รายการตรวจสอบเอกสารสำคัญ: ควรเก็บอะไรไว้และเก็บที่ไหน

คนส่วนใหญ่มักจะเริ่มค้นหาสูติบัตรของตนเองก็ต่อเมื่อมีแบบฟอร์มทางการร้องขอ และมักจะเป็นช่วงเวลานั้นเองที่พบว่าตนไม่รู้ว่ามันเก็บอยู่ที่ไหน รายการตรวจสอบนี้ครอบคลุมถึงเอกสารที่ควรค่าแก่การเก็บรักษา ตำแหน่งที่ควรเก็บเอกสารฉบับจริงแต่ละฉบับ ระยะเวลาที่ต้องเก็บเอกสารภาษี และวิธีดูแลสำเนาดิจิทัลให้ปลอดภัย พิมพ์รายการนี้ออกมา กาเครื่องหมายถูกในสิ่งที่คุณมี และจดบันทึกไว้ว่าเอกสารแต่ละชิ้นเก็บไว้ที่ใด

กฎข้อเดียวในการจัดเก็บเอกสาร

คู่มือเอกสารประจำบ้านของ Montana State University Extension (ฉบับปรับปรุงเดือนธันวาคม 2023) สรุปไว้เป็นกฎข้อเดียว: เก็บเอกสารไว้ที่บ้าน เว้นแต่จะเป็นเอกสารทางกฎหมายที่ยากต่อการขอใหม่ เอกสารที่ยากต่อการขอใหม่ควรย้ายไปไว้ในที่ที่ปลอดภัยกว่า: ตู้นิรภัยของธนาคาร สำนักงานทนายความ หรือตู้เซฟในบ้านที่ทนไฟและกันน้ำ

นั่นทำให้มีสถานที่จัดเก็บ 3 แห่ง:

เพิ่มรายการที่สี่: รายการบันทึกตำแหน่งจัดเก็บสิ่งต่างๆ เก็บไว้ในแฟ้มเอกสารประจำบ้านของคุณ และแจ้งให้บุคคลที่ไว้วางใจได้หนึ่งคนทราบว่ามีรายการนี้อยู่

รายการตรวจสอบ

เอกสารระบุตัวตน

• สูติบัตร (ฉบับจริงในตู้เซฟ เก็บไว้ตลอดไป)
• หนังสือเดินทาง (เก็บเล่มที่หมดอายุไว้จนกว่าเล่มใหม่จะมาถึง จากนั้นจึงทำลาย)
• บัตร Social Security (เก็บไว้ในตู้เซฟ ไม่ควรพกในกระเป๋าสตางค์)
• เอกสารสัญชาติหรือเอกสารแปลงสัญชาติ
• ทะเบียนสมรส ทะเบียนการหย่า เอกสารการรับรองบุตรบุญธรรม
• เอกสารประวัติการรับราชการทหาร
• มรณบัตรของสมาชิกในครอบครัวที่คุณเป็นผู้จัดการมรดก

เอกสารทางกฎหมายและมรดก

• พินัยกรรม (ฉบับจริงอยู่กับทนายความหรือในตู้นิรภัย สำเนาที่ยังไม่ลงนามเก็บไว้ที่บ้าน)
• หนังสือมอบอำนาจด้านการเงินและการรักษาพยาบาล (เก็บไว้จนกว่าจะมีฉบับใหม่มาแทน)
• พินัยกรรมชีวิตหรือเจตจำนงล่วงหน้าเกี่ยวกับการรักษาพยาบาล (ฉบับจริงพร้อมสำเนาให้ผู้เกี่ยวข้อง)
• เอกสารทรัสต์ (กองทุนทรัสต์) หากมี

ทรัพย์สินและอสังหาริมทรัพย์

• โฉนดที่ดินและเอกสารการจำนอง (เก็บไว้จนกว่าจะขาย)
• เล่มทะเบียนยานพาหนะและสัญญาซื้อขาย
• บันทึกการต่อเติมและปรับปรุงบ้าน (เก็บไว้จนกว่าจะขาย เพราะอาจส่งผลต่อภาษีจากการขาย)
• รายการทรัพย์สินในบ้าน โดยเก็บสำเนาไว้ภายนอกบ้านหนึ่งชุด

การเงินและภาษี

• แบบแสดงรายการภาษีที่ยื่นแล้ว
• เอกสารประกอบการยื่นแบบแต่ละครั้ง: หนังสือรับรองรายได้ ใบเสร็จค่าลดหย่อน
• รายการเดินบัญชีเกษียณอายุและบัญชีการลงทุน
• รายชื่อบัญชีธนาคารและบัตรเครดิต พร้อมหมายเลขติดต่อของแต่ละสถาบัน
• กรมธรรม์ประกันภัย พร้อมรายการหมายเลขกรมธรรม์ ผู้รับผลประโยชน์ และตัวแทน

สุขภาพ

• บันทึกและสมุดการฉีดวัคซีน
• สำเนาบัตรประกันสุขภาพ
• รายการยาที่ใช้ในปัจจุบันที่อัปเดตและข้อมูลติดต่อของแพทย์

