Küçük İşletme Sahipleri İçin Vaultine — Bordro, Personel Dosyaları ve Vergi

Kapsadığı durumlar

—Sizin için çalışan kişilerin bordro dökümleri, ulusal sigorta veya sosyal güvenlik numaraları ve banka bilgileri.

—Personel kayıtları: sözleşmeler, çalışma izni belgeleri, disiplin notları, acil durum kişileri.

—Bir dükkanda veya atölyede birden fazla kişinin oturduğu bir arka ofis bilgisayarı.

—Saklamanız gereken ve açıkta bırakmamayı tercih edeceğiniz yılların vergi kayıtları ve şirket belgeleri.

—Yukarıdakilerin hepsini aynı anda barındıran; bir minibüsten, ofisten veya pazar tezgahından çalınmış bir dizüstü bilgisayar.

İşi gören özellikler

Çoklu ayrı kasalar

Her şeyi tek bir klasörde tutmak yerine bordro bir kasada, personel kayıtları diğerinde, vergi ve şirket belgeleri ise üçüncü bir kasada.

Klasör içe aktarma

Mevcut bir muhasebe veya İK klasörünü dosyaları teker teker taşımak yerine yapısı bozulmadan bütünüyle getirin.

Gizli otomatik kilitleme

Kasa kapanır ve kriptografik anahtarlar uygulama simge durumuna küçültüldüğü an bellekten silinir, bu da başkalarının kullandığı bir arka ofis makinesinde önemlidir.

Cihaz girişinden ayrı kilit

Kasa kendi 5x5 deseni veya altı haneli PIN'i ile açılır, bu nedenle paylaşılan bir bilgisayar parolası bordroya ulaşmak için yeterli değildir.

Zero-knowledge tasarımı

Anahtar, cihazınızdaki kodunuzdan türetilir ve asla oradan ayrılmaz. Dosyalarınızı veya anahtarınızı tutan hiçbir hesap ve sunucu yoktur.

Windows, macOS, iOS ve Android'de çalışır

Arka ofis bilgisayarında, eve götürdüğünüz dizüstü bilgisayarda ve işi yürüttüğünüz telefonda aynı kasalar.

Sadece sizin veriniz değil

Kendi belgelerinizi korumak bir tercihtir. Bordro farklıdır: diğer kişilerin banka bilgilerini, vergi tanımlayıcılarını, adreslerini ve bazen göçmenlik veya sağlık bilgilerini barındırır. Dizüstü bilgisayar giderse, bu sadece sizin değil onların da maruziyetidir ve çoğu yerde sonradan öğrenmek istemeyeceğiniz yükümlülükleri de beraberinde getirir.

Bu materyale makinenin geri kalanından farklı davranmanın gerçek nedeni budur ve cihaz girişiyle çözülmez. Bir oturum açma parolası, işletim sisteminde kimin oturum açabileceğine karar verir. Sürücüyü çıkarın ve başka bir bilgisayara bağlayın, dosyalar diğer dosyalar gibi açılır.

Ayrı kasalar, çünkü bunlar ayrı işler

Bordro, personel kayıtları ve vergi belgeleri farklı kişiler tarafından farklı zamanlarda kullanılır ve üçünün de aynı anda açık olması için nadiren bir neden vardır. Vaultine ihtiyacınız olan kadar çoklu ayrı kasaları destekler, her biri kendi içeriğine sahiptir, böylece KDV beyannamesi için ihtiyacınız olan hesapları açmak herkesin sözleşmelerini de açığa çıkarmaz.

Klasör içe aktarma oraya ulaşmak için önemlidir: mevcut bir muhasebe veya İK dizini, mesai gününün sonunda dosya dosya yeniden oluşturulmak yerine bütünüyle, yapısı bozulmadan gelir.

Arka ofis bilgisayarı sorunu

Küçük işletmeler nadiren kişi başına bir bilgisayara sahiptir. Arkada bir makine vardır ve ihtiyacı olan herkes, genellikle aynı hesapta oturum açmış olarak kullanır.

