Większość ludzi zaczyna szukać swojego aktu urodzenia dopiero wtedy, gdy wymaga go urzędowy formularz, i najczęściej wtedy okazuje się, że nie mają pojęcia, gdzie się znajduje. Ta lista kontrolna opisuje, które dokumenty warto zachować, gdzie powinno trafiać każde z pism oryginalnych, jak długo trzeba przechowywać dokumentację podatkową i jak bezpiecznie magazynować cyfrowe kopie. Wydrukuj ją, odhacz posiadane dokumenty i zanotuj miejsce przechowywania każdego z nich.
Jedna zasada dotycząca rozmieszczenia dokumentów
Przewodnik po dokumentach domowych Montana State University Extension (zaktualizowany w grudniu 2023 r.) sprowadza wszystko do jednej reguły: trzymaj dokumenty w domu, chyba że są to dokumenty prawne trudne do odtworzenia. Te drugie powinny trafić w bezpieczniejsze miejsce: do skrytki bankowej, kancelarii adwokackiej lub ognio- i wodoszczelnego sejfu domowego.
Daje to trzy podstawowe miejsca:
| Miejsce | Co tam trafia |
|---|---|
| Sejf lub skrytka bankowa | Trudne do odtworzenia oryginały: akty stanu cywilnego, paszport, akty własności, dowody rejestracyjne, dokumenty obywatelstwa |
| Archiwum domowe | Pisma będące w użyciu: niedawne zeznania podatkowe, wyciągi, polisy ubezpieczeniowe, dokumentacja medyczna, gwarancje |
| Zaszyfrowane kopie cyfrowe | Skan wszystkich powyższych dokumentów, aby pożar, zalanie czy przeprowadzka nie zostawiły Cię z niczym |
Dodaj czwarty element: spis tego, co gdzie się znajduje. Trzymaj go w domowym archiwum i poinformuj jedną zaufaną osobę o jego istnieniu.
Lista kontrolna
Tożsamość
- Akt urodzenia (oryginał w sejfie, przechowywać bezterminowo)
- Paszport (przeterminowany paszport zachowaj do czasu otrzymania nowego, a potem go zniszcz)
- Karta Social Security (trzymaj w sejfie, nigdy w portfelu)
- Dokumenty obywatelstwa lub naturalizacji
- Akt małżeństwa, wyrok rozwodowy, dokumenty adopcyjne
- Akta przebiegu służby wojskowej
- Akty zgonu członków rodziny, których sprawami majątkowymi się zajmujesz
Sprawy prawne i majątkowe
- Testament (oryginał u adwokata lub w skrytce bankowej, niepodpisana kopia w domu)
- Pełnomocnictwo finansowe i medyczne (przechowywać do momentu zastąpienia nowym)
- Testament życia lub oświadczenie woli pro futuro (oryginał plus kopie dla osób upoważnionych)
- Dokumenty funduszy powierniczych (trustów), jeśli zostały utworzone
Własność i nieruchomości
- Akty notarialne i dokumenty kredytu hipotecznego (do momentu sprzedaży)
- Dowody rejestracyjne i umowy kupna-sprzedaży pojazdów
- Dokumentacja remontów i ulepszeń nieruchomości (do momentu sprzedaży, gdyż mogą wpływać na podatek)
- Spis inwentarza domowego, z kopią przechowywaną poza domem
Finanse i podatki
- Złożone deklaracje podatkowe
- Dokumenty uzupełniające każde zeznanie: zaświadczenia o dochodach, rachunki za odliczenia
- Wyciągi z kont emerytalnych i rachunków inwestycyjnych
- Lista rachunków bankowych i kart płatniczych wraz z numerami kontaktowymi instytucji
- Polisy ubezpieczeniowe wraz z listą numerów polis, beneficjentów i agentów
Zdrowie
- Karty i zaświadczenia o szczepieniach
- Kopie kart ubezpieczenia zdrowotnego
- Aktualny spis przyjmowanych leków oraz dane kontaktowe lekarzy prowadzących
Lista gotowości finansowej serwisu Ready.gov grupuje dokumenty w ten sam sposób: tożsamość domowników, dokumenty finansowe i prawne, informacje medyczne, ubezpieczenia oraz spis kontaktów rodzinnych.
