Vaultine for terapeuter — hold klientnotater i deres eget hvælv

Situationer dette dækker

—Sessionsnotater, opstartsskemaer og vurderinger, der ligger i en dokumentmappe side om side med dine egne personlige filer.

—Onlineterapi på en bærbar computer, hvor du deler skærm, og hvor én klients navn aldrig må dukke op, mens du sidder med en anden.

—Optagelser eller udskrifter gemt til supervision, som skal forblive beskyttet mellem sessioner.

—En bærbar computer eller telefon, der forlader klinikken sammen med dig, og som kan blive væk eller stjålet med en hel klientliste på.

—Notater, som du har pligt til at opbevare i årevis, og som ikke bør ligge frit fremme i al den tid.

Hvad der gør arbejdet

Flere separate hvælv

Ét hvælv pr. klient eller pr. klientgruppe, holdt adskilt fra hinanden og fra dine egne personlige filer.

Diskret autolås

Hvælvet lukkes, og kryptografiske nøgler ryddes fra hukommelsen i det øjeblik, appen minimeres, hvilket gør en forskel mellem sessioner lige efter hinanden og på en delt skærm.

Indbygget sikker fremviser

Notater, PDF-filer og optagelser åbnes inde i hvælvet, så intet dekrypteres til en mappe, som en backup, en indekseringstjeneste eller en anden app kan nå.

Zero-knowledge-design

Nøglen udledes af din kode på din enhed og forlader den aldrig. Der er ingen konto og ingen server, der opbevarer dine filer eller din nøgle.

Mappeimport

Hent en eksisterende klientmappe ind i sin helhed med strukturen intakt i stedet for at flytte filer én ad gangen.

Virker på Windows, macOS, iOS og Android

De samme hvælv på den bærbare computer, du skriver notater på, og den telefon, du tjekker mellem aftaler.

Et hvælv pr. klient, ikke én låst mappe

Den praktiske risiko i dette arbejde er sjældent dramatisk. Det er en række klientnotater, der ligger i en dokumentmappe på en bærbar computer, som også rummer din e-mail, dine fotos og din årsopgørelse, beskyttet af det samme login som alt andet.

Vaultine understøtter så mange separate hvælv, som du har brug for, så hver klient eller klientgruppe kan ligge i sit eget, krypteret med AES-256-GCM, før noget skrives til disken. Mappeimport betyder, at det at flytte en eksisterende klientmappe ind sker i ét trin frem for som et arkiveringsarbejde, du udskyder.

Mellem sessioner og på en delt skærm

Aftaler lige efter hinanden og onlineterapi er dér, hvor notater reelt risikerer at blive eksponeret: et vindue, der er glemt åbent, en skærm, der deles et øjeblik for tidligt, eller en bærbar computer, der vendes mod nogen.

Diskret autolås lukker hvælvet og rydder nøglerne fra hukommelsen i det øjeblik, appen minimeres, så et skift til dit videoopkald ikke efterlader et åbent hvælv bagved. Den indbyggede fremviser klarer den anden halvdel: notater, PDF-filer og optagelser åbnes inde i hvælvet i stedet for at blive dekrypteret til en mappe, som en cloud-backup eller en søgeindeksering ubemærket kan samle op.

Hvad dette ikke er

Det er værd at sige det direkte, for dette område tiltrækker en del upræcis markedsføring om lovgivning og compliance.

Vaultine gør ikke en praksis HIPAA-compliant, GDPR-compliant eller i overensstemmelse med din faglige organisations standarder. Overholdelse af regler på dette område består som regel af en række krav, hvor kryptering af lagrede data er ét af dem, ved siden af politikker, aftaler, adgangskontrol og opbevaringspraksis. Vaultine er bygget til individuel brug og tilbyder hverken virksomhedsadministration eller en formel databehandleraftale.

Hvis din tilsynsmyndighed forventer sådan en, er det en reel begrænsning, som er værd at undersøge, før du bygger en arbejdsgang op omkring noget værktøj, inklusive dette. Det, Vaultine ærligt kan sige, er, hvad den gør: filer krypteret på din enhed med en nøgle, vi aldrig ligger inde med, i separate hvælv og uden nogen tilknyttet konto.

De samme hvælv uanset hvor du skriver notater

Notater skrives på en bærbar computer og tjekkes på en telefon mellem aftaler. Vaultine kører som native apps på Windows, macOS, iOS og Android, så de hvælv, du sætter op, er de samme overalt i stedet for separate kopier, der glider fra hinanden på tværs af enheder.

Konklusionen

Dette er en beskrivelse af, hvad softwaren gør, ikke en påstand om, at den opfylder kravene i HIPAA, GDPR eller fra din faglige organisation. Overholdelse af regler på dette område indebærer som regel mere end kryptering, og Vaultine er bygget til individuel brug snarere end som et klinikadministrationssystem. Det, den tilbyder, er mere afgrænset og stadig værd at have: klientnotater krypteret på din egen enhed, i deres eget hvælv, uden konto og uden nogen kopi på andres server.

Ofte stillede spørgsmål

Gør brugen af Vaultine min praksis HIPAA- eller GDPR-compliant?

Nej, og vær varsom over for alt, der påstår det modsatte. Kryptering er som regel ét krav blandt flere ved siden af politikker, aftaler, adgangskontrol og journalføring. Vaultine er bygget til individuel brug og tilbyder hverken virksomhedsadministration eller den form for formel databehandleraftale, som nogle tilsynsmyndigheder forventer. Hvorvidt det har betydning for din praksis, er et spørgsmål for din faglige organisation eller tilsynsmyndighed, ikke for os.

Kan jeg have et separat hvælv for hver klient?

Ja. Vaultine Pro understøtter så mange separate hvælv, som du har brug for, så én klients materiale aldrig ligger ved siden af en andens. Den gratis version dækker ét hvælv med op til 10 filer, hvilket er nok til at afprøve arbejdsgangen snarere end at håndtere en hel klientliste.

Hvad sker der, hvis jeg minimerer appen under en onlineterapisession?

Diskret autolås lukker hvælvet og rydder de kryptografiske nøgler fra hukommelsen, så snart appen minimeres, så et skift til dit videovindue ikke efterlader et åbent hvælv bagved.

Har nogen hos Vaultine adgang til mine klientnotater?

Nej. Krypteringsnøglen udledes af din kode på din enhed og forlader den aldrig, og der er ingen konto eller server, der opbevarer dine filer. Valgfri krypteret backup til din egen Dropbox krypteres, før den forlader enheden, så den også er ulæselig dér.

Sessionsnotater bør ikke ligge én mappe væk fra alt andet på din bærbare computer.