Welke belangrijke documenten moet ik bewaren?

Bewaar de papieren die moeilijk te vervangen zijn of die bewijzen wie u bent en wat u bezit: geboorte- en huwelijksakten, paspoort, Social Security-kaart, burgerschapsdocumenten, militaire dienststaten, uw testament en volmachten, eigendomsakten en kentekenbewijzen, verzekeringspolissen, recente belastingaangiften met bewijsstukken en medische dossiers zoals vaccinatiebewijzen. Routinedocumenten zoals oude bonnetjes kunnen meestal weg zodra u ze niet meer nodig hebt.

Waar moet ik originele belangrijke documenten bewaren?

De gids van Montana State University Extension adviseert om de meeste papieren thuis te bewaren en juridische documenten die moeilijk te vervangen zijn in een bankkluis, bij uw advocaat of in een brand- en waterwerende kluis thuis te leggen. Bewaar een overzicht van wat waar ligt in uw thuisarchief, zodat iemand anders het kan vinden.

Hoe lang moet ik belastingdocumenten bewaren?

In de VS adviseert de IRS om gegevens die een aangifte ondersteunen in de meeste gevallen 3 jaar te bewaren. Het is 6 jaar als u inkomsten hebt weggelaten ter waarde van meer dan 25% van het bruto-inkomen op de aangifte, 7 jaar voor een verlies op waardeloze effecten of een aftrekpost voor oninbare vorderingen, en voor onbepaalde tijd als u geen aangifte hebt gedaan of een frauduleuze aangifte hebt ingediend. Bewaar ook kopieën van de aangiften zelf. Andere landen hanteren hun eigen regels.

Moet ik digitale kopieën van belangrijke documenten bewaren?

Ja, als back-up voor de originelen. Ready.gov stelt voor om belangrijke documenten in een bankkluis, op een externe schijf of in de cloud te bewaren, zodat u er na een ramp bij kunt. Versleutel de digitale kopieën: een scan van uw paspoort of Social Security-kaart is precies wat een identiteitsdief zoekt, dus deze mag niet onbeveiligd op uw filmrol, in uw e-mail of in uw downloadmap staan.

Moet ik mijn testament in een bankkluis bewaren?

Montana State University Extension noemt drie plekken voor het originele testament: een bankkluis, het kantoor van uw advocaat of de griffie van de rechtbank waar de wet van uw staat dat toestaat. Bewaar thuis een niet-ondertekende kopie ter referentie en zorg ervoor dat degene die het origineel nodig heeft weet waar het ligt.

Wat moet ik doen met documenten die ik niet meer nodig heb?

Versnipper ze als ze uw naam en adres, burgerservicenummer / Social Security-nummer of kaartnummers tonen. Als u ze heel weggooit, geeft u precies de gegevens prijs die u wilde beschermen. Controleer voordat u belastingdocumenten weggooit of een verzekeraar of kredietverstrekker vereist dat u ze langer bewaart dan de IRS voorschrijft.

Checklist voor belangrijke documenten: wat u moet bewaren en waar

De meeste mensen gaan pas op zoek naar hun geboorteakte wanneer een formulier erom vraagt, en meestal ontdekken ze dan pas dat ze niet weten waar die ligt. Deze checklist behandelt welke documenten het bewaren waard zijn, waar elk origineel thuishoort, hoe lang belastingdocumenten bewaard moeten blijven en hoe u de digitale kopieën veilig bewaart. Druk de lijst af, vink aan wat u hebt en noteer waar elk item ligt.

De ene vuistregel voor waar alles thuishoort

De gids voor huishoudelijke administratie van Montana State University Extension (herzien in december 2023) brengt het terug tot één regel: bewaar papieren thuis, tenzij het juridische documenten zijn die moeilijk te vervangen zijn. Die gaan naar een veiligere plek: een bankkluis, het kantoor van uw advocaat of een brand- en waterwerende kluis thuis.

Dat levert drie plekken op:

Plek	Wat daar thuishoort
Kluis of bankkluis	Originelen die moeilijk te vervangen zijn: akten, paspoort, eigendomsakten, kentekenbewijzen, burgerschapspapieren
Thuisarchief	Papieren die u gebruikt: recente belastingaangiften, afschriften, verzekeringspolissen, medische dossiers, garanties
Versleutelde digitale kopieën	Een scan van al het bovenstaande, zodat u na een brand, overstroming of verhuizing niet met lege handen staat

Voeg een vierde punt toe: een overzicht van wat waar ligt. Bewaar dit in uw thuisarchief en vertel één vertrouwd persoon dat het bestaat.