รายการตรวจสอบความพร้อมทางการเงินของ Ready.gov จัดกลุ่มเอกสารในลักษณะเดียวกัน: ข้อมูลระบุตัวตนของครัวเรือน เอกสารทางการเงินและกฎหมาย ข้อมูลทางการแพทย์ การประกันภัย และรายชื่อผู้ติดต่อของครัวเรือน

ควรเก็บเอกสารภาษีไว้นานแค่ไหน (US)

IRS กำหนดระยะเวลานี้ตามช่วงเวลาที่หน่วยงานมีสิทธิ์ตรวจสอบแบบแสดงรายการภาษี จากหน้า “How long should I keep records?”:

เก็บสำเนาของแบบแสดงรายการภาษีไว้ด้วยเช่นกัน และก่อนที่คุณจะทิ้งสิ่งใด ให้ตรวจสอบว่าบริษัทประกันหรือผู้ให้กู้กำหนดให้คุณเก็บไว้นานกว่า IRS หรือไม่ นอกสหรัฐอเมริกา หน่วยงานจัดเก็บภาษีในท้องถิ่นของคุณจะเป็นผู้กำหนดระยะเวลาเหล่านี้

สำเนาดิจิทัล: มีประโยชน์ แต่ก็มีความเสี่ยง

การสแกนเอกสารทุกฉบับข้างต้นเป็นการประกันภัยที่ดีที่สุดในการป้องกันการสูญหายของกระดาษ Ready.gov ยังแนะนำให้เก็บเอกสารสำคัญไว้ในไดรฟ์ภายนอกหรือบนคลาวด์ด้วย เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงได้หลังเกิดภัยพิบัติ

จุดสำคัญคือไฟล์สแกนเหล่านั้นคือชุดเริ่มต้นสำหรับผู้ขโมยข้อมูลส่วนบุคคล หนังสือเดินทาง บัตร Social Security และสูติบัตรในโฟลเดอร์ที่ไม่มีการป้องกันเพียงโฟลเดอร์เดียว คือทุกสิ่งที่ผู้อื่นต้องการในการแอบอ้างเป็นคุณ ดังนั้น:

• อย่าปล่อยไฟล์สแกนทิ้งไว้ในอัลบั้มรูปภาพ อีเมล หรือโฟลเดอร์ดาวน์โหลด นั่นคือสถานที่แรกๆ ที่ทุกคนจะเข้าไปค้นหา และมักจะซิงค์ไปยังอุปกรณ์อื่นโดยที่คุณไม่รู้ตัว
• เข้ารหัสไฟล์เหล่านั้น ทางเลือกการเข้ารหัสใดๆ ก็ใช้ได้: อิมเมจดิสก์ที่เข้ารหัส โปรแกรมจัดการรหัสผ่านที่เก็บไฟล์แนบได้ หรือแอปพลิเคชันตู้นิรภัย สิ่งสำคัญคือไฟล์ต้องใช้คีย์ในการเปิด (ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ ประเภทของไฟล์ที่จำเป็นต้องเข้ารหัสมากที่สุด)
• เก็บสำเนาชุดที่สองไว้ที่อื่น สำเนาที่เข้ารหัสไว้ในไดรฟ์ภายนอกที่เก็บไว้นอกบ้านจะช่วยปกป้องคุณหากบ้านและแล็ปท็อปสูญหายไปพร้อมกัน
• ตรวจสอบรูปภาพก่อนส่ง เอกสารที่ถ่ายด้วยโทรศัพท์อาจมีข้อมูลระบุตำแหน่งที่ถ่ายภาพติดไปด้วย เครื่องมือลบข้อมูล EXIF ฟรี ของเราจะแสดงและลบข้อมูลดังกล่าวออกก่อนที่คุณจะแชร์รูปภาพ

ทำลายสิ่งที่คุณไม่ต้องการแล้ว

เมื่อระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารสิ้นสุดลง ให้ทำลายด้วยเครื่องย่อยเอกสารหากมีชื่อ ที่อยู่ หมายเลข Social Security หรือหมายเลขบัตรของคุณ การทิ้งลงถังขยะทั้งแผ่นจะเปิดเผยข้อมูลที่คุณพยายามปกป้องอย่างตรงไปตรงมา

ตรวจสอบรายการนี้ปีละครั้ง เปลี่ยนบัตรประจำตัวที่หมดอายุ เพิ่มปีภาษีใหม่ และอัปเดตรายการที่ระบุว่าสิ่งใดอยู่ที่ไหน

เก็บไฟล์สแกนไว้ในตู้นิรภัยที่ปลอดภัย

หากคุณต้องการแอปพลิเคชันสำหรับจัดเก็บสำเนาที่เข้ารหัส Vaultine จะเก็บไฟล์เหล่านั้นไว้ในตู้นิรภัยที่มีรหัส PIN หรือรูปแบบของตนเอง โดยเข้ารหัสไว้บนอุปกรณ์ของคุณ ทั้งบน Mac, iPhone, Android และ Windows เวอร์ชันฟรีสามารถจัดเก็บได้ 10 ไฟล์ ซึ่งเพียงพอสำหรับเอกสารระบุตัวตนในรายการนี้