Οι περισσότεροι άνθρωποι αναζητούν το πιστοποιητικό γέννησής τους μόνο όταν το απαιτεί κάποιο επίσημο έντυπο, και συνήθως τότε ανακαλύπτουν ότι δεν έχουν ιδέα πού βρίσκεται. Αυτή η λίστα ελέγχου καλύπτει ποια έγγραφα αξίζει να φυλάξετε, πού ανήκει κάθε πρωτότυπο, πόσο καιρό πρέπει να κρατάτε τα φορολογικά αρχεία και πώς να διατηρείτε ασφαλή τα ψηφιακά αντίγραφα. Εκτυπώστε την, σημειώστε όσα έχετε και καταγράψτε πού βρίσκεται το καθένα.
Ο ένας κανόνας για το πού μπαίνει κάθε έγγραφο
Ο οδηγός για τα έγγραφα του νοικοκυριού από το Montana State University Extension (αναθεώρηση Δεκεμβρίου 2023) συνοψίζεται σε έναν κανόνα: κρατήστε τα χαρτιά στο σπίτι, εκτός εάν πρόκειται για νομικά έγγραφα που αντικαθίστανται δύσκολα. Εκείνα ανήκουν σε ασφαλέστερο μέρος: σε τραπεζική θυρίδα, στο γραφείο του δικηγόρου σας ή σε ένα πυράντοχο και αδιάβροχο οικιακό χρηματοκιβώτιο.
Αυτό σας δίνει τρία σημεία:
| Μέρος | Τι φυλάσσεται εκεί |
|---|---|
| Χρηματοκιβώτιο ή τραπεζική θυρίδα | Πρωτότυπα που αντικαθίστανται δύσκολα: πιστοποιητικά, διαβατήριο, τίτλοι ιδιοκτησίας, άδειες οχημάτων, έγγραφα ιθαγένειας |
| Αρχείο σπιτιού | Χαρτιά που χρησιμοποιείτε: πρόσφατες φορολογικές δηλώσεις, εκκαθαριστικά, ασφαλιστήρια, ιατρικά αρχεία, εγγυήσεις |
| Κρυπτογραφημένα ψηφιακά αντίγραφα | Σάρωση όλων των παραπάνω, ώστε μια πυρκαγιά, μια πλημμύρα ή μια μετακόμιση να μην σας αφήσει με άδεια χέρια |
Προσθέστε ένα τέταρτο στοιχείο: μια λίστα με το τι βρίσκεται πού. Φυλάξτε την στο αρχείο του σπιτιού σας και ενημερώστε ένα έμπιστο πρόσωπο για την ύπαρξή της.
Η λίστα ελέγχου
Ταυτότητα
- Πιστοποιητικό γέννησης (πρωτότυπο στο χρηματοκιβώτιο, διατήρηση επ' αόριστον)
- Διαβατήριο (κρατήστε ένα ληγμένο διαβατήριο μέχρι να παραλάβετε το νέο, στη συνέχεια καταστρέψτε το)
- Κάρτα Social Security (φυλάσσεται στο χρηματοκιβώτιο, ποτέ στο πορτοφόλι)
- Έγγραφα ιθαγένειας ή πολιτογράφησης
- Πιστοποιητικό γάμου, απόφαση διαζυγίου, έγγραφα υιοθεσίας
- Στρατιωτικά αρχεία και πιστοποιητικά υπηρεσίας
- Πιστοποιητικά θανάτου συγγενών των οποίων τις υποθέσεις διαχειρίζεστε
Νομικά και κληρονομικά
- Διαθήκη (πρωτότυπο στον δικηγόρο ή σε τραπεζική θυρίδα, ανυπόγραφο αντίγραφο στο σπίτι)
- Πληρεξούσιο για οικονομικά και για ιατρική περίθαλψη (διατήρηση μέχρι την αντικατάστασή του)
- Διαθήκη εν ζωή ή προγενέστερες οδηγίες (πρωτότυπο συν αντίγραφα για όσους θα τα χρειαστούν)
- Έγγραφα καταπιστευμάτων (trusts), εάν υπάρχουν
Περιουσία
- Τίτλοι ιδιοκτησίας και έγγραφα στεγαστικού δανείου (μέχρι την πώληση)
- Άδειες κυκλοφορίας και συμβόλαια αγοράς οχημάτων
- Αποδείξεις και αρχεία ανακαινίσεων ακινήτου (μέχρι την πώληση, καθώς επηρεάζουν τη φορολογία μεταβίβασης)
- Καταγραφή οικιακού εξοπλισμού, με ένα αντίγραφο φυλαγμένο εκτός σπιτιού
Χρήματα και φόροι
- Υποβληθείσες φορολογικές δηλώσεις
- Δικαιολογητικά κάθε δήλωσης: βεβαιώσεις αποδοχών, αποδείξεις για εκπτώσεις
- Αντίγραφα κινήσεων συνταξιοδοτικών και επενδυτικών λογαριασμών
- Λίστα τραπεζικών λογαριασμών και καρτών με τηλέφωνα επικοινωνίας των ιδρυμάτων
- Ασφαλιστήρια συμβόλαια, συν κατάλογος αριθμών συμβολαίων, δικαιούχων και ασφαλιστών
Υγεία
- Βιβλιάρια και βεβαιώσεις εμβολιασμών
- Αντίγραφα καρτών ασφάλισης υγείας
- Επικαιροποιημένη λίστα φαρμάκων και στοιχεία επικοινωνίας ιατρών
Η λίστα οικονομικής ετοιμότητας του Ready.gov ομαδοποιεί τα έγγραφα με τον ίδιο τρόπο: ταυτοποίηση νοικοκυριού, οικονομικά και νομικά έγγραφα, ιατρικές πληροφορίες, ασφάλειες και κατάλογος επαφών του νοικοκυριού.
