Vaultine für Therapeuten — Klientennotizen im eigenen Tresor

Die Situation

—Sitzungsnotizen, Aufnahmeformulare und Beurteilungen, die in einem Dokumentenordner neben Ihren eigenen persönlichen Dateien liegen.

—Teletherapie auf einem Laptop, auf dem Sie Ihren Bildschirm teilen, und der Name eines Klienten sollte niemals erscheinen, während Sie bei einem anderen sind.

—Aufzeichnungen oder Transkripte, die für die Supervision aufbewahrt werden und zwischen den Sitzungen geschützt bleiben müssen.

—Ein Laptop oder Telefon, das die Praxis mit Ihnen verlässt und zusammen mit einer Patientenakte verloren gehen oder gestohlen werden könnte.

—Notizen, die Sie jahrelang aufbewahren müssen und die die ganze Zeit über nicht offen zugänglich sein sollten.

Was hilft

Mehrere separate Tresore

Ein Tresor pro Klient oder pro Fall, getrennt voneinander und von Ihren eigenen persönlichen Dateien aufbewahrt.

Stealth Auto-Lock

Der Tresor schließt sich und kryptografische Schlüssel werden aus dem Speicher gelöscht, sobald die App minimiert wird, was zwischen aufeinanderfolgenden Sitzungen und auf einem geteilten Bildschirm wichtig ist.

Sicherer integrierter Viewer

Notizen, PDFs und Aufzeichnungen öffnen sich innerhalb des Tresors, sodass nichts in einen Ordner entschlüsselt wird, den ein Backup, ein Indexer oder eine andere App erreichen könnte.

Zero-Knowledge-Design

Der Schlüssel wird aus Ihrem Code auf Ihrem Gerät abgeleitet und verlässt es nie. Es gibt kein Konto und keinen Server, der Ihre Dateien oder Ihren Schlüssel speichert.

Ordner-Import

Bringen Sie einen bestehenden Klientenordner als Ganzes mit intakter Struktur ein, anstatt Dateien einzeln zu verschieben.

Funktioniert unter Windows, macOS, iOS und Android

Dieselben Tresore auf dem Laptop, auf dem Sie schreiben, und dem Telefon, das Sie zwischen den Terminen überprüfen.

Ein Tresor pro Klient, nicht ein einziger gesperrter Ordner

Die praktische Gefährdung bei dieser Arbeit ist selten dramatisch. Es ist eine Patientenakte mit Notizen, die in einem Dokumentenordner auf einem Laptop liegt, der auch Ihre E-Mails, Ihre Fotos und Ihre Steuererklärung enthält, geschützt durch dasselbe Login wie alles andere.

Vaultine unterstützt so viele separate Tresore, wie Sie benötigen. So kann jeder Klient oder Fall in seinem eigenen Tresor liegen, der mit AES-256-GCM verschlüsselt ist, bevor irgendetwas auf die Festplatte geschrieben wird. Der Ordner-Import bedeutet, dass das Verschieben eines vorhandenen Klientenordners ein einziger Schritt ist und keine Ablageübung, die Sie aufschieben.

Zwischen Sitzungen und auf einem geteilten Bildschirm

Bei aufeinanderfolgenden Terminen und Teletherapie werden Notizen tatsächlich offengelegt: Ein offengelassenes Fenster, ein Bildschirm, der einen Moment zu früh geteilt wird, ein Laptop, der jemandem zugewandt ist.

Stealth Auto-Lock schließt den Tresor und löscht die Schlüssel aus dem Speicher in dem Moment, in dem die App minimiert wird. Der Wechsel zu Ihrem Videoanruf hinterlässt also keinen offenen Tresor im Hintergrund. Der integrierte Viewer kümmert sich um die andere Hälfte: Notizen, PDFs und Aufzeichnungen öffnen sich innerhalb des Tresors, anstatt in einen Ordner entschlüsselt zu werden, den ein Cloud-Backup oder ein Suchindexer leise aufgreifen könnte.

Was dies nicht ist

Es lohnt sich, direkt zu sein, denn dieses Feld zieht viel vages Compliance-Marketing an.

