Het zijn niet alleen uw gegevens

Het beschermen van uw eigen documenten is een voorkeur. Salarisadministratie is anders: het bevat de bankgegevens, belastingnummers, adressen en soms immigratie- of medische informatie van anderen. Als de laptop weggaat, is dat hun blootstelling, niet alleen de uwe, en op de meeste plaatsen brengt het ook verplichtingen met zich mee die u liever niet achteraf ontdekt.

Dat is de ware reden om dit materiaal anders te behandelen dan de rest van de machine, en dat wordt niet opgelost door de inlog van het apparaat. Een inlogwachtwoord bepaalt wie zich kan aanmelden bij het besturingssysteem. Haal de schijf eruit en sluit hem aan op een andere computer en de bestanden openen als elk ander bestand.

Afzonderlijke kluizen, want dit zijn afzonderlijke taken

Salarisadministratie, personeelsdossiers en belastingdocumenten worden op verschillende momenten door verschillende mensen gebruikt, en er is zelden een reden om ze alle drie tegelijk open te hebben. Vaultine ondersteunt zoveel afzonderlijke kluizen als u nodig heeft, elk met een eigen inhoud, zodat het openen van de rekeningen die u nodig heeft voor een btw-aangifte niet ook ieders contracten blootlegt.

Map importeren is belangrijk om daar te komen: een bestaande boekhoud- of HR-directory komt in zijn geheel naar binnen, structuur intact, in plaats van bestand voor bestand te worden herbouwd aan het einde van een werkdag.

Het probleem met de back-office computer

Kleine bedrijven hebben zelden één computer per persoon. Er staat een machine achterin, en wie hem nodig heeft gebruikt hem, vaak ingelogd op hetzelfde account.

De kluis van Vaultine opent op zijn eigen 5x5 patroon of zescijferige pincode, onafhankelijk van die gedeelde login, dus het computerwachtwoord dat iedereen kent is niet hetgeen dat tussen een personeelslid en het salarisbestand staat. Stealth auto-lock dekt de rest af: de kluis sluit en de sleutels worden uit het geheugen gewist zodra de app wordt geminimaliseerd, zodat weglopen van de toonbank de kluis niet achter u open laat staan.

Waar dit stopt

Wees duidelijk over de grens voordat u er een proces op bouwt. Vaultine is ontworpen voor een individu dat zijn eigen kluizen beheert. Er is geen teamaccount, geen centrale administratie en geen manier om een boekhouder toegang tot een kluis te verlenen en deze later in te trekken.

Dat past bij een door de eigenaar gerund bedrijf, waarbij één persoon de gevoelige records bewaart en wil dat ze goed worden versleuteld op de apparaten die ze al gebruiken. Als u meerdere mensen nodig heeft die vanuit dezelfde beschermde records werken met beheerde toegang, is dat een andere categorie van tools en kunt u beter die aanschaffen.