Vaultine for små virksomheder — løn, personalesager og skat

Situationer dette dækker

—Lønkørsler, CPR-numre og bankoplysninger for de mennesker, der arbejder for dig.

—Personalesager: ansættelseskontrakter, arbejdstilladelser, advarsler, nødkontakter.

—En baglokalecomputer i en butik eller på et værksted, som mere end én person sætter sig ved.

—Årevis af regnskabsbilag og selskabsdokumenter, som du har pligt til at gemme og helst ikke vil lade ligge frit fremme.

—En bærbar computer stjålet fra en varevogn, et kontor eller en markedsbod med alt det ovenstående på én gang.

Hvad der gør arbejdet

Flere separate hvælv

Løn i ét hvælv, personalesager i et andet, skatte- og selskabsdokumenter i et tredje frem for én mappe, der rummer det hele.

Mappeimport

Hent en eksisterende regnskabs- eller HR-mappe ind i sin helhed med strukturen intakt i stedet for at flytte filer én ad gangen.

Diskret autolås

Hvælvet lukkes, og kryptografiske nøgler ryddes fra hukommelsen i det øjeblik, appen minimeres, hvilket gør en forskel på en maskine i baglokalet, som andre også bruger.

Separat lås fra enhedens login

Hvælvet åbnes med sit eget 5x5-mønster eller sin egen sekscifrede PIN, så en fælles adgangskode til computeren ikke er nok til at nå lønoplysningerne.

Zero-knowledge-design

Nøglen udledes af din kode på din enhed og forlader den aldrig. Der er ingen konto og ingen server, der opbevarer dine filer eller din nøgle.

Virker på Windows, macOS, iOS og Android

De samme hvælv på pc’en i baglokalet, den bærbare computer, du tager med hjem, og den telefon, du styrer virksomheden fra.

Det er ikke kun dine data

At beskytte dine egne dokumenter er et spørgsmål om præference. Med løn forholder det sig anderledes: den rummer andre menneskers bankoplysninger, skatteoplysninger, adresser og nogle gange oplysninger om opholdsgrundlag eller helbred. Hvis den bærbare computer forsvinder, er det dem, der bliver eksponeret, ikke kun dig, og de fleste steder følger der også forpligtelser med, som du helst ikke vil opdage på bagkant.

Det er den reelle grund til at behandle dette materiale anderledes end resten af maskinen, og det løses ikke af enhedens login. En adgangskode til login afgør, hvem der kan logge ind i styresystemet. Træk drevet ud, og slut det til en anden computer, så åbnes filerne som enhver anden fil.

Separate hvælv, fordi det er separate opgaver

Løn, personalesager og skattedokumenter bruges af forskellige mennesker på forskellige tidspunkter, og der er sjældent nogen grund til, at alle tre skal være åbne på én gang. Vaultine understøtter så mange separate hvælv, som du har brug for, hver med sit eget indhold, så det at åbne de bilag, du skal bruge til en momsindberetning, ikke samtidig blotlægger alles ansættelseskontrakter.

Mappeimport gør det overkommeligt at komme dertil: en eksisterende regnskabs- eller HR-mappe kommer ind i sin helhed med strukturen intakt i stedet for at skulle genopbygges fil for fil sidst på en arbejdsdag.

Problemet med computeren i baglokalet

Små virksomheder har sjældent én computer pr. person. Der står en maskine i baglokalet, og den, der har brug for den, bruger den — ofte logget ind på den samme konto.

Vaultines hvælv åbnes med sit eget 5x5-mønster eller sin egen sekscifrede PIN, adskilt fra det fælles login, så den adgangskode til computeren, som alle kender, ikke er det eneste, der står mellem en medarbejder og lønfilen. Diskret autolås tager sig af resten: hvælvet lukkes, og nøglerne ryddes fra hukommelsen, så snart appen minimeres, så det ikke står åbent bag dig, når du går ud til disken.

Hvor grænsen går

Vær opmærksom på begrænsningen, før du bygger en arbejdsgang op omkring den. Vaultine er designet til en enkeltperson, der administrerer sine egne hvælv. Der er ingen teamkonto, ingen central administration og ingen måde at give en bogholder adgang til ét hvælv og trække den tilbage senere.

Det passer til en ejerledet virksomhed, hvor én person sidder med de følsomme oplysninger og ønsker dem ordentligt krypteret på de enheder, vedkommende allerede bruger. Hvis du har brug for, at flere personer arbejder i de samme beskyttede oplysninger med styret adgang, er det en anden kategori af værktøj, og så bør du købe sådan et i stedet.

Konklusionen

Forskellen på dette og på at beskytte dine egne dokumenter er, hvis data det er. Løn- og personalesager tilhører de mennesker, der arbejder for dig, og at miste en bærbar computer med dem på er lige så meget deres problem som dit. Vaultine lægger det materiale bag sin egen lås, adskilt fra det enhedslogin, som halvdelen af butikken kender. Den er dog bygget til én person, der administrerer sine egne hvælv, og ikke til at give et team delt adgang, så den passer til en ejerledet virksomhed snarere end et firma med en IT-afdeling.

Ofte stillede spørgsmål

Kan jeg holde løn adskilt fra alt andet?

Ja. Vaultine Pro understøtter så mange separate hvælv, som du har brug for, så løn, personalesager og skattedokumenter kan ligge i hvert sit i stedet for at dele én mappe. Den gratis version dækker ét hvælv med op til 10 filer, hvilket er nok til at prøve det af, men ikke til at drive en virksomhed på.

Kan min bogholder eller mine medarbejdere få adgang til et hvælv?

Ikke på en administreret måde. Vaultine er bygget til en enkeltperson: hvælv åbnes med en kode på en enhed, og der er ingen teamkonto, ingen fælles administration og ingen måde at tildele eller tilbagekalde nogens adgang centralt. Hvis flere personer reelt har brug for adgang til de samme oplysninger, er dette den forkerte type værktøj til opgaven.

Beskytter dette lønoplysninger på en computer, som andre bruger?

Hvælvet åbnes med sit eget mønster eller sin egen PIN, adskilt fra enhedens login, så det at kunne logge ind på en fælles computer i baglokalet er ikke ensbetydende med at kunne åbne lønmappen. Diskret autolås lukker desuden hvælvet, så snart appen minimeres, så det ikke efterlades åbent, når du går fra skærmen.

Opbevarer Vaultine en kopi af min virksomheds filer?

Nej. Krypteringsnøglen udledes af din kode på din enhed og forlader den aldrig, og der er ingen konto eller server, der opbevarer dine filer. Valgfri krypteret backup til din egen Dropbox krypteres, før den forlader enheden, så den også er ulæselig dér.

Dine medarbejderes oplysninger er dit ansvar, ikke bare dine filer.