Большинство людей начинает искать свое свидетельство о рождении только тогда, когда этого требует официальный бланк, и чаще всего именно в этот момент выясняется, что никто не помнит, где оно лежит. Этот чек-лист описывает, какие документы действительно стоит сохранить, где должно находиться каждое оригинальное свидетельство, сколько нужно хранить налоговую отчетность и как безопасно сберечь цифровые копии. Распечатайте его, отметьте то, что у вас есть, и запишите место хранения каждого документа.
Единственное правило хранения домашних документов
Руководство по ведению домашних архивов от Montana State University Extension (в редакции от декабря 2023 года) сводится к одному базовому правилу: храните бумаги дома, если только это не юридические документы, которые трудно восстановить. Последним место в более надежном хранилище: банковской ячейке, офисе вашего адвоката или огне- и водостойком домашнем сейфе.
Это дает три основных места:
| Место | Что там хранится |
|---|---|
| Сейф или банковская ячейка | Трудновосстановимые оригиналы: свидетельства, паспорт, документы на собственность, техпаспорта, бумаги о гражданстве |
| Домашний архив | Бумаги в регулярном обиходе: недавние налоговые декларации, выписки, страховые полисы, медицинские карты, гарантии |
| Зашифрованные цифровые копии | Скан всего вышеперечисленного, чтобы пожар, затопление или переезд не оставили вас ни с чем |
Добавьте четвертый пункт: список того, что где лежит. Храните его в домашнем архиве и сообщите одному доверенному человеку о его существовании.
Чек-лист
Личность
- Свидетельство о рождении (оригинал в сейфе, хранить бессрочно)
- Паспорт (храните старый загранпаспорт до получения нового, затем аннулируйте)
- Карта Social Security (хранить в сейфе, ни в коем случае не в бумажнике)
- Документы о гражданстве или натурализации
- Свидетельство о браке, решение о разводе, документы об усыновлении
- Документы о прохождении военной службы
- Свидетельства о смерти членов семьи, делами которых вы занимаетесь
Юридические вопросы и наследство
- Завещание (оригинал у адвоката или в банковской ячейке, неподписанная копия дома)
- Доверенности на управление финансами и принятие медицинских решений (хранить до отзыва или замены)
- Прижизненное завещание или распоряжения о медицинской помощи (оригинал плюс копии доверенным лицам)
- Документы доверительных фондов (трастов), если они созданы
Имущество и недвижимость
- Документы о праве собственности и ипотечные договоры (до момента продажи)
- Паспорта транспортных средств и договоры купли-продажи
- Документы о капитальном ремонте и улучшениях дома (до момента продажи, так как они влияют на налог с продажи)
- Опись домашнего имущества, копия которой хранится вне дома
Финансы и налоги
- Поданные налоговые декларации
- Документы, подтверждающие каждую декларацию: справки о доходах, чеки для налоговых вычетов
- Выписки по пенсионным и инвестиционным счетам
- Список банковских счетов и карт с контактными телефонами каждого учреждения
- Страховые полисы с перечнем номеров, выгодоприобретателей и агентов
Здоровье
- Прививочные сертификаты и карты вакцинации
- Копии полисов медицинского страхования
- Актуальный список принимаемых препаратов и контакты лечащих врачей
Чек-лист финансовой готовности Ready.gov группирует документы сходным образом: идентификация семьи, финансовые и юридические бумаги, медицинские сведения, страховки и список экстренных семейных контактов.
Сколько времени хранить налоговые записи (US)
IRS связывает этот срок с периодом, отведенным ведомству на проверку налоговой отчетности. Со страницы «How long should I keep records?»:
| Ситуация | Срок хранения записей |
|---|---|
| Большинство деклараций | 3 года |
| Подача заявления на налоговый кредит или возврат | 3 года с момента подачи либо 2 года с момента уплаты налога, в зависимости от того, что наступило позже |
| Не указан доход, составляющий более 25% валового дохода по декларации | 6 лет |
| Заявлен убыток от обесценившихся ценных бумаг или вычет по безнадежным долгам | 7 лет |
| Декларация не подавалась или была подана поддельная | Бессрочно |
| Документы на имущество и недвижимость | До истечения срока давности за тот год, в котором вы продали или ликвидировали имущество |
Сохраняйте копии самих налоговых деклараций. И прежде чем что-либо выбросить, уточните, не требует ли страховая компания или кредитор хранить документы дольше сроков IRS. За пределами США сроки хранения устанавливаются местным налоговым законодательством.
Цифровые копии: полезно, но с рисками
Скан каждого перечисленного документа служит лучшей страховкой от физической утраты бумаги. Ready.gov рекомендует также держать важные документы на внешнем диске или в облаке, чтобы иметь к ним доступ в случае стихийного бедствия.
Подвох в том, что эти же сканы представляют собой идеальный набор для похитителя личных данных. Паспорт, карта Social Security и свидетельство о рождении в одной незащищенной папке дают злоумышленнику все, что нужно, чтобы выдать себя за вас. Поэтому:
- Не оставляйте сканы в фотопленке, почте или папке загрузок. Это первые места, куда заглянет посторонний, и они часто синхронизируются с другими устройствами без вашего ведома.
- Зашифруйте их. Подойдет любой надежный вариант: зашифрованный образ диска, менеджер паролей с поддержкой вложений или приложение-сейф. Главное, чтобы для открытия файлов требовался ключ. (Узнайте, какие типы файлов нуждаются в этом в первую очередь.)
- Храните вторую копию в другом месте. Зашифрованная копия на внешнем диске, находящемся вне дома, спасет ситуацию, если дом и ноутбук пострадают одновременно.
- Проверяйте фотографии перед отправкой. Снимок документа, сделанный на смартфон, может содержать координаты места съемки. Наш бесплатный инструмент для удаления данных EXIF покажет и очистит эту информацию перед отправкой файла.
Уничтожайте то, что больше не требуется
Когда срок хранения документа подошел к концу, измельчите его в шредере, если на нем указаны ваши имя, адрес, номер Social Security или реквизиты карт. Выбрасывание в мусор целиком выдает именно те данные, которые вы стремились сберечь.
Проводите ревизию списка раз в год. Заменяйте просроченные удостоверения личности, подшивайте новый налоговый год и обновляйте список того, что где хранится.
Храните сканы в надежном сейфе
Если вы ищете приложение для хранения зашифрованных копий, Vaultine сохраняет их в защищенном сейфе с собственным PIN-кодом или графическим ключом, выполняя шифрование непосредственно на вашем устройстве, на Mac, iPhone, Android и Windows. Бесплатная версия вмещает до 10 файлов, чего вполне достаточно для документов личности из этого списка.
