Welche wichtigen Dokumente sollte ich aufbewahren?

Behalten Sie die Papiere, die schwer zu ersetzen sind oder beweisen, wer Sie sind und was Sie besitzen: Geburts- und Heiratsurkunden, Reisepass, Social-Security-Karte, Einbürgerungsurkunden, Militärdienstunterlagen, Ihr Testament und Vorsorgevollmachten, Eigentumsurkunden und Fahrzeugbriefe, Versicherungspolicen, aktuelle Steuererklärungen und deren Nachweise sowie medizinische Unterlagen wie Impfnachweise. Routinedokumente wie alte Quittungen können Sie in der Regel entsorgen, sobald Sie sie nicht mehr benötigen.

Wo sollte ich wichtige Originaldokumente aufbewahren?

Der Leitfaden der Montana State University Extension empfiehlt, die meisten Dokumente zu Hause aufzubewahren und schwer ersetzbare rechtliche Dokumente in ein Bankschließfach, zu Ihrem Anwalt oder in einen feuer- und wasserfesten Heimtresor zu legen. Bewahren Sie eine Liste dessen, was wo aufbewahrt wird, in Ihrer Heimakte auf, damit eine andere Person es finden kann.

Wie lange sollte ich Steuerunterlagen aufbewahren?

In den USA empfiehlt die IRS, Unterlagen, die eine Steuererklärung stützen, in den meisten Fällen 3 Jahre lang aufzubewahren. Es sind 6 Jahre, wenn Sie Einkünfte von mehr als 25 % des in der Erklärung angegebenen Bruttoeinkommens ausgelassen haben, 7 Jahre bei einem Verlust aus wertlosen Wertpapieren oder einem uneinbringlichen Schuldenabzug und unbegrenzt, wenn Sie keine Erklärung eingereicht oder eine betrügerische Erklärung abgegeben haben. Behalten Sie auch Kopien der Steuererklärungen selbst. Andere Länder haben ihre eigenen Regeln.

Sollte ich digitale Kopien wichtiger Dokumente aufbewahren?

Ja, als Backup zu den Originalen. Ready.gov empfiehlt, wichtige Dokumente in einem Bankschließfach, auf einem externen Laufwerk oder in der Cloud aufzubewahren, damit Sie nach einer Katastrophe darauf zugreifen können. Verschlüsseln Sie die digitalen Kopien: Ein Scan Ihres Reisepasses oder Ihrer Social-Security-Karte ist genau das, was ein Identitätsdieb sucht, daher sollte er nicht ungeschützt in Ihren Aufnahmen, E-Mails oder im Download-Ordner liegen.

Sollte ich mein Testament in einem Bankschließfach aufbewahren?

Die Montana State University Extension nennt drei Orte für das Originaltestament: ein Bankschließfach, die Kanzlei Ihres Anwalts oder das Nachlassgericht, wo Ihr Bundesstaat dies erlaubt. Behalten Sie eine ununterzeichnete Kopie zu Hause als Referenz und stellen Sie sicher, dass die Person, die das Original benötigen wird, weiß, wo es sich befindet.

Was sollte ich mit Dokumenten tun, die ich nicht mehr benötige?

Schreddern Sie sie, wenn sie Ihren Namen und Ihre Adresse, Ihre Sozialversicherungsnummer oder Kartennummern zeigen. Sie unzerkleinert wegzuwerfen, gibt genau die Daten preis, die Sie schützen wollten. Bevor Sie Steuerunterlagen entsorgen, prüfen Sie, ob ein Versicherer oder Kreditgeber verlangt, dass Sie diese länger als die IRS aufbewahren.

Checkliste für wichtige Dokumente: Was Sie aufbewahren sollten und wo

Die meisten Menschen suchen erst nach ihrer Geburtsurkunde, wenn ein Formular danach verlangt, und stellen dann meist fest, dass sie nicht wissen, wo sie ist. Diese Checkliste zeigt, welche Dokumente es wert sind, aufbewahrt zu werden, wo jedes Original hingehört, wie lange Steuerunterlagen bleiben müssen und wie Sie digitale Kopien sicher aufbewahren. Drucken Sie sie aus, haken Sie ab, was Sie haben, und notieren Sie, wo sich jeder Gegenstand befindet.

