Більшість людей починає шукати своє свідоцтво про народження лише тоді, коли цього вимагає офіційний бланк, і зазвичай саме тоді з'ясовується, що ніхто не знає, де воно лежить. Цей чекліст охоплює документи, які варто зберігати, належні місця для кожного оригіналу, строки зберігання податкових записів і способи надійного захисту цифрових копій. Роздрукуйте його, позначте наявні документи та занотуйте, де розташований кожен із них.
Єдине правило зберігання домашніх паперів
Посібник із ведення домашніх паперів від Montana State University Extension (переглянутий у грудні 2023 року) зводить усе до одного правила: зберігайте документи вдома, якщо це не юридичні акти, які важко відновити. Останнім місце у безпечнішому сховищі: банківському сейфі, офісі вашого адвоката або у вогне- та водостійкому домашньому сейфі.
Це дає три основні місця:
| Місце | Що там зберігається |
|---|---|
| Сейф або банківська скринька | Оригінали, які важко відновити: свідоцтва, паспорт, документи на право власності, техпаспорти, папери про громадянство |
| Домашній архів | Документи в поточному вжитку: нещодавні податкові декларації, виписки, страхові поліси, медичні картки, гарантії |
| Зашифровані цифрові копії | Скан усього зазначеного вище, щоб пожежа, повінь або переїзд не залишили вас ні з чим |
Додайте четвертий пункт: список того, що де лежить. Зберігайте його в домашньому архіві та повідомте одній довіреній особі про його існування.
Чекліст
Особа
- Свідоцтво про народження (оригінал у сейфі, зберігати безстроково)
- Паспорт (зберігайте протермінований закордонний паспорт до отримання нового, потім анулюйте)
- Картка Social Security (зберігати в сейфі, у жодному разі не в гаманці)
- Документи про громадянство або натуралізацію
- Свідоцтво про шлюб, рішення про розлучення, документи про усиновлення
- Документи про проходження військової служби
- Свідоцтва про смерть членів родини, чиї справи ви ведете
Юридичні питання та спадщина
- Заповіт (оригінал у адвоката або в банківському сейфі, непідписана копія вдома)
- Довіреності на ведення фінансів і медичні рішення (зберігати до заміни новими)
- Прижиттєвий заповіт або розпорядження на випадок недієздатності (оригінал плюс копії уповноваженим особам)
- Документи трастів (довірчих фондів), якщо вони існують
Майно та нерухомість
- Правоустановчі документи на нерухомість та іпотечні договори (до продажу)
- Техпаспорти та договори купівлі-продажу транспортних засобів
- Документи про капітальний ремонт і поліпшення житла (до продажу, оскільки вони впливають на податок)
- Опис домашнього майна, копія якого зберігається поза домом
Гроші та податки
- Подані податкові декларації
- Підтвердні документи до кожної декларації: довідки про доходи, квитанції на податкові знижки
- Виписки з пенсійних та інвестиційних рахунків
- Список банківських рахунків і карток із контактними телефонами установ
- Страхові поліси, а також перелік номерів полісів, бенефіціарів і страхових агентів
Здоров'я
- Картки та довідки про щеплення
- Копії полісів медичного страхування
- Актуальний перелік призначених ліків і контакти лікарів
Чекліст фінансової готовності Ready.gov групує документи так само: ідентифікація родини, фінансові та юридичні папери, медична інформація, страхування та контакти близьких осіб.
Як довго зберігати податкові записи (US)
IRS пов'язує цей строк із періодом, відведеним органу на перевірку податкової звітності. Зі сторінки «How long should I keep records?»:
| Ситуація | Строк зберігання записів |
|---|---|
| Більшість декларацій | 3 роки |
| Подання заяви на податковий кредит або відшкодування | 3 роки з моменту подання або 2 роки з моменту сплати податку, залежно від того, що відбулося пізніше |
| Не задекларовано дохід, що перевищує 25% валового доходу в декларації | 6 років |
| Задекларовано збитки від знецінених цінних паперів або списання безнадійного боргу | 7 років |
| Декларація не подавалася або подана шахрайська | Безстроково |
| Документи на майно | До закінчення терміну для року, в якому ви продали чи відчужили майно |
Зберігайте також копії самих податкових декларацій. І перш ніж щось викинути, уточніть, чи не вимагає страхова компанія або кредитор зберігати записи довше, ніж IRS. За межами США ці строки визначаються вашими місцевими податковими органами.
Цифрові копії: зручно, проте ризиковано
Скан кожного зазначеного вище документа є найкращим страхуванням від фізичної втрати паперів. Ready.gov пропонує зберігати важливі документи також на зовнішньому диску чи у хмарі, щоб мати доступ до них після стихійного лиха.
Заковика в тому, що ці самі скани є готовим стартовим набором для крадія особистих даних. Паспорт, картка Social Security і свідоцтво про народження в одній незахищеній папці дають шахраю все, що потрібно, щоб видати себе за вас. Тому:
- Не залишайте скани у галереї фото, пошті чи папці завантажень. Це перші місця, куди зазирне зловмисник, і вони часто синхронізуються з іншими пристроями без вашого відома.
- Зашифруйте їх. Підійде будь-який надійний зашифрований спосіб: образ диска із шифруванням, менеджер паролів із підтримкою вкладень або застосунок-сховище. Головне, щоб для відкриття файлів був потрібен ключ. (Дізнайтеся, які типи файлів потребують цього найбільше.)
- Тримайте другу копію в іншому місці. Зашифрована копія на зовнішньому диску поза домом захистить вас, якщо житло та ноутбук буде втрачено одночасно.
- Перевіряйте фото перед надсиланням. Світлина документа на смартфон може містити дані геопозиції місця зйомки. Наш безкоштовний інструмент видалення EXIF показує та видаляє ці дані перед тим, як ви поділитеся зображенням.
Знищуйте те, що більше не потрібне
Коли строк зберігання документа вичерпано, подрібніть його в шредері, якщо на ньому видно ваше ім'я, адресу, номер Social Security або реквізити карток. Викидання цілих паперів у смітник розкриває саме ті відомості, які ви прагнули захистити.
Переглядайте список раз на рік. Оновлюйте протерміновані посвідчення особи, додавайте новий податковий рік і коригуйте список того, що де розташовано.
Зберігайте скани у надійному сховищі
Якщо ви шукаєте застосунок для зберігання зашифрованих копій, Vaultine тримає їх у сховищі під захистом власного PIN-коду або графічного ключа, шифруючи дані безпосередньо на вашому пристрої, на Mac, iPhone, Android і Windows. Безкоштовна версія вміщує 10 файлів, чого цілком достатньо для посвідчень особи з цього переліку.
