Sie fotografieren Ihren Reisepass für ein Visumformular, scannen Ihren Führerschein für einen Mietwagen und schicken Ihren Ausweis über eine Chat-App an einen Vermieter. Jedes Mal landet eine neue Kopie irgendwo auf Ihrem Handy. Ein Jahr später liegen dort vielleicht sechs davon, und Sie könnten nicht sagen, wo. So finden Sie jede Kopie, reduzieren sie auf eine einzige und bewahren diese eine dort auf, wo sie geschützt und trotzdem schnell erreichbar ist.
Warum eine einzige Kopie das Ziel ist
Ein Scan Ihres Reisepasses oder Personalausweises ist wirklich praktisch. Wenn das Original im Ausland verloren geht oder gestohlen wird, erleichtert eine Kopie die Ersatzbeschaffung, und manche Hotels, Vermieter und Arbeitgeber verlangen eine.
Gleichzeitig ist er genau das, was jemand braucht, um Konten zu eröffnen oder Identitätsprüfungen in Ihrem Namen zu bestehen. Ein guter Scan zeigt Ihren vollständigen Namen, Ihr Geburtsdatum, Ihr Foto, Ihre Unterschrift und Ihre Dokumentennummer in einem einzigen Bild. Das Ziel lautet also nicht, gar keine Kopie zu haben. Das Ziel lautet, eine einzige Kopie zu besitzen, die Sie bewusst behalten, hinter einer eigenen Sperre, statt mehrerer, die Sie vergessen haben.
Schritt 1: Jede Kopie finden
Kopien verstecken sich an mehr Orten, als die meisten Menschen erwarten. Gehen Sie diese der Reihe nach durch:
| Wo | Wie Sie prüfen |
|---|---|
| Fotomediathek | Suchen Sie nach „Reisepass“, „Führerschein“ oder „Ausweis“. Sowohl die Fotos-App auf dem iPhone als auch Google Fotos auf Android erkennen Text und Objekte in Bildern, sodass Scans und Handyfotos von Dokumenten meist auftauchen |
| Screenshots | Screenshots einer Buchungsseite oder einer App, die Ihren Ausweis zeigte, landen in derselben Mediathek. Scrollen Sie auch durch das Album „Screenshots“ |
| Dateien und Downloads | PDFs aus Scanner-Apps, ausgefüllte Formulare und geöffnete Anhänge landen alle hier. Sortieren Sie nach Namen oder suchen Sie nach „Reisepass“ und „Scan“ |
| Durchsuchen Sie gesendete Mails und Anhänge nach „Reisepass“, „Ausweis“ und „Kopie“. Prüfen Sie auch Ihre eigene Adresse, falls Sie sich jemals eine Kopie selbst gemailt haben | |
| Chat-Apps | Schauen Sie in den Bereich für Medien und Dokumente jedes Chats, in dem Sie einen Ausweis gesendet haben: Vermieter, Arbeitgeber, Visa-Agenturen, Familie |
| Notizen und Scanner-Apps | Notiz-Apps und Dokumentenscanner speichern oft eine eigene Kopie jeder gescannten Seite |
Chat-Apps werden am häufigsten übersehen. Auf Android besagt die eigene Hilfeseite von WhatsApp, dass die Einstellung „media visibility“, die heruntergeladene Medien in der Galerie Ihres Handys anzeigt, standardmäßig aktiviert ist. Auf dem iPhone lautet die entsprechende Einstellung „Save to Photos“. In beiden Fällen kann ein Dokument, das Ihnen jemand geschickt hat oder das Sie zurückerhalten haben, in Ihrer Hauptfotomediathek landen.
Schritt 2: Die überflüssigen Kopien löschen
Sobald Sie wissen, wo die Kopien liegen, wählen Sie die beste aus, meist den schärfsten ganzseitigen Scan, und löschen den Rest:
- Fotos: Löschen Sie die Bilder, öffnen Sie dann Zuletzt gelöscht (iPhone) oder Papierkorb (Google Fotos) und leeren Sie den Ordner. Apple bewahrt gelöschte Fotos 30 Tage lang unter „Zuletzt gelöscht“ auf, bevor sie endgültig entfernt werden. Wenn Sie diesen Schritt überspringen, bleiben sie einen weiteren Monat auf dem Handy.
- E-Mail: Löschen Sie die Nachricht unter „Gesendet“ sowie in jedem Ordner, in den sie verschoben wurde, und leeren Sie dann den Papierkorb Ihres Postfachs.
- Chats: Löschen Sie das Bild oder die Datei auf Ihrer Seite aus der Unterhaltung. Die Kopie, die die andere Person erhalten hat, können Sie nicht entfernen, was ein guter Grund ist, beim nächsten Mal weniger zu teilen (dazu unten mehr).
- Downloads und Scanner-Apps: Löschen Sie die Datei und prüfen Sie, ob die App keine eigene Sicherungskopie behält.
