Es sind nicht nur Ihre Daten

Der Schutz Ihrer eigenen Dokumente ist eine Präferenz. Gehaltsabrechnungen sind etwas anderes: Sie enthalten Bankdaten, Steuernummern, Adressen und manchmal Einwanderungs- oder medizinische Informationen anderer Personen. Wenn der Laptop verschwindet, ist dies deren Gefährdung, nicht nur Ihre, und an den meisten Orten bringt dies auch Verpflichtungen mit sich, die Sie lieber nicht erst im Nachhinein entdecken möchten.

Das ist der wahre Grund, dieses Material anders zu behandeln als den Rest der Maschine, und es wird nicht durch das Geräte-Login gelöst. Ein Anmeldepasswort entscheidet darüber, wer sich beim Betriebssystem anmelden darf. Ziehen Sie das Laufwerk heraus und schließen Sie es an einen anderen Computer an, und die Dateien öffnen sich wie alle anderen Dateien.

Separate Tresore, weil es separate Aufgaben sind

Gehaltsabrechnungen, Personalakten und Steuerdokumente werden von verschiedenen Personen zu unterschiedlichen Zeiten verwendet, und es gibt selten einen Grund, dass alle drei gleichzeitig geöffnet sind. Vaultine unterstützt so viele separate Tresore, wie Sie benötigen, jeder mit seinem eigenen Inhalt, sodass das Öffnen der Konten, die Sie für eine Umsatzsteuererklärung benötigen, nicht auch gleich die Verträge aller anderen offenlegt.

Der Ordner-Import ist wichtig, um dorthin zu gelangen: Ein bestehendes Buchhaltungs- oder HR-Verzeichnis wird als Ganzes mit intakter Struktur eingebracht, anstatt am Ende eines Arbeitstages Datei für Datei neu aufgebaut zu werden.

Das Back-Office-Computer-Problem

Kleine Unternehmen haben selten einen Computer pro Person. Es gibt eine Maschine hinten, und wer sie braucht, benutzt sie, oft im selben Konto angemeldet.

Der Tresor von Vaultine öffnet sich mit seinem eigenen 5x5-Muster oder seiner sechsstelligen PIN, getrennt von diesem gemeinsam genutzten Login. Das Computerpasswort, das jeder kennt, ist also nicht das, was zwischen einem Mitarbeiter und der Gehaltsabrechnungsdatei steht. Stealth Auto-Lock kümmert sich um den Rest: Der Tresor schließt sich und die Schlüssel werden aus dem Speicher gelöscht, sobald die App minimiert wird, sodass ein Weggehen von der Theke ihn hinter Ihnen nicht offen lässt.

Wo dies endet

Machen Sie sich das Limit klar, bevor Sie einen Prozess darauf aufbauen. Vaultine ist für eine Einzelperson konzipiert, die ihre eigenen Tresore verwaltet. Es gibt kein Teamkonto, keine zentrale Verwaltung und keine Möglichkeit, einem Buchhalter Zugriff auf einen Tresor zu gewähren und diesen später zu widerrufen.

Das passt zu einem inhabergeführten Unternehmen, in dem eine Person die sensiblen Aufzeichnungen führt und sie ordnungsgemäß auf den Geräten verschlüsselt haben möchte, die sie bereits verwendet. Wenn Sie mehrere Personen benötigen, die mit verwaltetem Zugriff an denselben geschützten Aufzeichnungen arbeiten, handelt es sich um eine andere Kategorie von Tool, und Sie sollten stattdessen dieses kaufen.