Vaultine untuk Terapis — Menyimpan Catatan Klien di Brankasnya Sendiri

Situasi yang Anda hadapi

—Catatan sesi, formulir pendaftaran, dan asesmen yang diletakkan dalam folder dokumen bersama dengan file pribadi Anda.

—Sesi teleterapi di laptop di mana Anda berbagi layar (screen-share), dan nama satu klien tidak seharusnya muncul saat Anda sedang melayani klien lainnya.

—Rekaman atau transkrip untuk keperluan supervisi yang harus dijaga kerahasiaannya di sela-sela sesi.

—Laptop atau ponsel yang Anda bawa keluar dari tempat praktik, dan bisa hilang atau dicuri dengan seisi catatan pasien di dalamnya.

—Catatan yang wajib Anda simpan selama bertahun-tahun, yang seharusnya tidak dibiarkan terbuka begitu saja selama itu.

Fitur yang membantu

Banyak brankas terpisah

Satu brankas per klien atau per penanganan kasus, dipisahkan dari satu sama lain dan dari file pribadi Anda sendiri.

Penguncian otomatis tersembunyi

Brankas menutup dan kunci kriptografis dihapus dari memori begitu aplikasi diminimalkan, yang mana sangat penting di sela-sela waktu antara janji temu yang beruntun dan di layar yang dibagikan.

Penampil aman bawaan

Catatan, PDF, dan rekaman terbuka di dalam brankas, jadi tidak ada yang didekripsi ke dalam folder yang bisa diakses oleh cadangan cloud, pengindeks pencarian, atau aplikasi lain.

Desain zero-knowledge

Kunci diturunkan dari kode Anda di perangkat Anda dan tidak pernah keluar darinya. Tidak ada akun dan tidak ada server yang menyimpan file atau kunci Anda.

Impor folder

Bawa masuk folder klien yang sudah ada secara keseluruhan dan terstruktur rapi, alih-alih memindahkan file satu per satu.

Berfungsi di Windows, macOS, iOS, dan Android

Brankas yang sama pada laptop yang Anda pakai menulis dan ponsel yang Anda periksa di sela-sela jadwal janji temu.

Brankas per klien, bukan satu folder yang dikunci

Risiko praktis pada pekerjaan ini jarang terjadi secara dramatis. Hanya sesederhana tumpukan catatan kasus yang duduk di dalam folder dokumen pada laptop yang juga menampung email, foto, dan SPT pajak Anda, dilindungi oleh login yang sama dengan semuanya.

Vaultine mendukung brankas terpisah sebanyak yang Anda perlukan, jadi setiap klien atau kasus bisa memiliki brankasnya masing-masing, yang dienkripsi dengan AES-256-GCM sebelum ditulis ke disk. Fitur impor folder berarti memindahkan direktori klien yang sudah ada hanyalah satu tahapan proses ketimbang pekerjaan menyusun berkas yang Anda tunda-tunda.

Di sela-sela sesi janji temu dan pada layar berbagi

Catatan Anda paling rentan bocor saat janji temu yang beruntun dan teleterapi: jendela yang tertinggal terbuka, pembagian layar (screen share) yang dimunculkan semenit terlalu awal, sebuah layar laptop yang mengarah kepada seseorang.

Penguncian otomatis tersembunyi menutup brankas dan menghapus kunci dari memori begitu aplikasi diminimalkan, sehingga berpindah ke panggilan video Anda tidak akan membiarkan brankas terbuka di belakangnya. Penampil bawaan menangani separuh bagian lainnya: catatan, PDF, dan rekaman terbuka di dalam brankas alih-alih didekripsi ke dalam folder sementara yang dapat diambil secara diam-diam oleh pencadangan cloud atau alat pengindeks pencarian.

Apa yang tidak ditawarkan di sini

Penting untuk bersikap langsung dan terus terang, karena bidang ini menarik banyak bentuk pemasaran kepatuhan yang tidak jelas.