Πόσο καιρό πρέπει να φυλάσσονται τα φορολογικά αρχεία (US)
Το IRS συνδέει αυτή την περίοδο με το χρονικό διάστημα που έχει στη διάθεσή του για να ελέγξει μια δήλωση. Από τη σελίδα του «How long should I keep records?»:
| Κατάσταση | Φύλαξη αρχείων για |
|---|---|
| Οι περισσότερες δηλώσεις | 3 χρόνια |
| Υποβάλλετε αίτημα πίστωσης φόρου ή επιστροφής | 3 χρόνια από την υποβολή ή 2 χρόνια από την πληρωμή του φόρου, όποιο είναι μεταγενέστερο |
| Παραλείψατε εισόδημα άνω του 25% του ακαθάριστου εισοδήματος της δήλωσης | 6 χρόνια |
| Δηλώσατε απώλεια από άχρηστους τίτλους ή έκπτωση επισφαλών απαιτήσεων | 7 χρόνια |
| Δεν υποβάλατε δήλωση ή υποβάλατε δόλια δήλωση | Επ' αόριστον |
| Αρχεία ακινήτων | Μέχρι να λήξει η προθεσμία για το έτος πώλησης ή διάθεσης του ακινήτου |
Κρατήστε επίσης αντίγραφα των ίδιων των φορολογικών δηλώσεων. Και πριν πετάξετε οτιδήποτε, ελέγξτε εάν μια ασφαλιστική εταιρεία ή ένας δανειστής απαιτεί να το φυλάξετε για μεγαλύτερο διάστημα από το IRS. Εκτός των ΗΠΑ, η δική σας φορολογική αρχή καθορίζει αυτές τις περιόδους.
Ψηφιακά αντίγραφα: Χρήσιμα, αλλά με κίνδυνο
Μια ψηφιακή σάρωση κάθε εγγράφου από τα παραπάνω είναι η καλύτερη ασφάλεια έναντι της απώλειας του χαρτιού. Το Ready.gov προτείνει τη φύλαξη σημαντικών εγγράφων και σε εξωτερικό δίσκο ή στο cloud, ώστε να έχετε πρόσβαση σε αυτά μετά από μια καταστροφή.
Η παγίδα είναι ότι οι ίδιες αυτές σαρώσεις αποτελούν το τέλειο πακέτο για έναν κλέφτη ταυτότητας. Ένα διαβατήριο, μια κάρτα Social Security και ένα πιστοποιητικό γέννησης σε έναν απροστάτευτο φάκελο είναι ό,τι χρειάζεται κάποιος για να υποδυθεί εσάς. Επομένως:
- Μην αφήνετε σαρώσεις στις φωτογραφίες, στα email ή στον φάκελο λήψεων. Είναι τα πρώτα μέρη που θα ψάξει ο καθένας και συχνά συγχρονίζονται σε άλλες συσκευές χωρίς να το καταλάβετε.
- Κρυπτογραφήστε τα. Οποιαδήποτε κρυπτογραφημένη λύση είναι κατάλληλη: μια κρυπτογραφημένη εικόνα δίσκου, ένας διαχειριστής κωδικών πρόσβασης που αποθηκεύει συνημμένα αρχεία ή μια εφαρμογή θυρίδας. Αυτό που μετράει είναι τα αρχεία να απαιτούν κλειδί για να ανοίξουν. (Δείτε ποια είδη αρχείων το χρειάζονται περισσότερο.)
- Κρατήστε ένα δεύτερο αντίγραφο αλλού. Ένα κρυπτογραφημένο αντίγραφο σε εξωτερικό δίσκο φυλαγμένο εκτός σπιτιού σας καλύπτει εάν το σπίτι και ο φορητός υπολογιστής χαθούν ταυτόχρονα.
- Ελέγξτε μια φωτογραφία πριν τη στείλετε. Ένα έγγραφο φωτογραφημένο με τηλέφωνο μπορεί να περιέχει την τοποθεσία λήψης. Το δωρεάν εργαλείο αφαίρεσης EXIF εμφανίζει και αφαιρεί αυτά τα δεδομένα πριν κοινοποιήσετε την εικόνα.
Καταστρέψτε ό,τι δεν χρειάζεστε πλέον
Όταν παρέλθει ο χρόνος φύλαξης ενός εγγράφου, καταστρέψτε το σε καταστροφέα αν αναγράφει το όνομα και τη διεύθυνσή σας, τον αριθμό Social Security ή αριθμούς καρτών. Το να το πετάξετε ολόκληρο αποκαλύπτει ακριβώς τα δεδομένα που προσπαθούσατε να προστατεύσετε.
Ελέγχετε τη λίστα μία φορά τον χρόνο. Αντικαταστήστε τα ληγμένα έγγραφα ταυτότητας, προσθέστε το νέο φορολογικό έτος και επικαιροποιήστε τη λίστα με το πού βρίσκεται κάθε στοιχείο.
Κρατήστε τις σαρώσεις σε μια ασφαλή θυρίδα
Εάν επιθυμείτε μια εφαρμογή για τη φύλαξη των κρυπτογραφημένων αντιγράφων, το Vaultine τα διατηρεί σε μια θυρίδα με δικό της PIN ή μοτίβο, κρυπτογραφημένα απευθείας στη συσκευή σας, σε Mac, iPhone, Android και Windows. Η δωρεάν έκδοση υποστηρίζει 10 αρχεία, αρκετά για τα έγγραφα ταυτότητας αυτής της λίστας.