Vaultine'in kasası, paylaşılan o oturum açma işleminden ayrı olarak kendi 5x5 deseni veya altı haneli PIN'i ile açılır, böylece herkesin bildiği bilgisayar parolası bir personel ile bordro dosyası arasında duran şey değildir. Gizli otomatik kilitleme geri kalanını halleder: kasa kapanır ve uygulama simge durumuna küçültüldüğü anda anahtarlar bellekten silinir, böylece tezgahtan uzaklaşmak onu arkanızda açık bırakmaz.

Bunun bittiği yer

Üzerine bir süreç inşa etmeden önce sınırı konusunda net olun. Vaultine, kendi kasalarını yöneten bir birey için tasarlanmıştır. Hiçbir ekip hesabı, merkezi yönetim ve bir muhasebeciye bir kasaya erişim verip daha sonra bunu iptal etmenin bir yolu yoktur.

Bu, bir kişinin hassas kayıtları elinde tuttuğu ve halihazırda kullandıkları cihazlarda bunların düzgün bir şekilde şifrelenmesini istediği, sahibi tarafından işletilen bir işletmeye uygundur. Birden fazla kişinin yönetilen erişimle aynı korunan kayıtlardan çalışmasına ihtiyacınız varsa, bu farklı bir araç kategorisidir ve bunun yerine onu satın almalısınız.

Özetle

Bununla kendi belgelerinizi korumak arasındaki fark, verinin kime ait olduğudur. Bordro ve personel dosyaları sizin için çalışan insanlara aittir ve bunları barındıran bir dizüstü bilgisayarı kaybetmek sizin olduğu kadar onların da sorunudur. Vaultine, bu materyali dükkanın yarısının bildiği cihaz girişinden ayrı olarak kendi kilidinin arkasına koyar. Ancak bir ekibe paylaşılan erişim sağlamak için değil, kendi kasalarını yöneten bir kişi için oluşturulmuştur, bu nedenle bir BT departmanı olan bir şirketten ziyade sahibi tarafından işletilen bir işletmeye uygundur.

Sıkça sorulan sorular

Bordroyu diğer her şeyden ayırabilir miyim?

Evet. Vaultine Pro, ihtiyacınız olan kadar çoklu ayrı kasaları destekler, böylece bordro, personel kayıtları ve vergi belgeleri tek bir klasörü paylaşmak yerine her biri kendi başına durabilir. Ücretsiz sürüm, bir işletmeyi yürütmek yerine denemeye yetecek kadar olan 10 dosyaya kadar bir kasayı kapsar.

Muhasebecim veya personelim bir kasaya erişebilir mi?

Yönetilen bir şekilde değil. Vaultine bir birey için oluşturulmuştur: kasalar bir cihazda bir kodla açılır ve hiçbir ekip hesabı, paylaşılan yönetim ve birinin erişimini merkezi olarak verme veya iptal etme yolu yoktur. Birden fazla kişinin gerçekten aynı kayıtlara erişmesi gerekiyorsa, bu, o iş için yanlış şekillendirilmiş bir araçtır.

Bu, diğer insanların kullandığı bir bilgisayarda bordroyu korur mu?

Kasa, cihaz girişinden ayrı olarak kendi deseni veya PIN'i ile açılır, bu nedenle paylaşılan bir arka ofis bilgisayarında oturum açabilmek, bordroyu açabilmek anlamına gelmez. Gizli otomatik kilitleme de uygulama simge durumuna küçültüldüğü anda kasayı kapatır, bu nedenle uzaklaşmak onu açık bırakmaz.

Vaultine şirketimin dosyalarının bir kopyasını tutar mı?

Hayır. Şifreleme anahtarı cihazınızdaki kodunuzdan türetilir ve asla ondan ayrılmaz ve dosyalarınızı tutan hiçbir hesap veya sunucu yoktur. Kendi Dropbox'ınıza isteğe bağlı şifrelenmiş yedekleme, cihazdan ayrılmadan önce şifrelenir, bu nedenle orada da okunamaz durumdadır.

Personelinizin kayıtları sizin sorumluluğunuzdadır, sadece dosyalarınız değil.