U maakt een foto van uw paspoort voor een visumformulier, scant uw rijbewijs voor een huurauto en stuurt uw identiteitsbewijs via een chatapp naar een verhuurder. Elke keer belandt er een nieuwe kopie ergens op uw telefoon. Een jaar later staan er misschien zes en zou u niet kunnen zeggen waar. Zo vindt u elke kopie, brengt u ze terug tot één en bewaart u die ene op een plek waar hij beschermd is maar toch gemakkelijk bereikbaar blijft.
Waarom één kopie het doel is
Een scan van uw paspoort of identiteitskaart is oprecht handig. Als het origineel in het buitenland verloren gaat of wordt gestolen, maakt een kopie het vervangingsproces eenvoudiger, en sommige hotels, verhuurders en werkgevers vragen erom.
Het is ook precies wat iemand nodig heeft om rekeningen te openen of identiteitscontroles op uw naam te doorstaan. Een goede scan toont uw volledige naam, geboortedatum, foto, handtekening en documentnummer op één afbeelding. Het doel is dus niet om helemaal geen kopie te hebben. Het doel is om één kopie te hebben die u bewust bewaart, achter een eigen vergrendeling, in plaats van meerdere die u bent vergeten.
Stap 1: vind elke kopie
Kopieën verstoppen zich op meer plekken dan de meeste mensen verwachten. Loop ze één voor één langs:
| Waar | Hoe u controleert |
|---|---|
| Fotobibliotheek | Zoek op “paspoort”, “rijbewijs” of “identiteitsbewijs”. Zowel de Foto’s-app op iPhone als Google Foto’s op Android herkent tekst en objecten in afbeeldingen, dus scans en telefoonfoto’s van documenten komen meestal tevoorschijn |
| Schermafbeeldingen | Schermafbeeldingen van een boekingspagina of een app die uw ID toonde, belanden in dezelfde bibliotheek. Blader ook door het album Schermafbeeldingen |
| Bestanden en Downloads | Pdf’s uit scannerapps, ingevulde formulieren en geopende bijlagen komen allemaal hier terecht. Sorteer op naam of zoek op “paspoort” en “scan” |
| Zoek in verzonden e-mail en bijlagen naar “paspoort”, “ID” en “kopie”. Controleer ook uw eigen adres als u zichzelf ooit een kopie hebt gemaild | |
| Chatapps | Bekijk de sectie media en documenten in elke chat waarin u een ID hebt gestuurd: verhuurders, werkgevers, visumbemiddelaars, familie |
| Notities en scannerapps | Notitie-apps en documentscanners bewaren vaak een eigen kopie van elke gescande pagina |
Chatapps zijn wat mensen over het hoofd zien. Op Android vermeldt de eigen helppagina van WhatsApp dat de instelling “media visibility”, die gedownloade media in de galerij van uw telefoon toont, standaard aan staat. Op de iPhone is de overeenkomstige instelling “Save to Photos”. Hoe dan ook kan een document dat iemand u stuurde, of dat u terugontving, in uw gewone fotobibliotheek belanden.
Stap 2: verwijder de extra’s
Zodra u weet waar de kopieën staan, kiest u de beste, meestal de scherpste scan van de hele pagina, en verwijdert u de rest:
- Foto’s: verwijder ze, open daarna Recent Verwijderd (iPhone) of Prullenbak (Google Foto’s) en leeg deze. Apple bewaart verwijderde foto’s 30 dagen in Recent Verwijderd voordat ze definitief verdwijnen, dus als u deze stap overslaat blijven ze nog een maand op de telefoon staan.
- E-mail: verwijder het bericht in verzonden items en in elke map waarin het was gearchiveerd, en leeg vervolgens de prullenbak van uw e-mail.
- Chats: verwijder de afbeelding of het bestand uit het gesprek aan uw kant. De kopie die de ander heeft ontvangen kunt u niet weghalen, wat een goede reden is om de volgende keer minder te delen (daarover hieronder meer).
- Downloads en scannerapps: verwijder het bestand en controleer of de app geen eigen reservekopie bewaart.
