Otat passistasi valokuvan viisumihakemusta varten, skannaat ajokorttisi autonvuokrausta varten ja lähetät henkilökorttisi vuokranantajalle keskustelusovelluksessa. Joka kerta puhelimeesi päätyy uusi kopio jonnekin. Vuotta myöhemmin niitä saattaa olla kuusi, etkä osaisi sanoa missä. Näin löydät jokaisen kopion, karsit ne yhteen ja pidät sen yhden paikassa, jossa se on suojattu mutta silti helposti saatavilla.
Miksi yksi kopio on tavoite
Skannaus passista tai kansallisesta henkilökortista on aidosti hyödyllinen. Jos alkuperäinen katoaa tai varastetaan ulkomailla, kopio helpottaa uuden hankkimista, ja jotkin hotellit, vuokranantajat ja työnantajat pyytävät sitä.
Se on myös juuri se, mitä joku tarvitsee tilien avaamiseen tai henkilöllisyyden varmentamiseen sinun nimissäsi. Hyvä skannaus näyttää samassa kuvassa koko nimesi, syntymäaikasi, valokuvasi, allekirjoituksesi ja asiakirjan numerosi. Tavoite ei siis ole olla täysin ilman kopiota. Tavoite on pitää yksi kopio, jonka päätit säilyttää, oman lukituksen takana sen sijaan, että useita kopioita lojuu unohdettuna.
Vaihe 1: Löydä jokainen kopio
Kopiot piileksivät useammassa paikassa kuin useimmat odottavat. Käy nämä läpi yksi kerrallaan:
| Missä | Miten tarkistaa |
|---|---|
| Kuvakirjasto | Hae sanoilla ”passi”, ”ajokortti” tai ”henkilökortti”. Sekä iPhonen Kuvat-sovellus että Androidin Google Kuvat tunnistavat tekstiä ja kohteita kuvista, joten skannaukset ja asiakirjakuvat löytyvät yleensä |
| Näyttökuvat | Varausivulta tai henkilötietojasi näyttäneestä sovelluksesta otetut näyttökuvat päätyvät samaan kirjastoon. Selaa läpi myös Näyttökuvat-albumi |
| Tiedostot ja Lataukset | Skannaussovellusten PDF-tiedostot, täyttämäsi lomakkeet ja avaamasi liitteet päätyvät tänne. Järjestä nimen mukaan tai hae sanoilla ”passi” ja ”skannaus” |
| Sähköposti | Hae lähetetyistä viesteistä ja liitteistä sanoilla ”passi”, ”henkilökortti” ja ”kopio”. Tarkista myös oma osoitteesi, jos olet joskus lähettänyt kopion itsellesi |
| Keskustelusovellukset | Katso jokaisen sellaisen keskustelun media- ja asiakirjaosio, jossa olet lähettänyt henkilötodistuksen: vuokranantajat, työnantajat, viisumivirkailijat, perhe |
| Muistiinpanot ja skannaussovellukset | Muistiinpanosovellukset ja asiakirjaskannerit pitävät usein oman kopionsa jokaisesta skannaamastasi sivusta |
Keskustelusovellukset ovat niitä, jotka ihmiset unohtavat. Androidilla WhatsAppin oma ohjesivu kertoo, että ladatun median puhelimen galleriassa näyttävä ”media visibility” -asetus on oletuksena päällä. iPhonessa vastaava asetus on ”Save to Photos”. Kummassakin tapauksessa asiakirja, jonka joku on lähettänyt sinulle tai jonka olet saanut takaisin, voi päätyä pääkuvakirjastoosi.
Vaihe 2: Poista ylimääräiset
Kun tiedät, missä kopiot ovat, valitse paras, yleensä tarkin koko sivun skannaus, ja poista loput:
- Kuvat: poista ne, avaa sitten Äskettäin poistetut (iPhone) tai Roskakori (Google Kuvat) ja tyhjennä se. Apple säilyttää poistetut kuvat Äskettäin poistetut -kansiossa 30 päivää ennen lopullista poistamista, joten tämän vaiheen ohittaminen jättää ne puhelimeen vielä kuukaudeksi.
- Sähköposti: poista viesti lähetetyistä ja kaikista kansioista, joihin se on arkistoitu, ja tyhjennä sitten sähköpostin roskakori.
- Keskustelut: poista kuva tai tiedosto keskustelusta omalta puoleltasi. Et voi poistaa toisen osapuolen saamaa kopiota, mikä on hyvä syy jakaa vähemmän ensi kerralla (lisää siitä alla).
