Useimmat ihmiset alkavat etsiä syntymätodistustaan vasta lomakkeen vaatiessa sitä, ja yleensä vasta silloin huomataan, ettei sen sijainnista ole aavistustakaan. Tämä tarkistuslista käy läpi säilyttämisen arvoiset asiakirjat, alkuperäiskappaleiden oikeat paikat, veroasiakirjojen säilytysajat ja digitaalisten kopioiden turvallisen säilyttämisen. Tulosta lista, ruksaa omistamasi asiat ja merkitse muistiin kunkin asiakirjan sijainti.
Ainoa perussääntö tavaroiden säilytyspaikoille
Montana State University Extensionin opas kotitalouden asiakirjojen hallintaan (päivitetty joulukuussa 2023) tiivistää asian yhteen sääntöön: säilytä paperit kotona, ellei kyse ole oikeudellisista asiakirjoista, joita on vaikea korvata. Ne kuuluvat turvallisempaan paikkaan: tallelokeroon, asianajajan toimistoon tai tulen- ja vedenkestävään kotikassakaappiin.
Tämä antaa kolme paikkaa:
| Paikka | Mitä sinne kuuluu |
|---|---|
| Kassakaappi tai tallelokero | Alkuperäiskappaleet, joita on vaikea korvata: todistukset, passi, lainhuudot, rekisteriotteet, kansalaisuusasiakirjat |
| Kotiarkisto | Käytössä olevat paperit: tuoreet veroilmoitukset, tiliotteet, vakuutuskirjat, potilaskertomukset, takuutodistukset |
| Salatut digitaaliset kopiot | Skannaus kaikesta edellä mainitusta, jotta tulipalo, vesivahinko tai muutto ei vie kaikkea mukanaan |
Lisää neljäs kohta: luettelo siitä, mitä missäkin on. Säilytä sitä kotiarkistossasi ja kerro sen olemassaolosta yhdelle luotettavalle henkilölle.
Tarkistuslista
Henkilöllisyys
- Syntymätodistus (alkuperäinen kassakaapissa, säilytä toistaiseksi)
- Passi (säilytä vanhentunut passi, kunnes uusi saapuu, hävitä se sen jälkeen)
- Social Security -kortti (säilytä kassakaapissa, ei lompakossa)
- Kansalaisuus- tai kansalaistamisasiakirjat
- Vihkitodistus, avioeropäätös, adoptioasiakirjat
- Asepalveluksen asiakirjat
- Kuolintodistukset perheenjäsenistä, joiden asioita hoidat
Oikeudelliset ja perintöasiat
- Testamentti (alkuperäinen asianajajalla tai tallelokerossa, allekirjoittamaton kopio kotona)
- Taloudellisten ja terveydenhuollon asioiden valtakirja (säilytä uuden laatimiseen asti)
- Hoitotahto (alkuperäiskappale sekä kopiot asianosaisille henkilöille)
- Trusti- ja varallisuudenhoitoasiakirjat, jos sellaisia on
Omaisuus
- Kiinteistön lainhuudot ja asuntolaina-asiakirjat (myyntiin asti)
- Ajoneuvojen rekisteriotteet ja kauppakirjat
- Asunnon perusparannusten tositteet (myyntiin asti, sillä ne vaikuttavat myyntivoiton verotukseen)
- Kodin irtaimistoluettelo, josta toinen kopio säilytetään kodin ulkopuolella
Talous ja verotus
- Jätetyt veroilmoitukset
- Ilmoitusten liiteasiakirjat: tulotiedot, vähennysten kuitit
- Eläke- ja sijoitustilien tiliotteet
- Luettelo pankki- ja luottokorttitileistä sekä yhtiöiden yhteystiedoista
- Vakuutuskirjat sekä luettelo vakuutusnumeroista, edunsaajista ja yhteyshenkilöistä
Terveys
- Rokotustodistukset
- Kopiot sairausvakuutuskorteista
- Ajan tasalla oleva luettelo lääkityksistä ja lääkäreiden yhteystiedoista
Ready.govin taloudellisen varautumisen tarkistuslista ryhmittelee asiakirjat samalla tavalla: kotitalouden henkilötiedot, taloudelliset ja oikeudelliset asiakirjat, terveystiedot, vakuutukset ja kotitalouden yhteyshenkilöt.