Als uw foto’s naar een clouddienst worden geback-upt, verwijdert het weghalen op de telefoon na dezelfde prullenbakperiode doorgaans ook de kopie in de cloud. Het is de moeite waard één keer de webversie te openen om te bevestigen dat de scans weg zijn.
Stap 3: bewaar één kopie achter een eigen vergrendeling
De kopie die u houdt moet meer vragen dan de toegangscode van uw telefoon om te openen, omdat veel mensen die kennen of u hem kunnen zien intoetsen. Uw opties, grofweg van zwakst naar sterkst:
| Optie | Wat het doet | Wat het niet doet |
|---|---|---|
| Hoofdfotobibliotheek | Gemakkelijk terug te vinden | Iedereen die door uw foto’s bladert ziet het, en het synchroniseert overal naartoe waar uw foto’s synchroniseren |
| Verborgen album op iPhone | Sinds iOS 16 vergrendelt Apple het standaard met Face ID, Touch ID of uw toegangscode, en de scan verschijnt niet meer in uw bibliotheek | Het is een slot op het album, geen aparte versleuteling. Iedereen met uw toegangscode kan het openen |
| Android-privéruimte | Een apart gedeelte met een eigen vergrendeling, op Android 15 en nieuwer | Alleen voor de hoofdgebruiker van de telefoon, en niet op elke telefoon aanwezig |
| Versleutelde kluisapp | Het bestand wordt op uw apparaat versleuteld en gaat alleen open met de eigen PIN of het eigen patroon van de kluis | U moet die tweede vergrendeling onthouden en het herstel instellen |
Wat u ook kiest, het punt blijft hetzelfde: één kopie, uit uw filmrol, achter een slot dat niet hetzelfde slot is dat u vijftig keer per dag gebruikt.
Bewaar een back-up buiten uw telefoon
Een kopie die alleen op uw telefoon staat, verdwijnt samen met de telefoon, vaak precies op het moment dat u hem het hardst nodig hebt. Bewaar een tweede kopie op een aparte plek: een versleuteld bestand op een computer, een versleutelde USB-stick thuis of een papieren fotokopie bij iemand die u vertrouwt. Bewaar die gescheiden van het originele paspoort, zodat één kwijtgeraakte tas niet beide meeneemt.
Onze checklist voor belangrijke documenten behandelt waar de originelen thuishoren en hoe u de rest van uw documenten bewaart.
Wanneer iemand om een kopie vraagt
De meeste nieuwe kopieën beginnen met een verzoek. Voordat u er een verstuurt:
- Controleer of zij die echt nodig hebben. Een boekingsbevestiging vraagt soms om een ID “ter verificatie” terwijl het op locatie laten zien voldoende zou zijn.
- Stuur alleen wat nodig is. Als het verzoek het toelaat, dek dan vooraf de gegevens af die zij niet nodig hebben, zoals uw documentnummer of geboortedatum.
- Gebruik één kanaal dat u vertrouwt en plaats de foto niet in een groepschat.
- Verwijder de locatie uit de foto. Een met uw telefoon gefotografeerd document kan de opnamelocatie bevatten. Onze gratis EXIF-verwijderaar toont die gegevens en wist ze voordat u deelt.
- Verwijder hem achteraf aan uw kant, zodat de chat of map Verzonden niet de volgende losse kopie wordt.
Voor de andere bestanden die niet onbeschermd op uw apparaten mogen slingeren, zie 5 bestanden die u nooit onversleuteld moet bewaren.
Bewaar de scan in Vaultine
Vaultine is een versleutelde kluis voor iPhone, Android, Mac en Windows. Importeer uw paspoortscan in een kluis, zodat deze op uw apparaat wordt versleuteld en alleen opent met de eigen PIN of het eigen patroon van de kluis, los van de toegangscode van uw telefoon. Verwijder daarna het origineel uit uw foto’s. De gratis versie biedt ruimte aan 10 bestanden, genoeg voor een paspoort, een identiteitskaart en een rijbewijs, voor- en achterkant. Stel bij het aanmaken van de kluis uw herstelzin in, zodat een vergeten PIN u niet buitensluit van uw eigen documenten.