- Lataukset ja skannaussovellukset: poista tiedosto ja tarkista, ettei sovellus pidä omaa varmuuskopiotaan.
Jos kuvasi varmuuskopioidaan pilvipalveluun, poistaminen puhelimessa poistaa yleensä myös pilvikopion saman roskakoriajan jälkeen. Verkkoversio kannattaa avata kerran ja varmistaa, että skannaukset ovat poissa.
Vaihe 3: Säilytä yksi kopio oman lukituksen takana
Säilyttämäsi kopion pitäisi vaatia avaamiseen muutakin kuin puhelimen pääsykoodin, koska moni tuntee sen tai voi nähdä sinun näppäilevän sen. Vaihtoehtosi suurin piirtein heikoimmasta vahvimpaan:
| Vaihtoehto | Mitä se tekee | Mitä se ei tee |
|---|---|---|
| Pääkuvakirjasto | Helppo löytää | Kuka tahansa kuviasi selaava näkee sen, ja se synkronoituu kaikkialle, minne kuvasi synkronoituvat |
| iPhonen Kätketty-albumi | iOS 16:sta alkaen Apple lukitsee sen oletuksena Face ID:llä, Touch ID:llä tai pääsykoodillasi, eikä skannaus näy enää kirjastossasi | Kyse on albumin lukituksesta, ei erillisestä salauksesta. Kuka tahansa pääsykoodisi tunteva voi avata sen |
| Androidin yksityinen tila | Erillinen alue omalla lukituksellaan Android 15:ssä ja uudemmissa | Vain puhelimen pääkäyttäjälle, eikä kaikissa puhelimissa |
| Salattu holvisovellus | Tiedosto on salattu laitteessasi ja aukeaa vain holvin omalla PIN-koodilla tai kuviolla | Sinun täytyy muistaa tämä toinen lukitus ja määrittää sen palautus |
Minkä tahansa valitsetkin, ajatus on sama: yksi kopio poissa kameran rullasta sellaisen lukituksen takana, jota et käytä viittäkymmentä kertaa päivässä.
Pidä varmuuskopio erillään puhelimesta
Kopio, joka on vain puhelimessasi, katoaa puhelimen mukana, mikä on usein juuri se hetki, jolloin tarvitset sitä eniten. Säilytä toista kopiota erillisessä paikassa: salattuna tiedostona tietokoneella, salatulla USB-muistilla kotona tai paperikopiona jonkun luotettavan henkilön hallussa. Pidä se erillään alkuperäisestä passista, jotta yhden laukun katoaminen ei vie molempia.
Tärkeiden asiakirjojen tarkistuslistamme kertoo, minne alkuperäiset kuuluvat ja miten säilytät muut asiakirjasi.
Kun joku pyytää kopiota
Useimmat uudet kopiot alkavat pyynnöstä. Ennen kuin lähetät sellaisen:
- Tarkista, että sitä todella tarvitaan. Varausvahvistuksessa saatetaan pyytää henkilötodistusta ”tarkistusta varten”, vaikka näyttäminen paikan päällä riittäisi.
- Lähetä vain se, mitä tarvitaan. Jos pyyntö sallii sen, peitä ennen lähettämistä tiedot, joita ei tarvita, kuten asiakirjan numero tai syntymäaika.
- Käytä yhtä kanavaa, johon luotat, äläkä lähetä kuvaa ryhmäkeskusteluun.
- Poista kuvan sijaintitieto. Puhelimella kuvattu asiakirja voi sisältää ottopaikan. Ilmainen EXIF-tietojen poistajamme näyttää nämä tiedot ja poistaa ne ennen jakamista.
- Poista se omalta puoleltasi jälkikäteen, jotta keskustelusta tai lähetettyjen kansiosta ei tule seuraavaa irrallista kopiota.
Muut tiedostot, joiden ei pitäisi lojua suojaamattomina laitteillasi, löydät artikkelista 5 tiedostoa, jotka tulisi aina salata.
Säilytä skannaus Vaultinessa
Vaultine on salattu holvi iPhonelle, Androidille, Macille ja Windowsille. Tuo passisi skannaus holviin, niin se salataan laitteessasi ja aukeaa vain holvin omalla PIN-koodilla tai kuviolla, erillään puhelimesi pääsykoodista. Poista sitten alkuperäinen kuvistasi. Ilmaisversioon mahtuu 10 tiedostoa, mikä riittää passille, henkilökortille ja ajokortille molemmilta puolilta. Määritä palautuslauseesi holvia luodessasi, jotta unohtunut PIN-koodi ei lukitse sinua ulos omista asiakirjoistasi.
