Le toma una foto a su pasaporte para un formulario de visado, escanea su licencia de conducir para un alquiler y envía su documento de identidad a un propietario por una aplicación de chat. Cada vez, una nueva copia termina en algún lugar de su teléfono. Un año después puede haber seis de ellas y no sabría decir dónde. Aquí tiene cómo encontrar cada copia, reducirlas a una y mantener esa copia donde esté protegida pero siga siendo fácil de consultar.
Por qué el objetivo es una sola copia
Un escaneo de su pasaporte o documento nacional de identidad es realmente útil. Si el original se pierde o se lo roban en el extranjero, una copia facilita el trámite de reposición, y algunos hoteles, propietarios y empleadores piden una.
También es exactamente lo que alguien necesita para abrir cuentas o superar controles de identidad en su nombre. Un buen escaneo muestra su nombre completo, fecha de nacimiento, foto, firma y número de documento en una sola imagen. Así que el objetivo no es no tener ninguna copia. El objetivo es tener una copia que decidió conservar, tras su propio bloqueo, en lugar de varias que olvidó.
Paso 1: Encuentre cada copia
Las copias se esconden en más lugares de los que la mayoría espera. Revíselos uno por uno:
| Dónde | Cómo revisar |
|---|---|
| Fototeca | Busque «pasaporte», «licencia» o «documento». Tanto la aplicación Fotos en iPhone como Google Fotos en Android detectan texto y objetos dentro de las imágenes, así que los escaneos y fotos de documentos suelen aparecer |
| Capturas de pantalla | Las capturas de una página de reserva o de una aplicación que mostraba su documento terminan en la misma biblioteca. Revise también el álbum Capturas |
| Archivos y Descargas | Los PDF de aplicaciones de escáner, los formularios que rellenó y los archivos adjuntos que abrió acaban aquí. Ordene por nombre o busque «pasaporte» y «escaneo» |
| Correo electrónico | Busque en correos enviados y archivos adjuntos «pasaporte», «documento» y «copia». Revise también su propia dirección si alguna vez se envió una copia a sí mismo |
| Aplicaciones de chat | Revise la sección de archivos multimedia y documentos de cada chat donde haya enviado un documento: propietarios, empleadores, gestores de visados, familia |
| Notas y aplicaciones de escáner | Las aplicaciones de notas y los escáneres de documentos suelen guardar su propia copia de cada página que escaneó |
Las aplicaciones de chat son las que la gente pasa por alto. En Android, la propia página de ayuda de WhatsApp indica que su ajuste «media visibility», que muestra los archivos multimedia descargados en la galería de su teléfono, está activado por defecto. En iPhone el ajuste equivalente es «Save to Photos». En ambos casos, un documento que alguien le envió, o uno que recibió de vuelta, puede acabar en su fototeca principal.
Paso 2: Elimine las sobrantes
Cuando sepa dónde están las copias, elija la mejor, normalmente el escaneo más nítido de página completa, y elimine el resto:
- Fotos: elimínelas, luego abra Eliminados recientemente (iPhone) o Papelera (Google Fotos) y vacíela. Apple conserva las fotos eliminadas en Eliminados recientemente durante 30 días antes de borrarlas definitivamente, así que saltarse este paso las deja en el teléfono un mes más.
- Correo electrónico: elimine el mensaje en enviados y en cualquier carpeta donde se haya archivado, y luego vacíe la papelera del correo.
- Chats: elimine la imagen o el archivo de la conversación de su lado. No puede retirar la copia que recibió la otra persona, lo cual es una buena razón para compartir menos la próxima vez (más sobre esto abajo).
- Descargas y aplicaciones de escáner: elimine el archivo y compruebe que la aplicación no conserve una copia de respaldo propia.
Si sus fotos se respaldan en un servicio en la nube, eliminarlas en el teléfono suele eliminar también la copia en la nube tras el mismo período en la papelera. Vale la pena abrir la versión web una vez para confirmar que los escaneos desaparecieron.
Paso 3: Guarde una copia tras su propio bloqueo
La copia que conserve debería exigir algo más que el código de su teléfono para abrirse, porque mucha gente lo conoce o puede verle teclearlo. Sus opciones, aproximadamente de la más débil a la más fuerte:
| Opción | Qué hace | Qué no hace |
|---|---|---|
| Fototeca principal | Fácil de encontrar | Cualquiera que revise sus fotos la ve, y se sincroniza allá donde se sincronicen sus fotos |
| Álbum Oculto del iPhone | Desde iOS 16, Apple lo bloquea con Face ID, Touch ID o su código por defecto, y el escaneo deja de mostrarse en su biblioteca | Es un bloqueo en el álbum, no un cifrado independiente. Cualquiera con su código puede abrirlo |
| Espacio privado de Android | Un área separada con su propio bloqueo, en Android 15 y posterior | Solo para el usuario principal del teléfono, y no está en todos los teléfonos |
| Aplicación de bóveda cifrada | El archivo se cifra en su dispositivo y solo se abre con el PIN o patrón propio de la bóveda | Tiene que recordar ese segundo bloqueo y configurar su recuperación |
Elija lo que elija, la idea es la misma: una copia, fuera de su carrete, tras un bloqueo que no sea el que usa cincuenta veces al día.
Guarde una copia de respaldo fuera de su teléfono
Una copia que solo vive en su teléfono desaparece con el teléfono, que suele ser cuando más la necesita. Guarde una segunda copia en un lugar aparte: un archivo cifrado en una computadora, una unidad USB cifrada en casa o una fotocopia en papel con alguien de confianza. Manténgala alejada del pasaporte original para que una bolsa perdida no se lleve ambas cosas.
Nuestra lista de verificación de documentos importantes cubre dónde deben ir los originales y cómo guardar el resto de sus documentos.
Cuando alguien le pide una copia
La mayoría de las copias nuevas empiezan con una solicitud. Antes de enviar una:
- Compruebe que realmente la necesitan. Una confirmación de reserva a veces pide un documento «para verificación» cuando bastaría con mostrarlo en persona.
- Envíe solo lo que necesitan. Si la solicitud lo permite, cubra los datos que no necesitan, como el número de documento o la fecha de nacimiento, antes de enviar.
- Use un canal en el que confíe y no publique la foto en un chat grupal.
- Elimine la ubicación de la foto. Un documento fotografiado con su teléfono puede llevar el lugar donde se tomó. Nuestro eliminador de EXIF gratuito muestra esos datos y los borra antes de compartir.
- Bórrela de su lado después, para que el chat o la carpeta de enviados no se convierta en la siguiente copia suelta.
Para conocer los demás archivos que no deberían quedar desprotegidos en sus dispositivos, vea 5 archivos que nunca debe guardar sin cifrar.
Guarde el escaneo en Vaultine
Vaultine es una bóveda cifrada para iPhone, Android, Mac y Windows. Importe el escaneo de su pasaporte a una bóveda y quedará cifrado en su dispositivo, abriéndose solo con el PIN o patrón propio de la bóveda, independiente del código de su teléfono. Después, elimine el original de sus fotos. La versión gratuita almacena 10 archivos, suficiente para un pasaporte, un documento nacional de identidad y una licencia de conducir, por ambas caras. Configure su frase de recuperación cuando cree la bóveda, para que un PIN olvidado no le impida acceder a sus propios documentos.
