De fleste leter først etter fødselsattesten sin når et skjema krever den, og det er som regel da de oppdager at de ikke vet hvor den er. Denne sjekklisten dekker hvilke dokumenter det er verdt å ta vare på, hvor hver original hører hjemme, hvor lenge skattedokumenter må oppbevares, og hvordan du lagrer digitale kopier trygt. Skriv den ut, kryss av det du har, og noter hvor hver enkelt gjenstand oppbevares.
Den ene regelen for hvor ting hører hjemme
Veilederen for husholdningspapirer fra Montana State University Extension (revidert desember 2023) koker det ned til én regel: oppbevar papirer hjemme, med mindre det er snakk om juridiske dokumenter som er vanskelige å erstatte. De hører hjemme på et tryggere sted: en bankboks, advokatkontoret ditt eller en brann- og vanntett safe hjemme.
Det gir deg tre steder:
| Sted | Hva som hører hjemme der |
|---|---|
| Safe eller bankboks | Originaler som er vanskelige å erstatte: attester, pass, skjøter, vognkort, statsborgerskapsdokumenter |
| Hjemmearkiv | Papirer du bruker: nylige skattemeldinger, kontoutskrifter, forsikringspoliser, helsejournaler, garantier |
| Krypterte digitale kopier | En skannet kopi av alt ovenfor, slik at en brann, oversvømmelse eller flytting ikke etterlater deg tomhendt |
Legg til et fjerde punkt: en liste over hva som er hvor. Oppbevar den i hjemmearkivet ditt, og fortell én betrodd person at den finnes.
Sjekklisten
Identitet
- Fødselsattest (original i safen, beholdes på ubestemt tid)
- Pass (behold et utløpt pass til det nye ankommer, og destruer det deretter)
- Social Security-kort (oppbevares i safen, ikke i lommeboken)
- Statsborgerskaps- eller naturaliseringsdokumenter
- Vigselsattest, skilsmissebevilling, adopsjonspapirer
- Militære tjenestepapirer
- Dødsattester for familiemedlemmer hvis bo du håndterer
Jus og arv
- Testament (original hos advokaten din eller i bankboks, en usignert kopi hjemme)
- Fullmakt for økonomi og helsehjelp (beholdes til den erstattes)
- Livstestament eller forhåndsdirektiv (original pluss kopier til personene som vil trenge dem)
- Trustdokumenter, hvis du har slike
Eiendom
- Skjøter og pantebrev (frem til du selger)
- Vognkort og kjøpekontrakter for kjøretøy
- Dokumentasjon på oppussing av bolig (frem til du selger, da det kan påvirke skatten ved salget)
- En inventarliste for innboet, med en kopi oppbevart utenfor huset
Penger og skatt
- Innleverte skattemeldinger
- Bilag som underbygger hver melding: lønns- og trekkoppgaver, kvitteringer for fradrag
- Kontoutskrifter for pensjons- og investeringskontoer
- En liste over bank- og kortkontoer, med kontaktnummeret til hvert selskap
- Forsikringspoliser, samt en liste over polisenumre, begunstigede og assurandører
Helse
- Vaksinasjonskort
- Kopier av helsetrygdkort
- En oppdatert liste over faste medisiner og legers kontaktinformasjon
Ready.govs sjekkliste for økonomisk beredskap grupperer dokumenter på samme måte: husholdningsidentifikasjon, økonomiske og juridiske papirer, medisinsk informasjon, forsikringer og en liste over husholdningens kontakter.
Hvor lenge skattedokumenter må oppbevares (US)
IRS knytter dette til perioden etaten har til rådighet for å ettergå en skattemelding. Fra siden “How long should I keep records?”:
| Situasjon | Oppbevar dokumentene i |
|---|---|
| De fleste skattemeldinger | 3 år |
| Du krever et fradrag eller skatterefusjon | 3 år fra innlevering, eller 2 år fra betaling av skatten, avhengig av hva som inntreffer sist |
| Du har utelatt inntekt verdt mer enn 25 % av bruttoinntekten i meldingen | 6 år |
| Du har ført opp tap på verdiløse verdipapirer eller fradrag for tap på fordringer | 7 år |
| Du har ikke levert skattemelding, eller leverte en svikaktig melding | På ubestemt tid |
| Eiendomsdokumenter | Frem til fristen løper ut for det året du selger eller kvitter deg med eiendommen |
Ta vare på kopier av selve skattemeldingene også. Og før du kaster noe, bør du undersøke om et forsikringsselskap eller en långiver krever at du oppbevarer det lenger enn IRS. Utenfor USA er det din lokale skattemyndighet som fastsetter disse periodene.
Digitale kopier: Nyttig, og en risiko
En skannet versjon av hvert eneste dokument over er den beste forsikringen mot å miste papirene. Ready.gov foreslår å oppbevare viktige dokumenter på en ekstern stasjon eller i skyen i tillegg, slik at du har tilgang til dem etter en krise.
Ulempen er at de samme skanningene er en identitetstyvs startpakke. Et pass, et Social Security-kort og en fødselsattest i én ubeskyttet mappe er alt noen trenger for å utgi seg for å være deg. Derfor:
- Ikke la skanninger ligge i kamerarullen, e-posten eller nedlastingsmappen din. Det er de første stedene noen leter, og de synkroniseres ofte til andre enheter uten at du tenker over det.
- Krypter dem. Alle krypterte løsninger duger: et kryptert diskbilde, en passordadministrator som lagrer filvedlegg, eller en hvelvapp. Det som betyr noe, er at filene krever en nøkkel for å åpnes. (Her kan du lese om hvilke filtyper som trenger det mest.)
- Oppbevar en ekstra kopi et annet sted. En kryptert kopi på en ekstern stasjon oppbevart utenfor hjemmet sikrer deg hvis huset og den bærbare datamaskinen går tapt sammen.
- Sjekk et bilde før du sender det. Et dokument fotografert med en telefon kan inneholde stedet der det ble tatt. Vår gratis EXIF-fjerner viser og fjerner disse dataene før du deler bildet.
Makuler det du ikke lenger trenger
Når oppbevaringstiden for et dokument er utløpt, bør du makulere det hvis det viser navn og adresse, Social Security-nummer eller kortnumre. Å kaste det intakt gir fra seg nøyaktig de opplysningene du forsøkte å beskytte.
Gå gjennom listen en gang i året. Bytt ut utløpt legitimasjon, legg til det nye skatteåret, og oppdater listen over hva som er hvor.
Oppbevar skanningene i et hvelv
Hvis du ønsker en app til å ta vare på de krypterte kopiene, lagrer Vaultine dem i et hvelv med egen PIN eller eget mønster, kryptert på enheten din, på Mac, iPhone, Android og Windows. Gratisversjonen rommer 10 filer, nok til identitetspapirene på denne listen.
