami menampilkan dan membersihkan data tersebut sebelum Anda membagikan gambar.
Hancurkan Dokumen yang Tidak Dibutuhkan Lagi
Ketika masa penyimpanan dokumen selesai, hancurkan dengan mesin penghancur kertas jika dokumen tersebut memuat nama dan alamat, nomor Social Security, atau nomor kartu Anda. Membuangnya begitu saja sama dengan membocorkan data yang ingin Anda lindungi.
Periksa daftar ini setahun sekali. Perbarui dokumen identitas yang kedaluwarsa, tambahkan tahun pajak baru, dan perbarui daftar lokasi berkas.
Simpan Hasil Pindai dalam Brankas Aman
Jika Anda menginginkan aplikasi untuk menyimpan salinan terenkripsi, Vaultine menyimpannya dalam brankas dengan PIN atau pola tersendiri, terenkripsi langsung di perangkat Anda, di Mac, iPhone, Android, dan Windows. Versi gratis menampung 10 berkas, cukup untuk dokumen identitas dalam daftar ini.
