Fotografi il passaporto per un modulo di visto, scansioni la patente per un noleggio e mandi la carta d’identità a un proprietario tramite un’app di chat. Ogni volta, una nuova copia finisce da qualche parte sul telefono. Un anno dopo potrebbero essercene sei e non sapresti dire dove. Ecco come trovare ogni copia, ridurle a una sola e tenerla dove è protetta ma sempre facile da raggiungere.
Perché l’obiettivo è una sola copia
Una scansione del passaporto o della carta d’identità è davvero utile. Se l’originale viene perso o rubato all’estero, una copia facilita la procedura di sostituzione, e alcuni hotel, proprietari e datori di lavoro ne richiedono una.
È anche esattamente ciò che serve a qualcuno per aprire conti o superare controlli d’identità a tuo nome. Una buona scansione mostra nome completo, data di nascita, foto, firma e numero del documento in un’unica immagine. Quindi lo scopo non è restare senza alcuna copia. Lo scopo è avere una copia che hai scelto di conservare, dietro un proprio blocco, invece di diverse che hai dimenticato.
Passaggio 1: trova ogni copia
Le copie si nascondono in più posti di quanto la maggior parte delle persone si aspetti. Controllali uno alla volta:
| Dove | Come controllare |
|---|---|
| Libreria foto | Cerca «passaporto», «patente» o «documento». Sia l’app Foto su iPhone sia Google Foto su Android trovano testo e oggetti nelle immagini, quindi scansioni e foto di documenti di solito compaiono |
| Screenshot | Gli screenshot di una pagina di prenotazione o di un’app che mostrava il documento finiscono nella stessa libreria. Scorri anche l’album Screenshot |
| File e Download | I PDF delle app scanner, i moduli compilati e gli allegati aperti finiscono qui. Ordina per nome o cerca «passaporto» e «scansione» |
| Cerca nella posta inviata e negli allegati «passaporto», «documento» e «copia». Controlla anche il tuo indirizzo, se ti sei mai inviato una copia per e-mail | |
| App di chat | Guarda nella sezione media e documenti di ogni chat in cui hai inviato un documento: proprietari, datori di lavoro, agenzie per visti, familiari |
| Note e app scanner | Le app di note e gli scanner di documenti conservano spesso una propria copia di ogni pagina scansionata |
Le app di chat sono quelle che la gente dimentica. Su Android, la stessa pagina di assistenza di WhatsApp dice che la sua impostazione «media visibility», che mostra i file multimediali scaricati nella galleria del telefono, è attiva per impostazione predefinita. Su iPhone l’impostazione corrispondente è «Save to Photos». In entrambi i casi, un documento che qualcuno ti ha inviato, o che hai ricevuto indietro, può finire nella libreria foto principale.
Passaggio 2: elimina le copie extra
Una volta individuato dove si trovano le copie, scegli la migliore, di solito la scansione a pagina intera più nitida, ed elimina il resto:
- Foto: eliminale, poi apri Eliminate di recente (iPhone) o Cestino (Google Foto) e svuotalo. Apple conserva le foto eliminate in Eliminate di recente per 30 giorni prima della rimozione definitiva, quindi saltare questo passaggio le lascia sul telefono per un altro mese.
- E-mail: elimina il messaggio dalla posta inviata e da qualsiasi cartella in cui è stato archiviato, poi svuota il cestino della posta.
- Chat: elimina l’immagine o il file dalla conversazione dal tuo lato. Non puoi rimuovere la copia ricevuta dall’altra persona, che è un buon motivo per condividere meno la prossima volta (ne parliamo qui sotto).
- Download e app scanner: elimina il file e controlla che l’app non conservi una propria copia di backup.
Se le tue foto eseguono il backup su un servizio cloud, l’eliminazione sul telefono rimuove di solito anche la copia nel cloud dopo lo stesso periodo di permanenza nel cestino. Vale la pena aprire una volta la versione web per confermare che le scansioni siano sparite.
Passaggio 3: conserva una copia dietro un proprio blocco
La copia che tieni dovrebbe richiedere più del codice di sblocco del telefono per aprirsi, perché molte persone lo conoscono o possono vederti mentre lo digiti. Le tue opzioni, grosso modo dalla più debole alla più forte:
| Opzione | Cosa fa | Cosa non fa |
|---|---|---|
| Libreria foto principale | Facile da trovare | Chiunque scorra le tue foto la vede, e si sincronizza ovunque si sincronizzino le tue foto |
| Album Nascosti di iPhone | Da iOS 16, Apple lo blocca per impostazione predefinita con Face ID, Touch ID o il codice di sblocco, e la scansione non compare più nella libreria | È un blocco sull’album, non una crittografia separata. Chiunque abbia il tuo codice di sblocco può aprirlo |
| Spazio privato Android | Un’area separata con un proprio blocco, su Android 15 e successivi | Solo per l’utente principale del telefono, e non su tutti i telefoni |
| App cassaforte crittografata | Il file è crittografato sul tuo dispositivo e si apre solo con il PIN o la sequenza della cassaforte | Devi ricordare questo secondo blocco e configurarne il recupero |
Qualunque cosa tu scelga, il concetto è lo stesso: una copia, fuori dal rullino, dietro un blocco che non sia quello che usi cinquanta volte al giorno.
Conserva un backup fuori dal telefono
Una copia che vive solo sul telefono scompare con il telefono, che è spesso il momento in cui ti serve di più. Tieni una seconda copia in un luogo separato: un file crittografato su un computer, una chiavetta USB crittografata a casa o una fotocopia cartacea presso qualcuno di cui ti fidi. Tienila lontana dal passaporto originale, così una borsa persa non porta via entrambi.
La nostra lista di controllo dei documenti importanti spiega dove vanno gli originali e come conservare il resto dei tuoi documenti.
Quando qualcuno chiede una copia
La maggior parte delle nuove copie nasce da una richiesta. Prima di inviarne una:
- Controlla che ne abbiano davvero bisogno. Una conferma di prenotazione a volte chiede un documento «per verifica» quando basterebbe mostrarlo di persona.
- Invia solo ciò di cui hanno bisogno. Se la richiesta lo permette, copri prima dell’invio i dettagli che non servono, come il numero del documento o la data di nascita.
- Usa un canale di cui ti fidi e non inviare la foto in una chat di gruppo.
- Rimuovi la posizione dalla foto. Un documento fotografato con il telefono può contenere il luogo in cui è stato scattato. Il nostro strumento per rimuovere gli EXIF gratuito mostra questi dati e li rimuove prima che tu condivida.
- Eliminala dal tuo lato subito dopo, così la chat o la cartella inviata non diventa la prossima copia sparsa.
Per gli altri file che non dovrebbero restare non protetti sui tuoi dispositivi, leggi 5 file da non tenere mai non crittografati.
Conserva la scansione in Vaultine
Vaultine è una cassaforte crittografata per iPhone, Android, Mac e Windows. Importa la scansione del passaporto in una cassaforte: viene crittografata sul tuo dispositivo e si apre solo con il PIN o la sequenza della cassaforte stessa, separati dal codice di sblocco del telefono. Poi elimina l’originale dalle foto. La versione gratuita contiene 10 file, sufficienti per un passaporto, una carta d’identità e una patente, fronte e retro. Imposta la tua frase di recupero quando crei la cassaforte, così un PIN dimenticato non ti chiuderà fuori dai tuoi stessi documenti.