De checklist

Identiteit

Geboorteakte (origineel in de kluis, voor onbepaalde tijd bewaren)
Paspoort (bewaar een verlopen paspoort tot het nieuwe binnen is, vernietig het daarna)
Social Security-kaart (in de kluis bewaren, niet in uw portemonnee)
Burgerschaps- of naturalisatiedocumenten
Huwelijksakte, echtscheidingsbeschikking, adoptiepapieren
Militaire dienststaten
Overlijdensakten van familieleden wier zaken u afhandelt

Juridisch en nalatenschap

Testament (origineel bij uw advocaat of in een bankkluis, een niet-ondertekende kopie thuis)
Volmacht voor financiën en medische zorg (bewaren tot deze wordt vervangen)
Levenstestament of wilsbeschikking (origineel plus kopieën voor de betrokken personen)
Trustdocumenten, indien aanwezig

Eigendom

Eigendomsakten en hypotheekpapieren (totdat u verkoopt)
Kentekenbewijzen en aankoopbewijzen van voertuigen
Bewijsstukken van woningverbeteringen (tot aan de verkoop, omdat ze van invloed kunnen zijn op de belasting bij verkoop)
Een inventarislijst van de inboedel, met een kopie die buitenshuis wordt bewaard

Geld en belasting

Ingediende belastingaangiften
Bewijsstukken bij elke aangifte: inkomstenoverzichten, bonnen voor aftrekposten
Overzichten van pensioen- en beleggingsrekeningen
Een lijst van bank- en creditcardrekeningen, met het contactnummer van elke instelling
Verzekeringspolissen, plus een lijst met polisnummers, begunstigden en tussenpersonen

Medisch

Vaccinatiebewijzen
Kopieën van zorgverzekeringspassen
Een actuele lijst van medicijnen en contactgegevens van artsen

De checklist voor financiële voorbereiding van Ready.gov deelt documenten op dezelfde manier in: identificatie van het huishouden, financiële en juridische papieren, medische informatie, verzekeringen en een lijst met contactpersonen.

Hoe lang belastingdocumenten bewaren (US)

De IRS koppelt dit aan de periode die zij heeft om een aangifte te controleren. Van de pagina “How long should I keep records?”:

Situatie	Bewaar de stukken gedurende
De meeste aangiften	3 jaar
U dient een claim in voor heffingskorting of teruggave	3 jaar na indiening of 2 jaar na betaling van de belasting, afhankelijk van wat later is
U hebt inkomsten weggelaten die meer dan 25% van het bruto-inkomen op de aangifte bedragen	6 jaar
U hebt een verlies op waardeloze effecten of een aftrekpost voor oninbare vorderingen opgevoerd	7 jaar
U hebt geen aangifte gedaan of een frauduleuze aangifte ingediend	Voor onbepaalde tijd
Eigendomsdocumenten	Totdat de termijn afloopt voor het jaar waarin u het eigendom verkoopt of afstoot

Bewaar ook kopieën van de belastingaangiften zelf. En controleer voordat u iets weggooit of een verzekeraar of hypotheekverstrekker vereist dat u het langer bewaart dan de IRS. Buiten de VS bepalen de lokale belastingdiensten deze termijnen.

Digitale kopieën: nuttig én een risico

Een scan van elk hierboven genoemd document is de beste verzekering tegen verlies van het papier. Ready.gov raadt aan om belangrijke documenten ook op een externe schijf of in de cloud te bewaren, zodat u er na een calamiteit bij kunt.

Het addertje onder het gras is dat diezelfde scans het ideale starterspakket voor een identiteitsdief vormen. Een paspoort, een Social Security-kaart en een geboorteakte in één onbeveiligde map is alles wat iemand nodig heeft om zich voor u uit te geven. Daarom:

Laat scans niet rondslingeren op uw filmrol, in uw e-mail of in uw downloadmap. Dat zijn de eerste plekken waar iemand zoekt, en ze synchroniseren vaak ongemerkt naar andere apparaten.
Versleutel ze. Elke versleutelde optie volstaat: een versleutelde schijfkopie, een wachtwoordmanager met bestandsbijlagen of een kluis-app. Het belangrijkste is dat er een sleutel nodig is om de bestanden te openen. (Bekijk welke soorten bestanden dit het hardst nodig hebben.)
Bewaar een tweede kopie op een andere locatie. Een versleutelde kopie op een externe schijf buiten de deur beschermt u wanneer het huis en de laptop tegelijk verloren gaan.
Controleer een foto voordat u deze verstuurt. Een met een smartphone gefotografeerd document kan de locatie bevatten waar het is vastgelegd. Onze gratis EXIF-verwijderaar toont en wist die gegevens voordat u de afbeelding deelt.

Versnipper wat u niet meer nodig hebt

Wanneer de bewaartermijn van een document is verstreken, versnipper het dan als het uw naam en adres, burgerservicenummer / Social Security-nummer of kaartnummers toont. Als u het heel weggooit, geeft u exact de gegevens prijs die u juist probeerde te beschermen.

Neem de lijst eenmaal per jaar door. Vervang verlopen identiteitsbewijzen, voeg het nieuwe belastingjaar toe en werk het overzicht van wat waar ligt bij.

Bewaar de scans in een kluis

Als u een app zoekt om de versleutelde kopieën te bewaren, slaat Vaultine ze op in een kluis met een eigen pincode of patroon, versleuteld op uw apparaat, op Mac, iPhone, Android en Windows. De gratis versie biedt ruimte aan 10 bestanden, genoeg voor de identiteitsdocumenten op deze lijst.