Quali documenti importanti dovrei conservare?

Conserva i documenti difficili da sostituire o che dimostrano chi sei e cosa possiedi: certificati di nascita e matrimonio, passaporto, tessera di Social Security, documenti di cittadinanza, fascicoli del servizio militare, testamento e procure, atti di proprietà e titoli di possesso di veicoli, polizze assicurative, dichiarazioni dei redditi recenti con i relativi giustificativi e cartelle cliniche come i certificati di vaccinazione. I documenti ordinari come i vecchi scontrini possono essere eliminati non appena non servono più.

Dove dovrei conservare i documenti importanti originali?

La guida di Montana State University Extension consiglia di conservare la maggior parte dei documenti a casa e di riporre i documenti legali difficili da sostituire in una cassetta di sicurezza bancaria, presso il proprio avvocato o in una cassaforte domestica ignifuga e impermeabile. Tieni una lista di cosa è conservato e dove nel tuo archivio di casa, così che un'altra persona possa trovarlo.

Per quanto tempo dovrei conservare i documenti fiscali?

Negli Stati Uniti, l'IRS indica di conservare i documenti a supporto di una dichiarazione per 3 anni nella maggior parte dei casi. Il periodo sale a 6 anni se hai omesso redditi superiori al 25% del reddito lordo dichiarato, a 7 anni per perdite derivanti da titoli privi di valore o deduzioni per crediti inesigibili, e a tempo indeterminato se non hai presentato la dichiarazione o ne hai presentata una fraudolenta. Conserva anche copie delle dichiarazioni stesse. Gli altri paesi stabiliscono regole proprie.

Dovrei conservare copie digitali dei documenti importanti?

Sì, come backup degli originali. Ready.gov suggerisce di conservare i documenti importanti in una cassetta di sicurezza bancaria, su un'unità esterna o nel cloud per potervi accedere dopo un disastro. Crittografa le copie digitali: una scansione del passaporto o della tessera di Social Security è esattamente ciò che cerca un ladro di identità, quindi non dovrebbe rimanere non protetta nel rullino foto, nelle email o nella cartella dei download.

Dovrei conservare il mio testamento in una cassetta di sicurezza bancaria?

Montana State University Extension indica tre luoghi per il testamento originale: una cassetta di sicurezza bancaria, lo studio del tuo avvocato o la cancelleria del tribunale dove la legge lo consente. Conserva una copia non firmata a casa per consultazione e assicurati che la persona che avrà bisogno dell'originale sappia dove si trova.

Cosa dovrei fare con i documenti che non mi servono più?

Distruggili con un distruggi-documenti se riportano nome e indirizzo, numero di Social Security o numeri di carte. Gettarli interi rivela proprio i dati che stavi proteggendo. Prima di eliminare documenti fiscali, verifica se un'assicurazione o un istituto di credito richiede di conservarli più a lungo rispetto all'IRS.

Lista di controllo dei documenti importanti: cosa conservare e dove

La maggior parte delle persone cerca il proprio certificato di nascita solo quando un modulo lo richiede, ed è di solito allora che scopre di non sapere dove sia. Questa lista di controllo illustra quali documenti vale la pena conservare, dove riporre ogni originale, per quanto tempo tenere i documenti fiscali e come proteggere le copie digitali. Stampala, spunta ciò che possiedi e annota dove si trova ogni elemento.

L'unica regola per sapere dove mettere ogni cosa

La guida ai documenti domestici di Montana State University Extension (aggiornata a dicembre 2023) si riassume in una sola regola: conserva i documenti a casa, a meno che non siano atti legali difficili da sostituire. Quelli vanno in un luogo più sicuro: una cassetta di sicurezza bancaria, lo studio del tuo avvocato o una cassaforte domestica ignifuga e impermeabile.

Ciò individua tre luoghi:

Luogo	Cosa va riposto lì
Cassaforte o cassetta di sicurezza	Originali difficili da sostituire: certificati, passaporto, atti notarili, titoli di possesso, documenti di cittadinanza
Archivio di casa	Documenti d'uso corrente: dichiarazioni dei redditi recenti, estratti conto, polizze assicurative, cartelle cliniche, garanzie
Copie digitali crittografate	Una scansione di tutto quanto sopra, affinché un incendio, un'alluvione o un trasloco non ti lascino senza nulla

Aggiungi un quarto elemento: una lista di cosa si trova e dove. Conservala nel tuo archivio di casa e informa una persona di fiducia della sua esistenza.

