A maioria das pessoas só procura a certidão de nascimento quando um formulário exige, e geralmente é aí que descobre que não sabe onde ela está. Este checklist aborda quais documentos valem a pena guardar, onde guardar cada original, por quanto tempo manter os registros fiscais e como manter as cópias digitais seguras. Imprima, marque o que você possui e anote onde cada item fica.
A regra única para saber onde guardar cada coisa
O guia de documentos domésticos da Montana State University Extension (revisado em dezembro de 2023) resume tudo a uma única regra: guarde os papéis em casa, a menos que sejam documentos legais difíceis de substituir. Esses vão para um local mais seguro: um cofre bancário, o escritório do seu advogado ou um cofre doméstico à prova de fogo e água.
Isso define três lugares:
| Local | O que fica lá |
|---|---|
| Cofre pessoal ou cofre bancário | Originais difíceis de substituir: certidões, passaporte, escrituras, documentos de veículos, papéis de cidadania |
| Arquivo em casa | Papéis que você usa: declarações recentes de impostos, extratos, apólices de seguro, prontuários médicos, garantias |
| Cópias digitais criptografadas | Uma digitalização de tudo o que está acima, para que um incêndio, inundação ou mudança não deixe você sem nada |
Adicione um quarto item: uma lista do que está onde. Guarde-a em seu arquivo doméstico e avise uma pessoa de confiança sobre a existência dela.
O checklist
Identidade
- Certidão de nascimento (original no cofre, guardar por tempo indeterminado)
- Passaporte (guarde o passaporte vencido até o novo chegar, depois destrua-o)
- Cartão do Seguro Social / Social Security (guardar no cofre, não na carteira)
- Documentos de cidadania ou naturalização
- Certidão de casamento, certidão de divórcio, papéis de adoção
- Registros de serviço militar
- Certidões de óbito de familiares cujos assuntos você administra
Jurídico e sucessão
- Testamento (original com seu advogado ou em cofre bancário, cópia não assinada em casa)
- Procuração financeira e para cuidados de saúde (guardar até ser substituída)
- Testamento vital ou diretivas antecipadas de vontade (original mais cópias para as pessoas que precisarão delas)
- Documentos de trust, se houver
Propriedade
- Escrituras e documentos de hipoteca (até você vender)
- Documentos de veículos e comprovantes de compra e venda
- Registros de reformas no imóvel (até você vender, pois podem afetar os impostos na venda)
- Inventário dos bens da residência, com uma cópia guardada fora de casa
Dinheiro e impostos
- Declarações de impostos entregues
- Comprovantes que respaldam cada declaração: informes de rendimentos, recibos de deduções
- Extratos de contas de aposentadoria e investimentos
- Lista de contas bancárias e cartões, com o telefone de contato de cada instituição
- Apólices de seguro, mais uma lista de números de apólice, beneficiários e corretores
Saúde
- Carteiras de vacinação
- Cópias das carteirinhas do plano de saúde
- Lista atualizada de medicamentos e contatos dos médicos
O checklist de preparação financeira do Ready.gov agrupa os documentos da mesma forma: identificação da família, papéis financeiros e jurídicos, informações de saúde, seguros e lista de contatos da família.
Por quanto tempo guardar registros fiscais (US)
O IRS vincula isso ao período de que dispõe para fiscalizar uma declaração. Da página “How long should I keep records?”:
| Situação | Guardar os registros por |
|---|---|
| A maioria das declarações | 3 anos |
| Você solicita um crédito ou reembolso de imposto | 3 anos a contar da entrega ou 2 anos a contar do pagamento do imposto, o que ocorrer por último |
| Você omitiu renda superior a 25% da renda bruta informada na declaração | 6 anos |
| Você declarou perda com títulos sem valor ou dedução por dívidas incobráveis | 7 anos |
| Você não declarou ou apresentou uma declaração fraudulenta | Por tempo indeterminado |
| Registros de imóveis e propriedades | Até expirar o prazo referente ao ano em que você vende ou aliena o bem |
Guarde também cópias das próprias declarações de impostos. E antes de jogar qualquer coisa fora, verifique se uma seguradora ou instituição financeira exige que você guarde o documento por mais tempo do que o IRS. Fora dos EUA, a autoridade fiscal do seu país define esses prazos.
Cópias digitais: úteis, mas com risco
Uma digitalização de cada documento acima é o melhor seguro contra a perda do papel. O Ready.gov sugere guardar documentos importantes em um disco externo ou na nuvem também, para que você possa acessá-los após uma emergência.
O problema é que essas mesmas digitalizações são o kit inicial de um ladrão de identidade. Um passaporte, um cartão do Social Security e uma certidão de nascimento em uma pasta desprotegida é tudo o que alguém precisa para se passar por você. Portanto:
- Não deixe digitalizações no rolo da câmera, no e-mail ou na pasta de downloads. Esses são os primeiros lugares onde alguém olha, e eles frequentemente sincronizam com outros aparelhos sem você perceber.
- Criptografe-as. Qualquer opção criptografada serve: uma imagem de disco criptografada, um gerenciador de senhas que armazena anexos ou um aplicativo de cofre. O importante é que os arquivos exijam uma chave para abrir. (Veja quais tipos de arquivos mais precisam disso.)
- Mantenha uma segunda cópia em outro lugar. Uma cópia criptografada em um disco externo guardado fora de casa protege você caso a casa e o notebook sejam perdidos juntos.
- Verifique a foto antes de enviá-la. Um documento fotografado no celular pode conter a localização onde foi tirado. Nosso removedor gratuito de EXIF mostra e remove esses dados antes de você compartilhar a imagem.
Triture o que você não precisa mais
Quando o tempo de guarda de um documento acabar, triture-o se ele mostrar seu nome e endereço, número do Social Security ou números de cartão. Jogá-lo inteiro no lixo entrega exatamente os dados que você estava protegendo.
Revise a lista uma vez por ano. Substitua documentos de identidade vencidos, adicione o novo ano fiscal e atualize a lista do que está onde.
Mantenha as digitalizações em um cofre
Se você deseja um aplicativo para guardar as cópias criptografadas, o Vaultine as mantém em um cofre com seu próprio PIN ou padrão, criptografadas no seu dispositivo, no Mac, iPhone, Android e Windows. A versão gratuita comporta 10 arquivos, o suficiente para os documentos de identidade desta lista.
