La mayoría de las personas solo busca su certificado de nacimiento cuando un trámite lo exige, y generalmente es entonces cuando descubren que no saben dónde está. Esta lista de verificación detalla qué documentos vale la pena guardar, dónde corresponde cada original, cuánto tiempo deben conservarse los registros fiscales y cómo mantener seguras las copias digitales. Imprímala, marque lo que tiene y anote dónde se encuentra cada elemento.
La regla única para saber dónde va cada cosa
La guía sobre documentos del hogar de Montana State University Extension (revisada en diciembre de 2023) lo resume en una sola regla: guarde los papeles en casa, a menos que sean documentos legales difíciles de reemplazar. Esos van a un lugar más seguro: una caja de seguridad bancaria, el despacho de su abogado o una caja fuerte doméstica resistente al fuego y al agua.
Eso le da tres lugares:
| Lugar | Qué va allí |
|---|---|
| Caja fuerte o caja de seguridad bancaria | Originales difíciles de reemplazar: certificados, pasaporte, escrituras, títulos, papeles de ciudadanía |
| Archivo en casa | Papeles que utiliza: declaraciones de impuestos recientes, extractos, pólizas de seguro, registros médicos, garantías |
| Copias digitales cifradas | Un escaneo de todo lo anterior, para que un incendio, inundación o mudanza no le deje sin nada |
Añada un cuarto elemento: una lista de qué está en cada lugar. Guárdela en su archivo en casa e informe a una persona de confianza sobre su existencia.
La lista de verificación
Identidad
- Certificado de nacimiento (original en la caja fuerte, conservar indefinidamente)
- Pasaporte (guardar el pasaporte caducado hasta que llegue el nuevo, luego destruirlo)
- Tarjeta del Seguro Social (guardar en la caja fuerte, no en la cartera)
- Documentos de ciudadanía o naturalización
- Certificado de matrimonio, sentencia de divorcio, papeles de adopción
- Registros de servicio militar
- Certificados de defunción de familiares cuyos asuntos gestione
Legal y sucesiones
- Testamento (original con su abogado o en caja de seguridad bancaria, copia sin firmar en casa)
- Poder notarial financiero y para atención médica (conservar hasta que sea reemplazado)
- Testamento vital o directivas anticipadas (original más copias para quienes las necesiten)
- Documentos de fideicomisos, si los tiene
Propiedad
- Escrituras y documentos de hipoteca (hasta que venda)
- Títulos de vehículos y contratos de compraventa
- Registros de mejoras en la vivienda (hasta que venda, ya que pueden influir en los impuestos sobre la venta)
- Un inventario del hogar, con una copia guardada fuera de casa
Dinero e impuestos
- Declaraciones de impuestos presentadas
- Registros que respaldan cada declaración: justificantes de ingresos, recibos de deducciones
- Registros de cuentas de jubilación e inversión
- Una lista de cuentas bancarias y tarjetas, con el número de contacto de cada entidad
- Pólizas de seguro, más una lista de números de póliza, beneficiarios y agentes
Médico
- Registros de vacunación
- Copias de tarjetas de seguro médico
- Una lista actualizada de medicamentos y datos de contacto de los médicos
La lista de preparación financiera de Ready.gov agrupa los documentos de la misma forma: identificación del hogar, papeles financieros y legales, información médica, seguros y una lista de contactos del hogar.
Cuánto tiempo conservar los registros fiscales (US)
El IRS vincula este plazo con el período que tiene para revisar una declaración. De su página «How long should I keep records?»:
| Situación | Conservar los registros durante |
|---|---|
| La mayoría de las declaraciones | 3 años |
| Presenta una solicitud de crédito o reembolso | 3 años desde la presentación o 2 años desde el pago del impuesto, lo que sea más tarde |
| Omitió ingresos por un valor superior al 25 % del ingreso bruto declarado | 6 años |
| Reclamó una pérdida por valores sin valor o una deducción por deudas incobrables | 7 años |
| No presentó declaración o presentó una declaración fraudulenta | Indefinidamente |
| Registros de propiedades | Hasta que venza el período correspondiente al año en que venda o disponga de la propiedad |
Conserve también copias de las declaraciones de impuestos en sí. Y antes de tirar nada, compruebe si una aseguradora o entidad crediticia necesita conservarlo por más tiempo del que exige el IRS. Fuera de EE. UU., su propia autoridad fiscal establece estos plazos.
Copias digitales: útiles y un riesgo
Un escaneo de cada documento anterior es el mejor seguro contra la pérdida del papel. Ready.gov sugiere guardar los documentos importantes en una unidad externa o en la nube también, para poder acceder a ellos tras un desastre.
El problema es que esos mismos escaneos son el paquete inicial de un ladrón de identidad. Un pasaporte, una tarjeta del Seguro Social y un certificado de nacimiento en una carpeta sin protección es todo lo que alguien necesita para suplantar su identidad. Por lo tanto:
- No deje escaneos en su carrete de fotos, correo electrónico o carpeta de descargas. Esos son los primeros lugares donde cualquiera miraría, y con frecuencia se sincronizan con otros dispositivos sin que usted se dé cuenta.
- Cífrelos. Cualquier opción cifrada sirve: una imagen de disco cifrada, un gestor de contraseñas que almacene archivos adjuntos o una aplicación de bóveda. Lo que importa es que los archivos necesiten una clave para abrirse. (Aquí explicamos qué tipos de archivos lo necesitan con más urgencia.)
- Guarde una segunda copia en otro lugar. Una copia cifrada en una unidad externa guardada fuera de casa le protege si la vivienda y el portátil se pierden juntos.
- Revise una foto antes de enviarla. Un documento fotografiado con el teléfono puede contener la ubicación donde se tomó. Nuestro eliminador de EXIF gratuito muestra y elimina esos datos antes de compartir la imagen.
Destruya lo que no necesite
Cuando se cumpla el plazo de un documento, destrúyalo si muestra su nombre y dirección, número de Seguro Social o números de tarjeta. Tirarlo entero revela exactamente los datos que estaba protegiendo.
Revise la lista una vez al año. Sustituya los documentos de identidad caducados, añada el nuevo año fiscal y actualice la lista de dónde está cada cosa.
Guarde los escaneos en una bóveda
Si desea una aplicación para guardar las copias cifradas, Vaultine las conserva en una bóveda con su propio PIN o patrón, cifradas en su dispositivo, en Mac, iPhone, Android y Windows. La versión gratuita admite 10 archivos, suficiente para los documentos de identidad de esta lista.
