Vaultine pro terapeuty — uchovávání poznámek o klientech ve vlastním trezoru

Situace, které řeší

—Poznámky ze sezení, vstupní formuláře a posudky uložené ve složce dokumentů vedle vašich osobních souborů.

—Terapie na dálku na notebooku, kde sdílíte obrazovku, a jméno jednoho klienta by se nikdy nemělo objevit, když jste s jiným.

—Nahrávky nebo přepisy uchovávané pro supervizi, které musí mezi sezeními zůstat v bezpečí.

—Notebook nebo telefon, který si berete z ordinace domů a mohl by být ztracen či odcizen s celou kartotékou klientů.

—Poznámky, které máte povinnost uchovávat po celá léta a které by neměly po celou tu dobu ležet volně přístupné.

Co zajišťuje ochranu

Více oddělených trezorů

Jeden trezor pro každého klienta nebo celou skupinu případů, oddělený od ostatních i od vašich osobních souborů.

Nenápadné automatické uzamčení

Trezor se zavře a kryptografické klíče se vymažou z paměti v okamžiku, kdy aplikaci minimalizujete, což je klíčové mezi navazujícími sezeními a při sdílení obrazovky.

Vestavěný bezpečný prohlížeč

Poznámky, PDF a nahrávky se otevírají přímo uvnitř trezoru, takže se nic nedešifruje do složky, kam by mělo přístup zálohování, indexování nebo jiná aplikace.

Zero-knowledge architektura

Klíč se odvozuje z vašeho kódu přímo na zařízení a nikdy ho neopustí. Neexistuje žádný účet ani server uchovávající vaše soubory či váš klíč.

Import složek

Importujte stávající složku klienta celou se zachováním struktury, místo abyste soubory přesouvali po jednom.

Funguje na Windows, macOS, iOS a Androidu

Stejné trezory na notebooku, kde píšete zápisy, i v telefonu, na kterém kontrolujete kalendář mezi schůzkami.

Trezor pro každého klienta, nikoli jedna zamčená složka

Praktické riziko v této práci málokdy bývá dramatické. Jde o kartotéku poznámek ležící ve složce dokumentů na notebooku, který obsahuje také váš e-mail, vaše fotografie a daňové přiznání, chráněné stejným přihlášením jako všechno ostatní.

Vaultine podporuje tolik samostatných trezorů, kolik potřebujete, takže každý klient nebo případ může mít svůj vlastní prostor, zašifrovaný pomocí AES-256-GCM dříve, než se cokoli zapíše na disk. Import složek znamená, že přesun stávající klientské složky představuje jeden krok namísto zdlouhavého třídění, které byste odkládali.

Mezi sezeními a při sdílení obrazovky

Navazující schůzky a online terapie představují chvíle, kdy se poznámky nejčastěji ocitnou v ohrožení: okno ponechané otevřené, obrazovka nasdílená o okamžik dříve, notebook pootočený směrem k někomu jinému.

Nenápadné automatické uzamčení zavře trezor a vymaže klíče z paměti v okamžiku, kdy aplikaci minimalizujete, takže přepnutí do okna videohovoru nenechá trezor otevřený na pozadí. Vestavěný prohlížeč řeší druhou polovinu: poznámky, PDF i nahrávky se otevírají přímo uvnitř trezoru, místo aby se dešifrovaly do složky, kterou by cloudové zálohování nebo vyhledávací indexer mohly potichu zachytit.

Čím tato aplikace není

Vyplatí se být přímý, protože tato oblast přitahuje mnoho vágního marketingu ohledně souladu s předpisy.

Vaultine nezajišťuje soulad praxe se zákonem HIPAA, nařízením GDPR ani standardy vaší profesní organizace. Zajištění souladu v této oblasti je obvykle souborem požadavků, z nichž šifrování v klidovém stavu představuje pouze jeden, vedle směrnic, smluvních ujednání, řízení přístupových práv a postupů uchovávání dat. Vaultine je vytvořen pro individuální použití a nenabízí podnikovou správu ani formální smlouvu o zpracování osobních údajů.

Pokud to váš regulátor vyžaduje, jde o reálné omezení, které stojí za prověření předtím, než na jakémkoli nástroji postavíte svůj pracovní postup. To, co vám Vaultine může upřímně slíbit, je to, co skutečně dělá: soubory zašifrované přímo na vašem zařízení klíčem, který nikdy nevlastníme, v oddělených trezorech a bez jakéhokoli navázaného uživatelského účtu.

Stejné trezory všude, kde pracujete

Poznámky píšete na notebooku a kontrolujete je v telefonu mezi schůzkami. Vaultine běží nativně na Windows, macOS, iOS i Androidu, takže nastavené trezory jsou všude stejné, nikoli odlišné kopie, které by se na různých zařízeních postupně rozcházely.

Podtrženo a sečteno

Toto je popis toho, co software dělá, nikoli tvrzení, že splňuje požadavky zákonů HIPAA, GDPR nebo předpisů vaší profesní organizace. Zajištění souladu s předpisy v této oblasti obvykle vyžaduje více než pouhé šifrování a Vaultine je vytvořen pro individuální použití, nikoli jako systém pro správu lékařské praxe. To, co nabízí, je užší, ale přesto velmi cenné: klientské poznámky zašifrované přímo na vašem zařízení, ve vlastním trezoru, bez účtu a bez kopie na serveru kohokoli jiného.

Časté dotazy

Zajistí používání aplikace Vaultine soulad mé praxe s HIPAA nebo GDPR?

Ne, a mějte se na pozoru před čímkoli, co tvrdí opak. Šifrování je obvykle pouze jedním z několika požadavků, vedle interních směrnic, smluv, řízení přístupu a vedení záznamů. Vaultine je vytvořen pro individuální použití a nenabízí podnikovou správu ani formální smlouvu o zpracování údajů, kterou někteří regulátoři vyžadují. Zda na tom pro vaši praxi záleží, je otázka pro vaši profesní komoru nebo regulátora, nikoli pro nás.

Mohu mít pro každého klienta samostatný trezor?

Ano. Vaultine Pro podporuje tolik samostatných trezorů, kolik potřebujete, takže materiály jednoho klienta nikdy neleží vedle druhého. Verze Free zahrnuje jeden trezor pro až 10 souborů, což stačí na vyzkoušení pracovního postupu, nikoli pro celou kartotéku.

Co se stane, když aplikaci minimalizuji během online terapie?

Nenápadné automatické uzamčení zavře trezor a vymaže kryptografické klíče z paměti, jakmile aplikaci minimalizujete, takže přepnutí do okna s videohovorem nenechá trezor otevřený na pozadí.

Má kdokoli z Vaultine přístup k mým klientským poznámkám?

Ne. Šifrovací klíč se odvozuje z vašeho kódu přímo na vašem zařízení a nikdy ho neopustí a neexistuje žádný účet ani server uchovávající vaše soubory. Volitelná šifrovaná záloha na váš vlastní Dropbox je zašifrována ještě před opuštěním zařízení, takže je nečitelná i tam.

Poznámky ze sezení by neměly ležet jednu složku od všeho ostatního na vašem notebooku.