Kebanyakan orang hanya mencari sijil kelahiran apabila borang rasmi memerlukannya, dan biasanya pada ketika itulah mereka menyedari bahawa mereka tidak tahu di mana ia berada. Senarai semak ini merangkumi dokumen yang wajar disimpan, tempat dokumen asal sepatutnya diletakkan, berapa lama rekod cukai perlu disimpan dan cara menyimpan salinan digital dengan selamat. Cetak senarai ini, tandakan dokumen yang anda miliki dan catatkan lokasi setiap dokumen.
Satu Peraturan Asas untuk Menyimpan Dokumen
Panduan dokumen isi rumah daripada Montana State University Extension (disemak Disember 2023) merumuskannya kepada satu peraturan: simpan dokumen di rumah melainkan dokumen undang-undang yang sukar diganti. Dokumen yang sukar diganti disimpan di tempat yang lebih selamat: peti deposit keselamatan bank, pejabat peguam anda atau peti besi rumah yang kalis api dan kalis air.
Ini menyediakan tiga tempat penyimpanan:
| Tempat | Apa yang Disimpan di Situ |
|---|---|
| Peti besi atau peti deposit keselamatan bank | Dokumen asal yang sukar diganti: sijil rasmi, pasport, geran hartanah, geran kenderaan, dokumen kewarganegaraan |
| Fail rumah | Dokumen yang sering digunakan: penyata cukai terkini, penyata akaun, polisi insurans, rekod perubatan, waranti |
| Salinan digital yang disulitkan | Imbasan semua dokumen di atas, supaya kebakaran, banjir atau perpindahan tidak menyebabkan anda kehilangan segalanya |
Tambah perkara keempat: senarai dokumen dan lokasinya. Simpan di dalam fail rumah anda dan maklumkan kewujudannya kepada seorang individu yang dipercayai.
Senarai Semak
Identiti
- Sijil kelahiran (dokumen asal di dalam peti besi, simpan selama-lamanya)
- Pasport (simpan pasport yang tamat tempoh sehingga pasport baharu tiba, kemudian musnahkannya)
- Kad Social Security (simpan di dalam peti besi, bukan di dalam dompet)
- Dokumen kewarganegaraan atau penaturalisasian
- Sijil perkahwinan, dekri perceraian, dokumen pengambilan anak angkat
- Rekod perkhidmatan tentera
- Sijil kematian ahli keluarga yang urusan peninggalannya anda kendalikan
Undang-undang dan Harta Pusaka
- Wasiat (dokumen asal bersama peguam atau di peti deposit keselamatan bank, salinan tanpa tandatangan di rumah)
- Surat kuasa wakil untuk kewangan dan penjagaan kesihatan (simpan sehingga digantikan)
- Wasiat hidup atau arahan perubatan awal (dokumen asal serta salinan kepada individu berkaitan)
- Dokumen amanah (trust), jika ada
Hartanah dan Aset
- Geran hartanah dan dokumen gadai janji (sehingga dijual)
- Geran kenderaan dan perjanjian jual beli
- Rekod pengubahsuaian rumah (sehingga dijual, kerana boleh mempengaruhi cukai jualan)
- Inventori barangan isi rumah, dengan salinan disimpan di luar rumah
Kewangan dan Cukai
- Penyata cukai yang telah difailkan
- Rekod sokongan setiap penyata: penyata pendapatan, resit potongan cukai
- Penyata akaun persaraan dan akaun pelaburan
- Senarai akaun bank dan kad bersama nombor hubungan institusi berkaitan
- Polisi insurans, berserta senarai nombor polisi, penama dan ejen
Kesihatan
- Rekod dan buku imunisasi
- Salinan kad insurans kesihatan
- Senarai ubat semasa yang dikemas kini dan maklumat hubungan doktor
Senarai semak kesiapsiagaan kewangan Ready.gov mengumpulkan dokumen dengan cara yang sama: pengenalan isi rumah, dokumen kewangan dan undang-undang, maklumat perubatan, insurans dan senarai hubungan isi rumah.
