您为了办签证拍过护照照片，为了租车扫描过驾驶证，还通过聊天应用给房东发过身份证。每次这样做，手机某处就会多出一份副本。一年之后，手机里可能躺着六份这样的文件，您却说不出它们都在哪里。下面介绍如何找出每一份副本，把它们精简到只剩一份，并把这唯一的一份放在既受保护又方便取用的地方。
为什么目标是只留一份副本
护照或身份证扫描件确实很有用。如果原件在国外遗失或被盗，有一份副本能让补办流程省事得多，而且一些酒店、房东和雇主也会要求提供。
但它也恰恰是别人以您的名义开立账户或通过身份核验所需的全部信息。一份清晰的扫描件在单张图片里就包含了您的全名、出生日期、照片、签名和证件号码。所以，目标不是一份副本都不留，而是拥有一份您主动选择保留、放在独立锁后面的副本，而不是散落着好几份您早已忘记的拷贝。
第 1 步：找出每一份副本
副本藏身的地方往往比大多数人以为的更多。请逐一排查以下位置：
| 位置 | 如何检查 |
|---|---|
| 照片图库 | 搜索“护照”、“驾照”或“身份证”。iPhone 上的照片应用和 Android 上的 Google 相册都能识别图片里的文字和物体，因此扫描件和手机拍摄的证件照通常都会被搜出来 |
| 屏幕截图 | 预订页面或曾显示您证件的应用截图也会进入同一个图库。请顺便翻看“截屏”相册 |
| 文件与下载 | 扫描应用生成的 PDF、您填写过的表单以及打开过的附件都会落在这里。按名称排序，或者搜索“护照”和“扫描” |
| 电子邮件 | 在已发送邮件和附件中搜索“护照”、“证件”和“副本”。如果您曾经给自己发过邮件备份，也请检查自己的邮箱地址 |
| 聊天应用 | 查看您发送过证件的每一段聊天里的媒体和文件栏：房东、雇主、签证代理、家人 |
| 备忘录与扫描应用 | 备忘录应用和文档扫描仪经常会为每一页扫描件保留一份自己的副本 |
聊天应用是人们最容易忽略的一环。在 Android 上，WhatsApp 自己的帮助页面指出，用于在手机相册中显示已下载媒体的“media visibility”设置是默认开启的。在 iPhone 上，对应的设置是“Save to Photos”。无论哪种情况，别人发给您的证件，或您回传收到的证件，都可能进入您的主照片图库。
第 2 步：删除多余副本
一旦知道所有副本都在哪里，挑出最好的一份（通常是最清晰的全页扫描件），然后把其余的都删掉：
- 照片： 删掉它们，然后打开最近删除（iPhone）或回收站（Google 相册）并清空。苹果会在“最近删除”中将已删除的照片保留 30 天，之后才永久清除，因此跳过这一步会让这些照片在手机上多留一个月。
- 电子邮件： 在已发送邮件以及归档的任何文件夹中删除该邮件，然后清空邮箱废纸篓。
- 聊天记录： 在您这一端从对话中删除图片或文件。您无法撤回对方已经收到的那份副本，这也正是下次少分享一些内容的好理由（下文详述）。
- 下载与扫描应用： 删除文件，并确认应用自身没有保留额外的备份副本。
如果您的照片会自动备份到云服务，在手机上删除后，经过相同的回收站保留期，云端副本通常也会一并删除。值得打开一次网页版确认扫描件确实已经消失。
第 3 步：在独立锁后保留一份副本
您留下的这一份副本应该需要比手机锁屏密码更多的验证才能打开，因为不少人都可能知道您的锁屏密码，或者看到过您输入。您的几种选择，大致按安全性从弱到强排列：
| 选项 | 能做什么 | 不能做什么 |
|---|---|---|
| 主照片图库 | 很容易找到 | 任何翻看您照片的人都会看到它，而且会同步到您照片同步的所有地方 |
| iPhone“已隐藏”相册 | 自 iOS 16 起，苹果默认用 Face ID、Touch ID 或锁屏密码将其锁定，扫描件不再出现在主图库中 | 这只是相册上的锁，并非独立加密。任何知道您锁屏密码的人都能打开 |
| Android 隐私空间 | 一个带有独立锁的隔离区域，支持 Android 15 及更高版本 | 仅限手机的主用户使用，且并非每部手机都具备 |
| 加密保险库应用 | 文件在您的设备上加密，且只能用保险库自己的 PIN 码或图案打开 | 您需要记住这第二道锁，并设置好恢复方式 |
无论您选择哪一种，核心都一样：只留一份副本，移出相机胶卷，放在一道不是您每天输五十次的锁之后。
在手机之外保留一份备份
只存在手机里的副本会随着手机一起丢失，而这往往正是您最需要它的时候。在别处另存一份副本：电脑上的加密文件、家里存放的加密 U 盘，或者交给值得信赖的人保管的纸质复印件。把它与护照原件分开存放，免得丢了一个包就两样全没。
我们的重要文件清单介绍了各类原件应该放在哪里，以及如何保管其余文件。
当别人索要副本时
大多数新副本都是从一次索要开始的。在发送之前：
- 先确认对方是否真的需要。 预订确认有时会要求提供证件“用于核验”，而实际现场出示原件就已经足够。
- 只发对方需要的信息。 如果要求允许，发送前先遮盖不需要的细节，例如证件号码或出生日期。
- 使用一个您信任的渠道，不要把照片发进群聊里。
- 清除照片的位置信息。 用手机拍摄的证件可能带有拍摄地点。我们免费的 EXIF 清除工具可以查看这些数据，并在分享前将其清除。
- 发送后从您这边删除，避免聊天记录或已发送文件夹成为下一份散落的副本。
至于其他不应不加保护就留在设备上的文件，请参阅永远不要未加密保存的 5 类文件。
将扫描件保存在 Vaultine 中
Vaultine 是一款适用于 iPhone、Android、Mac 和 Windows 的加密保险库。将您的护照扫描件导入保险库后，文件会在您的设备上加密，并只能使用保险库自己的 PIN 码或图案打开，与手机锁屏密码分开。随后从相册中删除原图。免费版可容纳 10 个文件，足以存放一本护照、一张身份证和一张驾驶证的正反两面。创建保险库时请设置好您的恢复短语，以免忘记 PIN 码后把自己锁在自己的证件之外。
