パスポートや身分証明書の写真をスマホのどこに保管すべきか

ビザ申請書のためにパスポートを撮影し、レンタカーのために運転免許証をスキャンし、大家にチャットアプリで身分証明書を送る。そのたびに、新しいコピーがスマートフォンのどこかに保存されます。1年後には六つほど溜まっていても、どこにあるか言えないかもしれません。すべてのコピーを見つけ出し、1つに絞り込み、保護されつつもすぐに取り出せる場所に保管する方法を紹介します。

なぜ「コピーは1つだけ」が目標なのか

パスポートやマイナンバーカード・運転免許証などの身分証明書のスキャンは、実際に役立ちます。海外で原本を紛失したり盗まれたりしたとき、コピーがあれば再発行の手続きが進めやすくなりますし、ホテルや大家、雇用主から提示を求められることもあります。

同時にそれは、誰かがあなたの名義で口座を開設したり本人確認を通過したりするのに必要なものそのものでもあります。鮮明なスキャン1枚には、氏名、生年月日、顔写真、署名、書類番号がすべて写っています。ですから目標はコピーを一切持たないことではありません。忘れたままのコピーをいくつも抱えるのではなく、自分で残すと決めた1つのコピーを、独自のロックの後ろに持つことが目標です。

ステップ1：すべてのコピーを見つける

コピーは多くの人が思っている以上にいろいろな場所に隠れています。一つずつ確認しましょう。

見落とされがちなのがチャットアプリです。Androidでは、WhatsAppの公式ヘルプページによると、ダウンロードしたメディアをスマートフォンのギャラリーに表示する「media visibility」設定がデフォルトでオンになっています。iPhoneでこれに相当する設定は「Save to Photos」です。どちらの場合も、誰かから送られてきた書類や送り返された書類がメインの写真ライブラリに入り込むことがあります。

ステップ2：余分なコピーを削除する

コピーの場所が把握できたら、最も鮮明に全体が写っている1つだけを選び、残りを削除します。

• 写真： 写真を削除したら、最近削除した項目（iPhone）またはゴミ箱（Googleフォト）を開いて空にします。Appleは削除した写真を「最近削除した項目」に30日間保持してから完全に削除するため、この手順を省くとさらに1か月間スマートフォンに残り続けます。
• メール： 送信済みフォルダおよび振り分けられた他のフォルダからメッセージを削除し、メールのゴミ箱も空にします。
• チャット： 自分の側から会話内の画像やファイルを削除します。相手が受け取ったコピーまでは消せないため、次回は共有する範囲を絞ることが大切です（詳しくは後述します）。
• ダウンロードとスキャナーアプリ： ファイルを削除し、アプリ側に独自のバックアップコピーが残っていないか確認します。

写真をクラウドサービスにバックアップしている場合、スマートフォン側で削除すると通常は同じゴミ箱保持期間の後にクラウド側のコピーも削除されます。Web版を一度開いてスキャンが消えているか確かめておくと安心です。

ステップ3：1つのコピーを独自のロックの後ろに保管する

残す1つのコピーは、スマートフォンのパスコードだけでは開けない状態にしておくべきです。画面のパスコードは家族や知人に知られていたり、入力するところを見られたりしやすいからです。選択肢を、おおむね弱いものから強いものへと並べます。

どれを選ぶにしても要点は同じです。カメラロールの外に1つだけコピーを置き、1日に50回も使うロックとは別のロックで守ることです。

スマートフォンとは別の場所にもバックアップを残す

スマートフォンの中だけにあるコピーは、スマートフォンを失くしたときに一緒に消えてしまいます。そしてまさにそのときこそ、コピーが一番必要になる場面です。別の場所に2つ目のコピーを保管しておきましょう。パソコン上の暗号化ファイル、自宅の暗号化USBドライブ、あるいは信頼できる人の手元にある紙のコピーなどが適しています。パスポートの原本とは分けて保管し、バッグを1つ失くしただけで両方とも失う事態を防いでください。

原本の保管場所やその他の書類の整理方法については、重要書類チェックリストで詳しく解説しています。

コピーの提出を求められたとき

新しいコピーのほとんどは、誰かからの提出依頼をきっかけに生まれます。送る前に次の点を確認しましょう。

• 本当に必要か確認する。 予約確認などで「本人確認のため」と身分証の提出を求められても、現地で原本を見せれば足りる場合があります。
• 必要な情報だけを送る。 先方の条件が許すなら、書類番号や生年月日など不要な欄を隠してから送信します。
• 信頼できる1つの手段だけを使い、グループチャットには写真を投稿しないでください。
• 写真の位置情報を消す。 スマートフォンで撮影した書類には撮影場所の情報が含まれることがあります。共有前に、当社の無料EXIF削除ツールでそのデータを確認して削除してください。
• 送信後に自分の側から削除し、チャットや送信済みフォルダが次の放置されたコピーにならないようにします。

端末上に無防備なまま残すべきではないその他のファイルについては、暗号化せずに保管してはいけない5種類のファイルをご覧ください。

Vaultineにスキャンを保管する

Vaultineは、iPhone、Android、Mac、Windows向けの暗号化保管庫アプリです。パスポートのスキャンを保管庫にインポートすると、ファイルは端末上で暗号化され、スマートフォンのパスコードとは別の保管庫独自のPINまたはパターンでしか開けなくなります。取り込んだら、写真アプリから元の画像を削除してください。無料版では10ファイルまで保存でき、パスポート、マイナンバーカード、運転免許証の裏表を収めるのに十分な容量があります。PINを忘れて自分の書類にアクセスできなくなるのを防ぐため、保管庫の作成時にリカバリーフレーズを設定しておきましょう。