Berapa Lama Rekod Cukai Perlu Disimpan (US)
IRS mengaitkan tempoh ini dengan jangka masa yang diperuntukkan kepadanya untuk menyemak penyata. Daripada halamannya “How long should I keep records?”:
| Situasi | Simpan rekod selama |
|---|---|
| Kebanyakan penyata | 3 tahun |
| Anda memfailkan tuntutan kredit atau bayaran balik | 3 tahun daripada tarikh pemfailan, atau 2 tahun daripada tarikh bayaran cukai, mengikut mana yang terkemudian |
| Anda tertinggal pendapatan melebihi 25% daripada pendapatan kasar pada penyata | 6 tahun |
| Anda menuntut kerugian daripada sekuriti tidak bernilai atau potongan hutang lapuk | 7 tahun |
| Anda tidak memfailkan penyata, atau memfailkan penyata palsu | Selama-lamanya |
| Rekod hartanah dan aset | Sehingga tempoh tamat bagi tahun anda menjual atau melupuskan hartanah tersebut |
Simpan juga salinan penyata cukai itu sendiri. Dan sebelum membuang sebarang dokumen, semak sama ada syarikat insurans atau peminjam memerlukan anda menyimpannya lebih lama daripada IRS. Di luar AS, pihak berkuasa cukai tempatan anda menetapkan tempoh ini.
Salinan Digital: Berguna, Namun Berisiko
Imbasan setiap dokumen di atas ialah insurans terbaik daripada kehilangan salinan fizikal kertas. Ready.gov mencadangkan agar dokumen penting turut disimpan pada pemacu luaran atau di awan, supaya anda boleh mengaksesnya selepas berlaku bencana.
Isu utamanya ialah imbasan tersebut merupakan pakej permulaan pencuri identiti. Pasport, kad Social Security dan sijil kelahiran dalam satu folder yang tidak dilindungi sudah mencukupi untuk membolehkan seseorang menyamar sebagai anda. Oleh itu:
- Jangan tinggalkan imbasan dalam gulungan kamera, e-mel atau folder muat turun. Tempat-tempat inilah yang pertama sekali diperiksa sesiapa sahaja, dan ia sering disegerakkan ke peranti lain tanpa disedari.
- Sulitkannya. Sebarang pilihan disulitkan memadai: imej cakera disulitkan, pengurus kata laluan yang menyimpan lampiran fail, atau aplikasi peti besi. Perkara utama ialah fail memerlukan kunci untuk dibuka. (Ketahui jenis fail yang paling memerlukannya.)
- Simpan salinan kedua di lokasi lain. Salinan disulitkan pada pemacu luaran yang disimpan di luar rumah melindungi anda jika rumah dan komputer riba hilang serentak.
- Semak foto sebelum menghantarnya. Dokumen yang dirakam menggunakan telefon boleh mengandungi data lokasi tempat ia diambil. Pembuang EXIF percuma kami memaparkan dan membersihkan data tersebut sebelum anda berkongsi imej.
Carik Dokumen yang Tidak Diperlukan Lagi
Apabila tempoh simpanan dokumen tamat, carik dokumen tersebut jika ia memaparkan nama dan alamat, nombor Social Security atau nombor kad anda. Membuangnya begitu sahaja mendedahkan maklumat yang ingin anda lindungi.
Semak senarai sekali setahun. Gantikan pengenalan diri yang tamat tempoh, masukkan tahun cukai baharu dan kemas kini senarai lokasi dokumen.
Simpan Imbasan dalam Peti Besi Selamat
Jika anda menginginkan aplikasi untuk menyimpan salinan yang disulitkan, Vaultine menyimpannya di dalam peti besi dengan PIN atau corak tersendiri, disulitkan pada peranti anda, pada Mac, iPhone, Android dan Windows. Versi percuma memuatkan 10 fail, mencukupi untuk dokumen pengenalan diri dalam senarai ini.