Jak długo przechowywać dokumentację podatkową (US)
IRS wiąże ten okres z czasem, jaki przysługuje urzędowi na skontrolowanie zeznania. Ze strony „How long should I keep records?”:
| Sytuacja | Okres przechowywania dokumentacji |
|---|---|
| Większość zeznań | 3 lata |
| Złożenie wniosku o ulgę lub zwrot nadpłaty | 3 lata od złożenia deklaracji lub 2 lata od zapłaty podatku, w zależności od tego, co nastąpiło później |
| Pominięcie dochodu przekraczającego 25% dochodu brutto wykazanego w zeznaniu | 6 lat |
| Wykazanie straty z tytułu bezwartościowych papierów wartościowych lub odliczenia nieściągalnych długów | 7 lat |
| Niezłożenie deklaracji lub złożenie deklaracji fałszywej | Bezterminowo |
| Dokumentacja nieruchomości | Do momentu wygaśnięcia okresu przedawnienia dla roku, w którym nieruchomość została sprzedana lub zbyta |
Zachowaj również kopie samych deklaracji podatkowych. A zanim cokolwiek wyrzucisz, upewnij się, czy ubezpieczyciel bądź pożyczkodawca nie wymaga przechowywania dokumentu dłużej niż IRS. Poza granicami USA okresy te określają lokalne organy podatkowe.
Kopie cyfrowe: przydatne, lecz ryzykowne
Skan każdego z powyższych dokumentów to najlepsze zabezpieczenie przed utratą papierowej wersji. Ready.gov zaleca przechowywanie ważnych dokumentów także na dysku zewnętrznym lub w chmurze, aby mieć do nich dostęp po ewentualnej katastrofie.
Haczyk polega na tym, że te same skany stanowią gotowy pakiet startowy dla złodzieja tożsamości. Paszport, karta Social Security i akt urodzenia w jednym niezabezpieczonym folderze to wszystko, czego potrzeba, by podszyć się pod Ciebie. Zatem:
- Nie zostawiaj skanów w rolce aparatu, skrzynce e-mail ani folderze pobierania. To pierwsze miejsca, które ktokolwiek sprawdzi, a pliki te często synchronizują się z innymi urządzeniami bez Twojej wiedzy.
- Zaszyfruj je. Odpowiednia będzie każda metoda szyfrowania: zaszyfrowany obraz dysku, menedżer haseł obsługujący załączniki plików lub aplikacja sejfu. Liczy się to, by do otwarcia plików niezbędny był klucz. (Zobacz, jakie rodzaje plików potrzebują tego najbardziej.)
- Trzymaj drugą kopię w innym miejscu. Zaszyfrowana kopia na zewnętrznym dysku przechowywanym poza domem zabezpiecza Cię na wypadek, gdyby dom i laptop zostały utracone jednocześnie.
- Sprawdź zdjęcie, zanim je prześlesz. Dokument sfotografowany telefonem może zawierać dane o miejscu wykonania zdjęcia. Nasz darmowy usuwacz danych EXIF pokazuje i usuwa te informacje przed udostępnieniem pliku.
Zniszcz to, czego już nie potrzebujesz
Gdy okres przechowywania dokumentu minie, zniszcz go w niszczarce, jeśli widnieje na nim Twoje nazwisko, adres, numer Social Security lub numery kart. Wyrzucenie go w całości ujawnia dokładnie te dane, które miały podlegać ochronie.
Przeglądaj listę raz w roku. Wymieniaj przeterminowane dokumenty tożsamości, dołączaj nowy rok podatkowy i aktualizuj spis miejsc przechowywania.
Przechowuj skany w bezpiecznym sejfie
Jeśli szukasz aplikacji do przechowywania zaszyfrowanych kopii, Vaultine zabezpiecza je w sejfie chronionym własnym kodem PIN lub wzorem, szyfrując dane bezpośrednio na urządzeniu, na komputerach Mac, telefonach iPhone, systemie Android i Windows. Wersja darmowa mieści 10 plików, co wystarcza na dokumenty tożsamości z tej listy.
