Vaultine for småbedriftseiere — lønn, personalmapper og skatt

Situasjoner dette dekker

—Lønnskjøringer, personnummer, og bankopplysninger for de som jobber for deg.

—Personalmapper: kontrakter, arbeidstillatelser, disiplinærnotater, nødkontakter.

—En kontor-PC i en butikk eller et verksted som flere enn én person bruker.

—Årevis med skatteregnskap og selskapsdokumenter du er pålagt å beholde, og helst ikke vil la ligge åpent.

—En bærbar PC som blir stjålet fra en varebil, et kontor eller en markedsbod, og som inneholder alt ovenfor på en gang.

Hva som gjør jobben

Flere separate hvelv

Lønn i ett hvelv, personalmapper i et annet, skatt- og selskapsdokumenter i et tredje, i stedet for at én mappe inneholder alt.

Mappeimport

Hent inn en eksisterende regnskaps- eller HR-mappe i sin helhet, med strukturen intakt, i stedet for å flytte filer én og én.

Usynlig autolås

Hvelvet lukkes og kryptografiske nøkler slettes fra minnet i det øyeblikket appen minimeres, noe som er viktig på en kontor-PC som andre bruker.

Separat lås fra enhetens pålogging

Hvelvet åpnes med sitt eget 5x5-mønster eller sekssifret PIN-kode, så et delt passord på datamaskinen er ikke nok for å nå lønnsdata.

Zero-knowledge-design

Nøkkelen avledes fra koden din på enheten din og forlater den aldri. Det er ingen konto og ingen server som lagrer filene eller nøkkelen din.

Fungerer på Windows, macOS, iOS og Android

De samme hvelvene på kontor-PC-en, den bærbare datamaskinen du tar med hjem, og telefonen du driver virksomheten fra.

Det er ikke bare dine data

Å beskytte dine egne dokumenter er en preferanse. Lønn er annerledes: det inneholder andres bankopplysninger, skatteidentifikatorer, adresser og noen ganger deres immigrasjons- eller medisinske informasjon. Hvis den bærbare datamaskinen forsvinner, er det deres eksponering, ikke bare din, og de fleste steder medfører det også forpliktelser du helst ikke vil oppdage i etterkant.

Dette er den egentlige grunnen til å behandle dette materialet annerledes enn resten av maskinen, og det løses ikke av enhetens pålogging. Et påloggingspassord avgjør hvem som kan logge inn i operativsystemet. Ta ut disken og koble den til en annen datamaskin, så åpnes filene som alle andre filer.

Separate hvelv, fordi dette er separate jobber

Lønn, personalmapper og skattedokumenter brukes av forskjellige personer til forskjellige tider, og det er sjelden en grunn til at alle tre skal være åpne samtidig. Vaultine støtter så mange separate hvelv som du trenger, hvert med sitt eget innhold, slik at det å åpne regnskapet du trenger for en mva-melding ikke også eksponerer alles kontrakter.

Mappe-import betyr noe for å komme dit: en eksisterende regnskaps- eller HR-katalog hentes inn i sin helhet, med strukturen intakt, i stedet for å bygges opp igjen fil for fil på slutten av en arbeidsdag.

Problemet med kontor-PC-en

Små bedrifter har sjelden én datamaskin per person. Det er en maskin på bakrommet, og den som trenger den, bruker den, ofte logget inn på samme konto.

Vaultines hvelv åpnes med sitt eget 5x5-mønster eller sekssifrede PIN-kode, atskilt fra den delte påloggingen, så passordet på datamaskinen som alle kjenner, er ikke det som står mellom et medlem av personalet og lønnsfilen. Skjult autolås dekker resten: hvelvet lukkes og nøklene slettes fra minnet så snart appen minimeres, så å gå bort fra disken etterlater det ikke åpent bak deg.

Hvor dette stopper

Vær klar over grensen før du bygger en prosess på den. Vaultine er designet for et individ som administrerer sine egne hvelv. Det er ingen team-konto, ingen sentral administrasjon, og ingen måte å gi en regnskapsfører tilgang til ett hvelv og tilbakekalle den senere.

Det passer en eierdrevet virksomhet der én person sitter med de sensitive mappene og vil ha dem ordentlig kryptert på enhetene de allerede bruker. Hvis du trenger at flere personer jobber fra de samme beskyttede mappene med administrert tilgang, er det en annen kategori av verktøy, og du bør kjøpe det i stedet.

Oppsummert

Forskjellen mellom dette og å beskytte dine egne dokumenter er hvem sine data det er. Lønn og personalmapper tilhører menneskene som jobber for deg, og å miste en bærbar datamaskin som inneholder dem er deres problem like mye som ditt. Vaultine legger dette materialet bak sin egen lås, atskilt fra enhetens pålogging som halve butikken kjenner til. Det er imidlertid bygget for én person som administrerer sine egne hvelv, ikke for å gi et team delt tilgang, så det passer en eierdrevet virksomhet fremfor et selskap med en IT-avdeling.

Ofte stilte spørsmål

Kan jeg skille lønn fra alt annet?

Ja. Vaultine Pro støtter så mange separate hvelv som du trenger, så lønn, personalmapper og skattedokumenter kan ligge i hvert sitt, i stedet for å dele én mappe. Gratisversjonen dekker ett hvelv med opptil 10 filer, noe som er nok til å prøve det i stedet for å drive en virksomhet på.

Kan regnskapsføreren min eller ansatte få tilgang til et hvelv?

Ikke på en administrert måte. Vaultine er bygget for et individ: hvelv åpnes med en kode på en enhet, og det er ingen team-konto, ingen delt administrasjon og ingen måte å gi eller tilbakekalle noens tilgang sentralt. Hvis flere personer virkelig trenger tilgang til de samme mappene, er dette feil type verktøy for den jobben.

Beskytter dette lønn på en datamaskin som andre bruker?

Hvelvet åpnes med sitt eget mønster eller PIN-kode, atskilt fra enhetens pålogging, så det å kunne logge inn på en delt kontor-PC betyr ikke at man kan åpne lønn. Skjult autolås lukker også hvelvet så snart appen minimeres, så det å forlate skjermen lar det ikke stå åpent.

Har Vaultine en kopi av bedriftens filer?

Nei. Krypteringsnøkkelen avledes fra koden din på enheten din og forlater den aldri, og det er ingen konto eller server som lagrer filene dine. Valgfri kryptert sikkerhetskopi til din egen Dropbox krypteres før den forlater enheten, så den er uleselig der også.

De ansattes mapper er ditt ansvar, ikke bare filene dine.