Vaultine dla terapeutów — przechowywanie notatek o klientach we własnym sejfie

Sytuacje, których to dotyczy

—Notatki z sesji, formularze przyjęć i oceny znajdujące się w folderze z dokumentami obok Twoich osobistych plików.

—Teletrapia na laptopie, na którym udostępniasz ekran, a nazwisko jednego klienta nigdy nie powinno pojawić się, gdy jesteś z innym.

—Nagrania lub transkrypcje przechowywane do superwizji, które muszą pozostać chronione pomiędzy sesjami.

—Laptop lub telefon, który opuszcza gabinet razem z Tobą i może zostać zgubiony lub skradziony wraz z listą spraw.

—Notatki, które musisz przechowywać przez lata, a które nie powinny leżeć na widoku dla nich wszystkich.

Co za to odpowiada

Wiele oddzielnych sejfów

Jeden sejf na klienta lub na listę spraw, trzymany z dala od siebie i od Twoich plików osobistych.

Ukryta autoblokada

Sejf zamyka się, a klucze kryptograficzne są usuwane z pamięci w momencie zminimalizowania aplikacji, co ma znaczenie między kolejnymi sesjami i na udostępnianym ekranie.

Bezpieczna wbudowana przeglądarka

Notatki, pliki PDF i nagrania otwierają się wewnątrz sejfu, więc nic nie jest odszyfrowywane do folderu, do którego mogłaby dotrzeć kopia zapasowa, indeksator lub inna aplikacja.

Architektura zero-knowledge

Klucz jest generowany na podstawie Twojego kodu na Twoim urządzeniu i nigdy go nie opuszcza. Nie ma konta ani serwera przechowującego Twoje pliki lub Twój klucz.

Obsługa folderów

Przenieś istniejący folder klienta w całości, z nienaruszoną strukturą, zamiast przenosić pliki pojedynczo.

Działa na systemach Windows, Mac, iPhone i Android

Te same sejfy na laptopie, na którym piszesz, i na telefonie, który sprawdzasz między spotkaniami.

Sejf na klienta, nie jeden zablokowany folder

Praktyczne zagrożenie w tej pracy rzadko jest dramatyczne. Zazwyczaj to po prostu notatki z przypadków, leżące w folderze z dokumentami na laptopie, który przechowuje również Twoją pocztę e-mail, zdjęcia i zeznania podatkowe, chronione tym samym loginem co wszystko inne.

Vaultine obsługuje tyle oddzielnych sejfów, ile potrzebujesz, więc każdy klient lub przypadek może mieć swój własny, szyfrowany algorytmem AES-256-GCM, zanim cokolwiek zostanie zapisane na dysku. Importowanie folderów sprawia, że przeniesienie istniejącego folderu klienta to jeden krok, a nie praca biurowa, którą odkładasz na później.

Między sesjami i na współdzielonym ekranie

Spotkania jedno po drugim i teleterapia to momenty, w których notatki faktycznie bywają eksponowane: otwarte okno, ekran udostępniony o chwilę za wcześnie, laptop odwrócony w czyjąś stronę.

Ukryta autoblokada zamyka sejf i usuwa klucze z pamięci w momencie zminimalizowania aplikacji, więc przejście do rozmowy wideo nie pozostawia w tle otwartego sejfu. Wbudowana przeglądarka załatwia drugą połowę: notatki, pliki PDF i nagrania otwierają się wewnątrz sejfu, a nie są odszyfrowywane do folderu, który mógłby po cichu zostać przechwycony przez kopię zapasową w chmurze lub indeksator wyszukiwania.

Czym to nie jest

Warto mówić wprost, ponieważ ta dziedzina przyciąga wiele niejasnych przekazów marketingowych dotyczących zgodności z przepisami.