Wenn Ihre Fotos in einen Cloud-Dienst gesichert werden, löscht das Entfernen auf dem Handy nach Ablauf derselben Papierkorbfrist meist auch die Cloud-Kopie. Es lohnt sich, einmal die Webversion zu öffnen, um zu bestätigen, dass die Scans verschwunden sind.
Schritt 3: Eine Kopie hinter einer eigenen Sperre aufbewahren
Die Kopie, die Sie behalten, sollte zum Öffnen mehr erfordern als den Sperrcode Ihres Handys, da viele Menschen diesen kennen oder Ihnen beim Eintippen zusehen können. Ihre Optionen, grob von der schwächsten zur stärksten:
| Option | Was sie leistet | Was sie nicht leistet |
|---|---|---|
| Hauptfotomediathek | Leicht zu finden | Jeder, der durch Ihre Fotos scrollt, sieht sie, und sie synchronisiert sich überall dorthin, wohin sich Ihre Fotos synchronisieren |
| iPhone-Album „Ausgeblendet“ | Seit iOS 16 sperrt Apple es standardmäßig mit Face ID, Touch ID oder Ihrem Sperrcode, und der Scan erscheint nicht mehr in Ihrer Mediathek | Es ist eine Sperre für das Album, keine separate Verschlüsselung. Jeder mit Ihrem Sperrcode kann es öffnen |
| Android Privater Bereich | Ein separater Bereich mit eigener Sperre, ab Android 15 | Nur für den Hauptnutzer des Handys und nicht auf jedem Gerät |
| Verschlüsselte Tresor-App | Die Datei ist auf Ihrem Gerät verschlüsselt und öffnet sich nur mit der eigenen PIN oder dem eigenen Muster des Tresors | Sie müssen sich diese zweite Sperre merken und ihre Wiederherstellung einrichten |
Wofür Sie sich auch entscheiden, der Kern ist derselbe: eine Kopie, heraus aus Ihrer Fotomediathek, hinter einer Sperre, die nicht dieselbe ist, die Sie fünfzigmal am Tag eingeben.
Ein Backup getrennt vom Handy aufbewahren
Eine Kopie, die nur auf Ihrem Handy liegt, verschwindet mit dem Handy, also oft genau dann, wenn Sie sie am dringendsten brauchen. Bewahren Sie eine zweite Kopie an einem getrennten Ort auf: eine verschlüsselte Datei auf einem Computer, einen verschlüsselten USB-Stick zu Hause oder eine Papierfotokopie bei einer Person Ihres Vertrauens. Bewahren Sie sie getrennt vom Originalpass auf, damit bei einer verlorenen Tasche nicht beides weg ist.
Unsere Checkliste für wichtige Dokumente zeigt, wohin die Originale gehören und wie Sie Ihre übrigen Unterlagen aufbewahren.
Wenn jemand um eine Kopie bittet
Die meisten neuen Kopien beginnen mit einer Anfrage. Bevor Sie eine senden:
- Prüfen Sie, ob sie wirklich nötig ist. Eine Buchungsbestätigung verlangt manchmal einen Ausweis „zur Verifizierung“, obwohl das Vorzeigen vor Ort ausreichen würde.
- Senden Sie nur das, was gebraucht wird. Wenn die Anfrage es zulässt, decken Sie Angaben ab, die nicht benötigt werden, etwa Ihre Dokumentennummer oder Ihr Geburtsdatum, bevor Sie senden.
- Nutzen Sie einen Kanal, dem Sie vertrauen, und posten Sie das Foto nicht in einen Gruppenchat.
- Entfernen Sie den Standort aus dem Foto. Ein mit dem Handy fotografiertes Dokument kann den Aufnahmeort enthalten. Unser kostenloser EXIF-Entferner zeigt diese Daten an und entfernt sie, bevor Sie teilen.
- Löschen Sie die Datei anschließend auf Ihrer Seite, damit der Chat oder der Gesendet-Ordner nicht zur nächsten verstreuten Kopie wird.
Welche anderen Dateien nicht ungeschützt auf Ihren Geräten liegen sollten, erfahren Sie in 5 Arten von Dateien, die Sie niemals unverschlüsselt aufbewahren sollten.
Den Scan in Vaultine aufbewahren
Vaultine ist ein verschlüsselter Tresor für iPhone, Android, Mac und Windows. Importieren Sie Ihren Reisepass-Scan in einen Tresor; dort wird er auf Ihrem Gerät verschlüsselt und öffnet sich nur mit der eigenen PIN oder dem eigenen Muster des Tresors, getrennt vom Sperrcode Ihres Handys. Löschen Sie anschließend das Original aus Ihren Fotos. Die kostenlose Version fasst 10 Dateien, genug für einen Reisepass, einen Personalausweis und einen Führerschein, jeweils Vorder- und Rückseite. Richten Sie beim Erstellen des Tresors Ihre Wiederherstellungsphrase ein, damit eine vergessene PIN Sie nicht aus Ihren eigenen Dokumenten aussperrt.
