La plupart des gens ne cherchent leur acte de naissance que lorsqu’un formulaire l’exige, et c’est généralement à cet instant qu’ils découvrent qu’ils ignorent où il se trouve. Cette liste récapitule les documents qui méritent d’être conservés, l’emplacement de chaque original, la durée de conservation des dossiers fiscaux et la manière de sécuriser les copies numériques. Imprimez-la, cochez ce que vous possédez et notez où se trouve chaque document.
La règle unique pour classer ses papiers
Le guide de Montana State University Extension sur les papiers du foyer (révisé en décembre 2023) se résume à une règle unique : gardez vos papiers chez vous, à moins qu’il ne s’agisse de documents juridiques difficiles à remplacer. Ceux-ci doivent être placés en lieu plus sûr : un coffre-fort bancaire, le cabinet de votre avocat ou un coffre ignifuge et étanche à la maison.
Cela vous donne trois emplacements :
| Emplacement | Ce qui y va |
|---|---|
| Coffre personnel ou coffre bancaire | Les originaux difficiles à remplacer : actes officiels, passeport, actes de propriété, certificats d’immatriculation, documents de citoyenneté |
| Classeur à domicile | Les papiers du quotidien : déclarations de revenus récentes, relevés, polices d’assurance, dossiers médicaux, garanties |
| Copies numériques chiffrées | Une numérisation de tout ce qui précède, afin qu’un incendie, une inondation ou un déménagement ne vous laisse pas démuni |
Ajoutez un quatrième élément : une liste de ce qui se trouve à chaque endroit. Conservez-la dans votre classeur à domicile et prévenez une personne de confiance de son existence.
La liste de contrôle
Identité
- Acte de naissance (original dans le coffre, à conserver indéfiniment)
- Passeport (garder le passeport expiré jusqu’à réception du nouveau, puis le détruire)
- Carte de sécurité sociale (à garder dans le coffre, jamais dans votre portefeuille)
- Documents de citoyenneté ou de naturalisation
- Acte de mariage, jugement de divorce, documents d’adoption
- États de service militaire
- Actes de décès des membres de la famille dont vous gérez la succession
Juridique et succession
- Testament (original chez votre avocat ou en coffre bancaire, copie non signée à domicile)
- Procuration financière et mandat de protection future / santé (à garder jusqu’à remplacement)
- Directives anticipées (original et copies remises aux personnes concernées)
- Actes de fiducie ou de trust, le cas échéant
Biens et patrimoine
- Actes notariés et documents d’emprunt immobilier (jusqu’à la revente)
- Certificats d’immatriculation et factures d’achat de véhicules
- Factures de travaux et d’amélioration du logement (jusqu’à la vente, car elles influent sur l’imposition de la plus-value)
- Inventaire des biens du logement, avec un double conservé hors du domicile
Finances et fiscalité
- Déclarations de revenus déposées
- Pièces justificatives de chaque déclaration : justificatifs de revenus, reçus pour déductions
- Relevés de comptes de retraite et de placements
- Liste des comptes bancaires et cartes avec les coordonnées d’urgence de chaque établissement
- Polices d’assurance, avec liste des numéros de contrat, bénéficiaires et agents
Santé
- Carnets ou relevés de vaccination
- Copies des cartes d’assurance santé
- Liste à jour des traitements médicaux et coordonnées des médecins
La liste de préparation financière de Ready.gov regroupe les documents de la même manière : identification du foyer, papiers financiers et juridiques, informations médicales, assurances et liste des contacts du foyer.
Combien de temps conserver les documents fiscaux (US)
L’IRS lie cette durée au délai dont elle dispose pour contrôler une déclaration. Extrait de sa page « How long should I keep records? » :
| Situation | Conserver les pièces pendant |
|---|---|
| La plupart des déclarations | 3 ans |
| Vous demandez un crédit d’impôt ou un remboursement | 3 ans à compter du dépôt, ou 2 ans à compter du paiement de l’impôt, selon la date la plus tardive |
| Vous avez omis des revenus représentant plus de 25 % du revenu brut déclaré | 6 ans |
| Vous avez déclaré une perte sur des titres sans valeur ou une déduction pour créance irrécouvrable | 7 ans |
| Vous n’avez pas souscrit de déclaration ou avez déposé une déclaration frauduleuse | Indéfiniment |
| Dossiers immobiliers | Jusqu’à l’expiration du délai pour l’année où vous vendez ou cédez le bien |
Gardez également des copies des déclarations fiscales elles-mêmes. Et avant de vous débarrasser de tout document, vérifiez si un assureur ou un organisme de crédit exige de le garder plus longtemps que l’IRS. En dehors des États-Unis, c’est votre propre administration fiscale qui fixe ces durées.
Copies numériques : utiles, mais risquées
Une numérisation de chaque document listé ci-dessus est la meilleure assurance contre la perte du papier. Ready.gov conseille également de conserver des documents importants sur un disque externe ou dans le cloud, afin de pouvoir y accéder après une catastrophe.
Le piège est que ces mêmes scans constituent le kit parfait de l’usurpateur d’identité. Un passeport, une carte de sécurité sociale et un acte de naissance dans un dossier sans protection suffisent pour usurper votre identité. Dès lors :
- Ne laissez pas de scans dans vos photos, vos e-mails ou votre dossier de téléchargements. Ce sont les premiers endroits qu’un curieux fouille, et ils se synchronisent souvent vers d’autres appareils sans que vous y preniez garde.
- Chiffrez-les. N’importe quelle solution chiffrée convient : une image disque chiffrée, un gestionnaire de mots de passe stockant des pièces jointes, ou une application de coffre-fort. Ce qui compte, c’est qu’il faille une clé pour ouvrir les fichiers. (Consultez les types de fichiers qui en ont le plus besoin.)
- Conservez un second exemplaire ailleurs. Une copie chiffrée sur un disque externe conservé hors de chez vous vous protège si votre logement et votre ordinateur portable disparaissent en même temps.
- Vérifiez une photo avant de l’envoyer. Un document photographié avec un smartphone peut contenir le lieu où il a été pris. Notre suppresseur EXIF gratuit affiche et retire ces métadonnées avant tout partage d’image.
Déchiquetez ce dont vous n’avez plus besoin
Lorsqu’un document a fait son temps, déchiquetez-le s’il mentionne vos nom et adresse, votre numéro de sécurité sociale ou des numéros de carte. Le jeter intact revient à exposer exactement ce que vous cherchiez à protéger.
Passez la liste en revue une fois par an. Renouvelez les pièces d’identité expirées, intégrez la nouvelle année fiscale et mettez à jour l’inventaire des emplacements.
Conservez les scans dans un coffre-fort
Si vous cherchez une application pour héberger ces copies chiffrées, Vaultine les protège dans un coffre sécurisé par son propre code PIN ou schéma, chiffré sur votre appareil, sur Mac, iPhone, Android et Windows. La version gratuite prend en charge 10 fichiers, ce qui est suffisant pour les pièces d’identité de cette liste.