Vaultine nie sprawia, że praktyka jest zgodna z HIPAA, zgodna z RODO (GDPR) czy ze standardami Twojego organu zawodowego. Zgodność w tym obszarze to zazwyczaj zbiór wymogów, z których szyfrowanie w spoczynku jest tylko jednym, obok polityk, umów, kontroli dostępu i praktyk retencji. Vaultine jest zbudowany do użytku indywidualnego i nie oferuje administracji korporacyjnej ani formalnej umowy powierzenia przetwarzania danych.

Jeśli Twój regulator oczekuje takiej umowy, jest to realne ograniczenie i warto to sprawdzić przed zbudowaniem przepływu pracy na jakimkolwiek narzędziu, w tym również na tym. To, co Vaultine może Ci szczerze powiedzieć, to to, co faktycznie robi: pliki zaszyfrowane na Twoim urządzeniu za pomocą klucza, którego nigdy nie posiadamy, w oddzielnych sejfach, bez podpiętego konta.

Te same sejfy, gdziekolwiek piszesz

Notatki są tworzone na laptopie i sprawdzane na telefonie między spotkaniami. Vaultine działa natywnie w systemach Windows, macOS, iOS i Android, więc sejfy, które założysz, są wszędzie takie same, zamiast być oddzielnymi kopiami rozchodzącymi się na różnych urządzeniach.

Podsumowanie

Jest to opis tego, co robi oprogramowanie, a nie twierdzenie, że spełnia ono wymagania HIPAA, RODO (GDPR) lub Twojego organu zawodowego. Zgodność w tej dziedzinie zazwyczaj wymaga czegoś więcej niż szyfrowania, a Vaultine jest zbudowany do użytku indywidualnego, a nie jako system zarządzania praktyką. To, co oferuje, jest węższe i nadal warte posiadania: notatki klientów zaszyfrowane na Twoim własnym urządzeniu, we własnym sejfie, bez konta i bez kopii na cudzym serwerze.

Często zadawane pytania

Czy korzystanie z Vaultine sprawia, że moja praktyka jest zgodna z HIPAA lub RODO?

Nie i bądź ostrożny w stosunku do wszystkiego, co twierdzi inaczej. Szyfrowanie jest zazwyczaj jednym z wymogów wśród kilku innych, obok polityk, umów, kontroli dostępu i prowadzenia dokumentacji. Vaultine jest zbudowany do użytku indywidualnego i nie oferuje administracji korporacyjnej ani rodzaju formalnej umowy przetwarzania danych, jakiej oczekują niektórzy regulatorzy. Czy to ma znaczenie dla Twojej praktyki, to pytanie do Twojego organu zawodowego lub regulatora, a nie do nas.

Czy mogę prowadzić osobny sejf dla każdego klienta?

Tak. Vaultine Pro obsługuje tyle oddzielnych sejfów, ile potrzebujesz, więc materiały jednego klienta nigdy nie leżą obok materiałów drugiego. Wersja darmowa (Free) obejmuje jeden sejf na maksymalnie 10 plików, co wystarcza do wypróbowania przepływu pracy, ale nie do prowadzenia listy spraw.

Co się stanie, jeśli zminimalizuję aplikację podczas sesji teleterapii?

Ukryta autoblokada zamyka sejf i usuwa klucze kryptograficzne z pamięci natychmiast po zminimalizowaniu aplikacji, więc przejście do okna wideo nie pozostawia otwartego sejfu w tle.

Czy ktokolwiek w Vaultine ma dostęp do moich notatek o klientach?

Nie. Klucz szyfrowania jest generowany na podstawie Twojego kodu na Twoim urządzeniu i nigdy go nie opuszcza, nie ma też konta ani serwera przechowującego Twoje pliki. Opcjonalna zaszyfrowana kopia zapasowa na Twoim własnym Dropboxie jest szyfrowana przed opuszczeniem urządzenia, więc tam również jest nieczytelna.

Notatki z sesji nie powinny znajdować się o jeden folder od reszty Twojego laptopa.