Die eine Regel dafür, wo die Dinge hingehören

Der Leitfaden für Haushaltsunterlagen der Montana State University Extension (überarbeitet im Dezember 2023) bringt es auf eine Regel: Bewahren Sie Papiere zu Hause auf, es sei denn, es handelt sich um rechtliche Dokumente, die schwer zu ersetzen sind. Diese gehören an einen sichereren Ort: ein Bankschließfach, die Kanzlei Ihres Anwalts oder einen feuer- und wasserfesten Heimtresor.

Das ergibt drei Orte:

Ort	Was dorthin gehört
Tresor oder Bankschließfach	Originale, die schwer zu ersetzen sind: Urkunden, Reisepass, Eigentumsurkunden, Fahrzeugbriefe, Einbürgerungsunterlagen
Heimakte	Papiere, die Sie verwenden: aktuelle Steuererklärungen, Abrechnungen, Versicherungspolicen, medizinische Unterlagen, Garantien
Verschlüsselte digitale Kopien	Ein Scan von allem oben Genannten, damit ein Brand, eine Überschwemmung oder ein Umzug Sie nicht mit leeren Händen zurücklässt

Fügen Sie einen vierten Punkt hinzu: eine Liste dessen, was wo ist. Bewahren Sie sie in Ihrer Heimakte auf und informieren Sie eine Vertrauensperson darüber, dass sie existiert.

Die Checkliste

Identität

Geburtsurkunde (Original im Tresor, unbegrenzt aufbewahren)
Reisepass (einen abgelaufenen Reisepass aufbewahren, bis der neue eintrifft, dann vernichten)
Social-Security-Karte (im Tresor aufbewahren, nicht im Portemonnaie)
Staatsbürgerschafts- oder Einbürgerungsunterlagen
Heiratsurkunde, Scheidungsurteil, Adoptionspapiere
Militärdienstunterlagen
Sterbeurkunden von Familienmitgliedern, deren Angelegenheiten Sie regeln

Recht und Nachlass

Testament (Original bei Ihrem Anwalt oder im Bankschließfach, eine ununterzeichnete Kopie zu Hause)
Vorsorgevollmacht für Finanzen und für die Gesundheitsfürsorge (aufbewahren, bis sie ersetzt wird)
Patientenverfügung (Original plus Kopien für die Personen, die sie benötigen werden)
Treuhanddokumente (Trusts), falls vorhanden

Eigentum

Eigentumsurkunden und Hypothekenunterlagen (bis zum Verkauf)
Fahrzeugbriefe und Kaufverträge
Nachweise über Modernisierungen am Haus (bis zum Verkauf, da sie die Steuer beim Verkauf beeinflussen können)
Ein Haushaltsinventar, mit einer Kopie außerhalb des Hauses aufbewahrt

Finanzen und Steuern

Eingereichte Steuererklärungen
Nachweise zu jeder Steuererklärung: Einkommensnachweise, Belege für Abzüge
Unterlagen zu Altersvorsorge- und Anlagekonten
Eine Liste von Bank- und Kartenkonten mit der Kontaktnummer jedes Anbieters
Versicherungspolicen sowie eine Liste von Policennummern, Begünstigten und Ansprechpartnern

Medizinisch

Impfnachweise
Kopien der Krankenversicherungskarten
Eine aktuelle Liste von Medikamenten und Kontaktdaten der Ärzte

Die Checkliste zur finanziellen Vorsorge von Ready.gov fasst Dokumente auf die gleiche Weise zusammen: Haushaltsidentifikation, finanzielle und rechtliche Papiere, medizinische Informationen, Versicherungen und eine Liste von Haushaltskontakten.

