Vaultine voor therapeuten — Cliëntnotities in een eigen kluis bewaren

Situaties waarmee u te maken krijgt

—Sessienotities, intakeformulieren en beoordelingen in een documentenmap naast uw eigen persoonlijke bestanden.

—Teletherapie op een laptop waar u uw scherm deelt, en de naam van de ene cliënt nooit zou mogen verschijnen terwijl u bij een andere bent.

—Opnames of transcripties bewaard voor supervisie die beschermd moeten blijven tussen sessies door.

—Een laptop of telefoon die de praktijk met u verlaat en met een caseload erop verloren of gestolen kan worden.

—Notities die u jarenlang verplicht bent te bewaren, en die niet al die tijd open en bloot zouden moeten liggen.

Functies die helpen

Meerdere afzonderlijke kluizen

Eén kluis per cliënt of per caseload, gescheiden van elkaar en van uw eigen persoonlijke bestanden.

Stealth auto-lock

De kluis wordt gesloten en cryptografische sleutels worden uit het geheugen gewist op het moment dat de app wordt geminimaliseerd, wat belangrijk is tussen aaneengesloten sessies en op een gedeeld scherm.

Ingebouwde veilige weergave

Notities, PDF’s en opnames worden in de kluis geopend, zodat niets wordt ontsleuteld naar een map waar een back-up, een indexeerder of een andere app bij zou kunnen.

Zero-knowledge ontwerp

De sleutel wordt op uw apparaat afgeleid van uw code en verlaat het nooit. Er is geen account en geen server die uw bestanden of uw sleutel bewaart.

Map importeren

Breng een bestaande cliëntenmap in zijn geheel naar binnen, met de structuur intact, in plaats van bestanden één voor één te verplaatsen.

Werkt op Windows, macOS, iOS en Android

Dezelfde kluizen op de laptop waarop u schrijft en de telefoon die u tussen afspraken door bekijkt.

Een kluis per cliënt, niet één vergrendelde map

De praktische kwetsbaarheid in dit werk is zelden dramatisch. Het is een caseload aan notities die zich bevinden in een documentenmap op een laptop die ook uw e-mail, uw foto’s en uw belastingaangifte bevat, beschermd door dezelfde login als al het andere.

Vaultine ondersteunt zoveel afzonderlijke kluizen als u nodig heeft, dus elke cliënt of caseload kan in zijn eigen kluis zitten, versleuteld met AES-256-GCM voordat er iets naar de schijf wordt geschreven. Map importeren betekent dat het naar binnen verplaatsen van een bestaande cliëntenmap een eenmalige handeling is in plaats van een opruimklus die u uitstelt.

Tussen sessies door en op een gedeeld scherm

Bij aaneengesloten afspraken en teletherapie is waar notities daadwerkelijk openbaar worden: een venster dat open is gebleven, een scherm dat een moment te vroeg wordt gedeeld, een laptop die naar iemand wordt toegedraaid.

Stealth auto-lock sluit de kluis en wist de sleutels uit het geheugen op het moment dat de app wordt geminimaliseerd, dus overschakelen naar uw videogesprek laat geen kluis open op de achtergrond. De ingebouwde weergave verzorgt de andere helft: notities, PDF’s en opnames worden in de kluis geopend in plaats van te worden ontsleuteld naar een map waar een cloudback-up of zoekindexeerder deze ongemerkt zou kunnen oppikken.

Wat dit niet is

Het is de moeite waard om direct te zijn, omdat dit veld veel vage compliance-marketing aantrekt.

Vaultine maakt een praktijk niet HIPAA-compliant, GDPR-compliant of compliant met de normen van uw beroepsvereniging. Naleving op dit gebied is meestal een reeks vereisten, waarvan encryptie in rust (at rest) er één is, naast beleid, overeenkomsten, toegangscontrole en bewaarpraktijken. Vaultine is gebouwd voor individueel gebruik en biedt geen enterprise-administratie of een formele gegevensverwerkingsovereenkomst.

Als uw toezichthouder dat verwacht, is dat een reële beperking en het controleren waard voordat u een workflow bouwt op een tool, inclusief deze. Wat Vaultine u eerlijk kan vertellen is wat het doet: bestanden versleuteld op uw apparaat met een sleutel die we nooit bewaren, in afzonderlijke kluizen, zonder gekoppeld account.

Dezelfde kluizen, overal waar u schrijft

Notities worden op een laptop geschreven en tussen de afspraken door op een telefoon bekeken. Vaultine draait native op Windows, macOS, iOS en Android, dus de kluizen die u instelt zijn overal hetzelfde in plaats van afzonderlijke kopieën die op verschillende apparaten uit elkaar groeien.

Kortom

Dit is een beschrijving van wat de software doet, niet een bewering dat het voldoet aan HIPAA, GDPR, of de eisen van uw beroepsvereniging. Naleving op dit gebied omvat meestal meer dan versleuteling, en Vaultine is gebouwd voor individueel gebruik in plaats van als een praktijkbeheersysteem. Wat het wel biedt is smaller en toch de moeite waard: cliëntnotities versleuteld op uw eigen apparaat, in hun eigen kluis, zonder account en zonder kopie op andermans server.

Veelgestelde vragen

Maakt het gebruik van Vaultine mijn praktijk HIPAA of GDPR compliant?

Nee, en wees voorzichtig met alles wat het tegendeel beweert. Versleuteling is meestal één vereiste te midden van meerdere, naast beleid, overeenkomsten, toegangscontroles en registratie. Vaultine is gebouwd voor individueel gebruik en biedt geen enterprise administratie of het soort formele gegevensverwerkingsovereenkomst dat sommige toezichthouders verwachten. Of dat uitmaakt voor uw praktijk is een vraag voor uw beroepsvereniging of toezichthouder, niet voor ons.

Kan ik voor elke cliënt een aparte kluis aanhouden?

Ja. Vaultine Pro ondersteunt zoveel afzonderlijke kluizen als u nodig heeft, dus het materiaal van de ene cliënt staat nooit naast dat van de andere. De gratis versie dekt één kluis voor maximaal 10 bestanden, wat genoeg is om de workflow te proberen in plaats van een caseload te runnen.

Wat gebeurt er als ik de app minimaliseer tijdens een teletherapiesessie?

Stealth auto-lock sluit de kluis en wist de cryptografische sleutels uit het geheugen zodra de app wordt geminimaliseerd, zodat overschakelen naar uw videovenster de kluis niet open laat staan.

Heeft iemand bij Vaultine toegang tot mijn cliëntnotities?

Nee. De versleutelingssleutel wordt op uw apparaat afgeleid van uw code en verlaat het nooit, en er is geen account of server die uw bestanden bewaart. Een optionele versleutelde back-up naar uw eigen Dropbox wordt versleuteld voordat deze het apparaat verlaat, dus het is ook daar onleesbaar.

Sessienotities horen niet slechts één map verwijderd te zijn van al het andere op uw laptop.