Kuinka kauan veroasiakirjoja on säilytettävä (US)
IRS sitoo säilytysajan ajanjaksoon, jonka kuluessa se voi tarkastaa veroilmoituksen. Sen ”How long should I keep records?” -sivulta:
| Tilanne | Säilytä asiakirjoja |
|---|---|
| Useimmat veroilmoitukset | 3 vuotta |
| Vaadit veronhyvitystä tai -palautusta | 3 vuotta ilmoituksen jättämisestä tai 2 vuotta veron maksamisesta sen mukaan, kumpi on myöhempi |
| Jätit ilmoittamatta tuloja, joiden arvo on yli 25 % ilmoituksen bruttotuloista | 6 vuotta |
| Vaadit vähennystä arvottomista arvopapereista tai luottotappiosta | 7 vuotta |
| Et jättänyt ilmoitusta tai teit vilpillisen ilmoituksen | Toistaiseksi |
| Kiinteistöasiakirjat | Kunnes verovuoden määräaika umpeutuu sinä vuonna, jona myyt tai luovutat kiinteistön |
Säilytä kopiot myös itse veroilmoituksista. Ja ennen kuin heität mitään pois, tarkista, vaatiiko vakuutusyhtiö tai lainanantaja tietojen säilyttämistä pidempään kuin IRS. Yhdysvaltojen ulkopuolella paikallinen veroviranomainen määrittää nämä säilytysajat.
Digitaaliset kopiot: Hyödyllisiä ja riski
Skannaus jokaisesta edellä mainitusta asiakirjasta on paras vakuutus paperien katoamista vastaan. Ready.gov ehdottaa tärkeiden asiakirjojen säilyttämistä myös ulkoisella levyllä tai pilvipalvelussa, jotta pääset niihin käsiksi katastrofin jälkeen.
Ongelmana on, että samat skannaukset ovat identiteettivarkaan unelmapaketti. Passi, Social Security -kortti ja syntymätodistus yhdessä suojaamattomassa kansiossa tarjoavat kaiken tarvittavan henkilöllisyytesi anastamiseen. Siksi:
- Älä jätä skannauksia kameran rullaan, sähköpostiin tai latauskansioon. Ne ovat ensimmäiset paikat, joista kukaan etsii, ja ne synkronoituvat usein muille laitteille huomaamattasi.
- Salaa ne. Mikä tahansa salattu vaihtoehto kelpaa: salattu levykuva, tiedostoliitteitä tallentava salasanojen hallintaohjelma tai holvisovellus. Olennaista on, että tiedostojen avaamiseen vaaditaan avain. (Täältä voit lukea, mitkä tiedostotyypit tarvitsevat salausta eniten.)
- Pidä toinen kopio toisessa paikassa. Salattu kopio kodin ulkopuolella säilytettävällä ulkoisella levyllä turvaa sinut, jos koti ja kannettava tietokone menetetään samanaikaisesti.
- Tarkista valokuva ennen lähettämistä. Puhelimella kuvattu asiakirja voi sisältää kuvauspaikan koordinaatit. Meidän ilmainen EXIF-tietojen poistajamme näyttää ja poistaa nämä tiedot ennen kuvan jakamista.
Silppua se, mitä et enää tarvitse
Kun asiakirjan säilytysaika päättyy, silppua se, jos siinä näkyy nimesi ja osoitteesi, Social Security -numerosi tai korttinumerosi. Paperin heittäminen roskiin kokonaisena paljastaa juuri ne tiedot, joita yritit suojata.
Käy lista läpi kerran vuodessa. Vaihda vanhentuneet henkilötodistukset, lisää uusi verovuosi ja päivitä luettelo asiakirjojen säilytyspaikoista.
Säilytä skannaukset holvissa
Jos haluat sovelluksen salattujen kopioiden säilyttämiseen, Vaultine säilyttää ne holvissa omalla PIN-koodillaan tai -kuviollaan, laitteellasi salattuna, Macilla, iPhonella, Androidilla ja Windowsilla. Ilmaisversioon mahtuu 10 tiedostoa, mikä riittää tämän listan henkilöllisyysasiakirjoille.
