To nie są tylko Twoje dane
Ochrona własnych dokumentów to kwestia preferencji. Z listą płac jest inaczej: zawiera ona dane bankowe innych osób, identyfikatory podatkowe, adresy, a czasami informacje imigracyjne lub medyczne. Jeśli stracisz laptopa, to jest ich ryzyko, nie tylko Twoje, a w większości miejsc wiąże się to również z obowiązkami prawnymi, o których wolałbyś nie dowiadywać się po fakcie.
To jest prawdziwy powód, dla którego należy traktować ten materiał inaczej niż resztę maszyny, a problemu tego nie rozwiązuje login urządzenia. Hasło logowania decyduje tylko o tym, kto może zalogować się do systemu operacyjnego. Wystarczy wyjąć dysk i podłączyć go do innego komputera, a pliki otworzą się jak każde inne.
Oddzielne sejfy, ponieważ to oddzielne zadania
Lista płac, akta pracownicze i dokumenty podatkowe są używane przez różne osoby w różnym czasie i rzadko istnieje powód, aby wszystkie trzy były otwarte jednocześnie. Vaultine obsługuje tyle oddzielnych sejfów, ile potrzebujesz, każdy z własną zawartością, więc otwarcie rachunków potrzebnych do deklaracji VAT nie ujawnia jednocześnie umów wszystkich pracowników.
Importowanie folderów ma kluczowe znaczenie: istniejący katalog księgowości lub kadr zostaje przeniesiony w całości, z zachowaniem nienaruszonej struktury, zamiast być odbudowywany plik po pliku na koniec dnia pracy.
Problem komputera na zapleczu
Małe firmy rzadko mają jeden komputer na osobę. Zazwyczaj jest jedna maszyna na zapleczu i korzysta z niej ten, kto jej akurat potrzebuje, często będąc zalogowanym na to samo konto.
Sejf Vaultine otwiera się własnym wzorem 5x5 lub 6-cyfrowym kodem PIN, niezależnie od tego współdzielonego loginu, więc hasło do komputera, które znają wszyscy, nie jest tym, co stoi między pracownikiem a plikiem listy płac. Ukryta autoblokada załatwia resztę: sejf zamyka się, a klucze są usuwane z pamięci natychmiast po zminimalizowaniu aplikacji, więc odejście od lady nie pozostawia go otwartym.
Gdzie kończą się możliwości
Bądź świadomy ograniczeń, zanim zbudujesz na tym swój proces. Vaultine jest zaprojektowany dla pojedynczej osoby zarządzającej własnymi sejfami. Nie ma tu konta zespołowego, centralnej administracji ani sposobu na przyznanie księgowej dostępu do jednego sejfu i cofnięcie go później.
Sprawdza się to w firmie prowadzonej przez właściciela, gdzie jedna osoba przechowuje wrażliwe dokumenty i chce, aby były one odpowiednio zaszyfrowane na urządzeniach, z których już korzysta. Jeśli potrzebujesz kilku osób pracujących na tych samych chronionych danych z zarządzanym dostępem, to jest inna kategoria narzędzi i powinieneś kupić właśnie to.