Vaultine tidak membuat sebuah praktik menjadi patuh (compliant) HIPAA, patuh GDPR, atau patuh dengan standar badan profesional Anda. Kepatuhan (compliance) di area ini biasanya melibatkan seperangkat persyaratan, yang mana enkripsi-saat-istirahat (encryption at rest) adalah salah satunya, yang berjalan berdampingan dengan berbagai kebijakan, perjanjian, kontrol akses, dan praktik retensi dokumen. Vaultine dibangun untuk penggunaan perorangan dan tidak menawarkan administrasi kelas perusahaan (enterprise) atau persetujuan penanganan data secara formal.

Jika regulator Anda mewajibkan salah satunya, itu adalah batasan nyata dan patut diperiksa sebelum Anda membangun alur kerja dengan alat apa pun, termasuk yang satu ini. Apa yang bisa Vaultine katakan dengan jujur kepada Anda adalah hal yang dilakukannya: mengenkripsi file di perangkat Anda dengan kunci yang tidak pernah kami pegang, dalam brankas terpisah, tanpa terhubung akun apa pun.

Brankas yang sama ke mana pun Anda menulis

Catatan ditulis dari laptop dan diperiksa di ponsel di sela-sela janji temu. Vaultine berjalan secara native di Windows, macOS, iOS, dan Android, sehingga brankas yang Anda atur merupakan brankas yang sama di mana-mana ketimbang merupakan salinan terpisah yang harus terus Anda sinkronkan di berbagai perangkat.

Kesimpulan

Ini adalah penjelasan tentang apa yang bisa dilakukan perangkat lunak ini, bukan klaim bahwa aplikasi ini memenuhi kriteria HIPAA, GDPR, atau standar dari badan profesional Anda. Kepatuhan (compliance) di bidang ini biasanya melibatkan lebih dari sekadar enkripsi, dan Vaultine dibangun untuk penggunaan individu dan bukan sebagai sistem manajemen praktik. Apa yang ditawarkannya lebih terbatas tapi masih sangat layak dimiliki: catatan klien yang dienkripsi di perangkat Anda sendiri, dalam brankasnya sendiri, tanpa akun dan tanpa salinan di server mana pun.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah menggunakan Vaultine membuat praktik saya mematuhi standar HIPAA atau GDPR?

Tidak, dan berhati-hatilah dengan aplikasi apa pun yang mengklaim sebaliknya. Enkripsi biasanya hanya salah satu dari sekian persyaratan, berdampingan dengan kebijakan, persetujuan tertulis, kontrol akses, dan pengelolaan catatan (record-keeping). Vaultine dibangun untuk penggunaan pribadi dan tidak menawarkan administrasi perusahaan atau jenis perjanjian pengelolaan data formal yang diwajibkan oleh beberapa regulator. Terkait apakah hal ini penting untuk praktik Anda, itu merupakan pertanyaan bagi badan profesional atau regulator Anda, bukan untuk kami.

Bisakah saya memisahkan brankas untuk masing-masing klien?

Ya. Vaultine Pro mendukung brankas terpisah sebanyak yang Anda perlukan, sehingga materi satu klien tidak akan pernah disatukan dengan materi klien lainnya. Versi gratis mencakup satu brankas untuk maksimal 10 file, yang cukup untuk mencoba alur kerjanya tetapi tidak cukup untuk menjalankan beban pekerjaan Anda.

Apa yang terjadi bila saya meminimalkan aplikasi di tengah sesi teleterapi?

Penguncian otomatis tersembunyi akan menutup brankas dan menghapus kunci kriptografis dari memori segera setelah aplikasinya diminimalkan, jadi beralih ke jendela video panggilan Anda tidak akan meninggalkan brankas yang terbuka di belakangnya.

Apakah ada pihak di Vaultine yang mempunyai akses ke catatan klien saya?

Tidak. Kunci enkripsi diturunkan dari kode Anda di perangkat Anda dan tidak pernah keluar darinya, serta tidak ada akun maupun server yang menampung file Anda. Cadangan terenkripsi opsional ke Dropbox Anda sendiri dienkripsi sebelum keluar dari perangkat, jadi file tersebut juga tidak akan bisa dibaca di sana.

Catatan sesi tidak seharusnya hanya berjarak satu folder dari file lainnya di laptop Anda.