Wie lange Steuerunterlagen aufbewahrt werden sollten (US)

Die IRS knüpft dies an den Zeitraum, den sie zur Prüfung einer Erklärung hat. Von ihrer Seite „How long should I keep records?“:

Situation	Unterlagen aufbewahren für
Die meisten Erklärungen	3 Jahre
Sie fordern eine Steuergutschrift oder Steuerrückerstattung an	3 Jahre ab Einreichung oder 2 Jahre ab Zahlung der Steuer, je nachdem, was später eintritt
Sie haben Einkünfte ausgelassen, die mehr als 25 % des Bruttoeinkommens der Erklärung ausmachen	6 Jahre
Sie haben einen Verlust aus wertlosen Wertpapieren oder einen uneinbringlichen Schuldenabzug geltend gemacht	7 Jahre
Sie haben keine Erklärung eingereicht oder eine betrügerische Erklärung abgegeben	Unbegrenzt
Eigentumsunterlagen	Bis der Zeitraum für das Jahr abgelaufen ist, in dem Sie die Immobilie verkaufen oder veräußern

Behalten Sie auch Kopien der Steuererklärungen selbst. Und bevor Sie etwas wegwerfen, prüfen Sie, ob ein Versicherer oder Kreditgeber es länger benötigt als die IRS. Außerhalb der USA legen die eigenen Steuerbehörden diese Fristen fest.

Digitale Kopien: Nützlich und ein Risiko

Ein Scan jedes oben genannten Dokuments ist die beste Absicherung gegen den Verlust des Papiers. Ready.gov empfiehlt, wichtige Dokumente auch auf einem externen Laufwerk oder in der Cloud aufzubewahren, damit Sie nach einer Katastrophe darauf zugreifen können.

Der Haken ist, dass dieselben Scans das Starter-Kit eines Identitätsdiebs sind. Ein Reisepass, eine Social-Security-Karte und eine Geburtsurkunde in einem ungeschützten Ordner sind alles, was jemand braucht, um sich als Sie auszugeben. Daher:

Lassen Sie Scans nicht in Ihren Aufnahmen, E-Mails oder im Download-Ordner liegen. Das sind die ersten Orte, an denen jemand nachsieht, und sie synchronisieren sich oft unbemerkt mit anderen Geräten.
Verschlüsseln Sie sie. Jede verschlüsselte Option ist in Ordnung: ein verschlüsseltes Disk-Image, ein Passwort-Manager, der Dateianhänge speichert, oder eine Tresor-App. Entscheidend ist, dass die Dateien einen Schlüssel zum Öffnen benötigen. (Hier erfahren Sie, welche Arten von Dateien dies am dringendsten benötigen.)
Bewahren Sie eine zweite Kopie an einem anderen Ort auf. Eine verschlüsselte Kopie auf einem externen Laufwerk außerhalb Ihres Zuhauses schützt Sie, wenn das Haus und der Laptop zusammen verloren gehen.
Überprüfen Sie ein Foto, bevor Sie es versenden. Ein mit einem Telefon fotografiertes Dokument kann den Aufnahmeort enthalten. Unser kostenloser EXIF-Entferner zeigt diese Daten an und entfernt sie, bevor Sie das Bild teilen.

Schreddern Sie, was Sie nicht mehr benötigen

Wenn die Aufbewahrungszeit eines Dokuments abgelaufen ist, schreddern Sie es, wenn es Ihren Namen und Ihre Adresse, Ihre Sozialversicherungsnummer oder Kartennummern zeigt. Es im Ganzen wegzuwerfen, gibt genau das preis, was Sie schützen wollten.

Gehen Sie die Liste einmal im Jahr durch. Tauschen Sie abgelaufene Ausweise aus, fügen Sie das neue Steuerjahr hinzu und aktualisieren Sie die Liste dessen, was wo ist.

Bewahren Sie die Scans in einem Tresor auf

Wenn Sie eine App für die verschlüsselten Kopien nutzen möchten, bewahrt Vaultine sie in einem Tresor mit eigener PIN oder eigenem Muster auf, verschlüsselt auf Ihrem Gerät, auf dem Mac, iPhone, Android und Windows. Die kostenlose Version fasst 10 Dateien, genug für die Ausweisdokumente auf dieser Liste.