Vaultine macht eine Praxis nicht HIPAA-konform, DSGVO-konform oder konform mit den Standards Ihres Berufsverbandes. Compliance in diesem Bereich ist in der Regel eine Reihe von Anforderungen, von denen die Verschlüsselung ruhender Daten eine ist, neben Richtlinien, Vereinbarungen, Zugriffskontrolle und Aufbewahrungspraktiken. Vaultine ist für die individuelle Nutzung konzipiert und bietet keine Unternehmensverwaltung oder eine formelle Datenverarbeitungsvereinbarung an.

Wenn Ihre Aufsichtsbehörde eine solche erwartet, ist das eine echte Einschränkung und es lohnt sich, dies zu überprüfen, bevor Sie einen Arbeitsablauf mit irgendeinem Tool aufbauen, einschließlich diesem. Was Vaultine Ihnen ehrlich sagen kann, ist, was es tut: Dateien, die auf Ihrem Gerät mit einem Schlüssel verschlüsselt sind, den wir niemals besitzen, in separaten Tresoren, an die kein Konto gebunden ist.

Dieselben Tresore, wo immer Sie Notizen machen

Notizen werden auf einem Laptop geschrieben und zwischen den Terminen auf einem Telefon überprüft. Vaultine läuft nativ unter Windows, macOS, iOS und Android. Die Tresore, die Sie einrichten, sind also überall dieselben und nicht separate Kopien, die auf verschiedenen Geräten auseinanderdriften.

Zusammenfassung

Dies ist eine Beschreibung dessen, was die Software tut, keine Behauptung, dass sie HIPAA, DSGVO oder die Anforderungen Ihres Berufsverbandes erfüllt. Compliance in diesem Bereich umfasst in der Regel mehr als Verschlüsselung, und Vaultine ist für die individuelle Nutzung konzipiert und nicht als Praxismanagementsystem. Was es bietet, ist spezifischer und dennoch lohnenswert: Klientennotizen, die auf Ihrem eigenen Gerät verschlüsselt sind, in einem eigenen Tresor, ohne Konto und ohne eine Kopie auf dem Server eines anderen.

Häufig gestellte Fragen

Macht die Nutzung von Vaultine meine Praxis HIPAA- oder DSGVO-konform?

Nein, und seien Sie vorsichtig bei allem, was etwas anderes behauptet. Verschlüsselung ist in der Regel eine von mehreren Anforderungen, neben Richtlinien, Vereinbarungen, Zugriffskontrollen und der Führung von Aufzeichnungen. Vaultine ist für die individuelle Nutzung konzipiert und bietet keine Unternehmensverwaltung oder die Art von formeller Datenverarbeitungsvereinbarung, die einige Aufsichtsbehörden erwarten. Ob das für Ihre Praxis von Bedeutung ist, ist eine Frage für Ihren Berufsverband oder Ihre Aufsichtsbehörde, nicht für uns.

Kann ich für jeden Klienten einen separaten Tresor führen?

Ja. Vaultine Pro unterstützt so viele separate Tresore, wie Sie benötigen, sodass das Material eines Klienten niemals neben dem eines anderen liegt. Die kostenlose Version deckt einen Tresor mit bis zu 10 Dateien ab, was ausreicht, um den Arbeitsablauf auszuprobieren, anstatt eine vollständige Fallliste zu führen.

Was passiert, wenn ich die App während einer Teletherapiesitzung minimiere?

Stealth Auto-Lock schließt den Tresor und löscht die kryptografischen Schlüssel aus dem Speicher, sobald die App minimiert wird. Der Wechsel zu Ihrem Videofenster hinterlässt also keinen offenen Tresor im Hintergrund.

Hat irgendjemand bei Vaultine Zugriff auf meine Klientennotizen?

Nein. Der Verschlüsselungsschlüssel wird aus Ihrem Code auf Ihrem Gerät abgeleitet und verlässt es nie, und es gibt kein Konto oder keinen Server, der Ihre Dateien speichert. Das optionale verschlüsselte Backup in Ihrer eigenen Dropbox wird verschlüsselt, bevor es das Gerät verlässt, sodass es auch dort unlesbar ist.

Sitzungsnotizen sollten auf Ihrem Laptop nicht nur einen Ordner entfernt von allem anderen liegen.