La lista di controllo

Identità

Certificato di nascita (originale in cassaforte, da conservare a tempo indeterminato)
Passaporto (conserva il passaporto scaduto finché non arriva quello nuovo, poi distruggilo)
Tessera di Social Security (da conservare in cassaforte, non nel portafoglio)
Documenti di cittadinanza o naturalizzazione
Certificato di matrimonio, sentenza di divorzio, documenti di adozione
Fascicoli del servizio militare
Certificati di morte dei familiari di cui gestisci le pratiche

Atti legali ed eredità

Testamento (originale presso il tuo avvocato o in cassetta di sicurezza, copia non firmata a casa)
Procura per gli affari finanziari e per l'assistenza sanitaria (da conservare fino a sostituzione)
Testamento biologico o disposizioni anticipate di trattamento (originale più copie per chi ne avrà bisogno)
Documenti di trust, se presenti

Proprietà

Atti di acquisto e documenti del mutuo (fino alla vendita)
Titoli di possesso dei veicoli e atti di compravendita
Ricevute dei lavori di ristrutturazione della casa (fino alla vendita, poiché possono incidere sulle imposte della cessione)
Inventario dei beni di casa, con una copia conservata fuori dall'abitazione

Finanze e fisco

Dichiarazioni dei redditi presentate
Giustificativi a supporto di ciascuna dichiarazione: certificazioni dei redditi, ricevute per detrazioni
Documenti relativi a fondi pensione e conti di investimento
Elenco dei conti bancari e delle carte, con il recapito di contatto di ciascun istituto
Polizze assicurative, con elenco dei numeri di polizza, dei beneficiari e dei referenti

Sanità

Certificati di vaccinazione
Copie delle tessere sanitarie
Elenco aggiornato dei farmaci assunti e recapiti dei medici curanti

La lista di preparazione finanziaria di Ready.gov raggruppa i documenti allo stesso modo: identificazione della famiglia, documenti finanziari e legali, informazioni mediche, assicurazioni e un elenco dei contatti del nucleo familiare.

Per quanto tempo conservare i documenti fiscali (US)

L'IRS lega questo periodo al tempo a sua disposizione per sottoporre a controllo una dichiarazione. Dalla sua pagina «How long should I keep records?»:

Situazione	Conservare i documenti per
La maggior parte delle dichiarazioni	3 anni
Presenti una richiesta di credito o rimborso	3 anni dalla presentazione o 2 anni dal pagamento dell'imposta, a seconda di quale sia successivo
Hai omesso redditi pari a oltre il 25% del reddito lordo dichiarato	6 anni
Hai dichiarato una perdita su titoli privi di valore o una deduzione per crediti inesigibili	7 anni
Non hai presentato la dichiarazione o ne hai presentata una fraudolenta	A tempo indeterminato
Documenti di proprietà	Fino al termine del periodo per l'anno in cui vendi o cedi la proprietà

Conserva anche copie delle dichiarazioni stesse. E prima di gettare via qualsiasi cosa, controlla se un'assicurazione o un istituto di credito richiede di conservarla più a lungo rispetto all'IRS. Al di fuori degli Stati Uniti, sono le autorità fiscali locali a stabilire tali periodi.

Copie digitali: utili e rischiose

Una scansione di ogni documento sopra elencato è la migliore assicurazione contro la perdita della carta. Ready.gov suggerisce di conservare i documenti importanti anche su un'unità esterna o nel cloud, così da potervi accedere dopo una calamità.

L'insidia è che quelle stesse scansioni sono il kit perfetto per un ladro di identità. Un passaporto, una tessera di Social Security e un certificato di nascita in una cartella non protetta sono tutto ciò che serve a qualcuno per sostituirsi a te. Pertanto:

Non lasciare scansioni nel rullino foto, nelle email o nella cartella dei download. Sono i primi posti in cui chiunque andrebbe a guardare e spesso si sincronizzano con altri dispositivi a tua insaputa.
Crittografale. Qualsiasi soluzione crittografata va bene: un'immagine disco crittografata, un gestore di password che memorizza allegati o un'app cassaforte. Ciò che conta è che i file richiedano una chiave per essere aperti. (Ecco quali tipi di file ne hanno più bisogno.)
Conserva una seconda copia altrove. Una copia crittografata su un'unità esterna custodita lontano da casa ti tutela se l'abitazione e il portatile dovessero andare persi insieme.
Controlla una foto prima di inviarla. Un documento fotografato con lo smartphone può contenere la posizione in cui è stato scattato. Il nostro strumento gratuito per rimuovere i dati EXIF mostra ed elimina tali informazioni prima di condividere l'immagine.

Distruggi ciò che non serve più

Quando il periodo di conservazione di un documento scade, distruggilo se riporta il tuo nome e indirizzo, il numero di Social Security o i numeri delle carte. Gettarlo intero rivela esattamente ciò che stavi proteggendo.

Rivedi la lista una volta all'anno. Sostituisci i documenti di identità scaduti, inserisci il nuovo anno fiscale e aggiorna l'elenco di dove si trova ciascuna cosa.

Custodisci le scansioni in una cassaforte

Se desideri un'app per custodire le copie crittografate, Vaultine le protegge in una cassaforte con PIN o sequenza dedicati, crittografate sul tuo dispositivo, su Mac, iPhone, Android e Windows. La versione gratuita contiene fino a 10 file, sufficienti per i documenti di identità presenti in questo elenco.