Você fotografa o passaporte para um formulário de visto, digitaliza a carteira de motorista para um aluguel e envia o documento de identidade para um proprietário por um aplicativo de mensagens. A cada vez, uma nova cópia vai parar em algum lugar do seu celular. Um ano depois pode haver seis delas, e você não saberia dizer onde. Veja como encontrar cada cópia, reduzi-las a uma e manter essa uma onde esteja protegida mas ainda fácil de acessar.
Por que uma única cópia é o objetivo
Uma digitalização do seu passaporte ou documento de identidade é realmente útil. Se o original for perdido ou roubado no exterior, uma cópia facilita o processo de substituição, e alguns hotéis, proprietários e empregadores pedem uma.
Também é exatamente o que alguém precisa para abrir contas ou passar por verificações de identidade em seu nome. Uma boa digitalização mostra seu nome completo, data de nascimento, foto, assinatura e número do documento em uma única imagem. Portanto, o objetivo não é não ter cópia nenhuma. O objetivo é ter uma cópia que você escolheu manter, atrás de seu próprio bloqueio, em vez de várias que você esqueceu.
Passo 1: encontre todas as cópias
Cópias se escondem em mais lugares do que a maioria das pessoas imagina. Passe por estes um de cada vez:
| Onde | Como verificar |
|---|---|
| Fototeca | Pesquise por “passaporte”, “carteira” ou “documento”. Tanto o app Fotos no iPhone quanto o Google Fotos no Android encontram texto e objetos dentro das imagens, então digitalizações e fotos de documentos costumam aparecer |
| Capturas de tela | Capturas de uma página de reserva ou de um app que exibia seu documento vão para a mesma biblioteca. Role pelo álbum Capturas de Tela também |
| Arquivos e Downloads | PDFs de apps de scanner, formulários preenchidos e anexos abertos vêm parar aqui. Ordene por nome ou pesquise “passaporte” e “cópia” |
| Pesquise nos e-mails enviados e anexos por “passaporte”, “documento” e “cópia”. Verifique seu próprio endereço também, caso já tenha enviado uma cópia para si mesmo | |
| Aplicativos de mensagens | Olhe a seção de mídia e documentos de cada conversa em que enviou um documento: proprietários, empregadores, despachantes de visto, família |
| Notas e apps de scanner | Aplicativos de notas e scanners de documentos costumam guardar a própria cópia de cada página digitalizada |
Os aplicativos de mensagens são os que as pessoas deixam passar. No Android, a própria página de ajuda do WhatsApp informa que a configuração “media visibility”, que exibe mídias baixadas na galeria do celular, fica ativada por padrão. No iPhone, a configuração correspondente é “Save to Photos”. De um jeito ou de outro, um documento que alguém enviou para você, ou que você recebeu de volta, pode acabar na sua fototeca principal.
Passo 2: exclua os extras
Quando souber onde estão as cópias, escolha a melhor, geralmente a digitalização de página inteira mais nítida, e exclua o restante:
- Fotos: exclua-as, depois abra Excluídos Recentemente (iPhone) ou Lixeira (Google Fotos) e esvazie. A Apple mantém fotos excluídas em Excluídos Recentemente por 30 dias antes de removê-las em definitivo, então pular esta etapa as deixa no celular por mais um mês.
- E-mail: exclua a mensagem em enviados e em qualquer pasta em que foi arquivada, depois esvazie a lixeira do e-mail.
- Conversas: exclua a imagem ou arquivo da conversa do seu lado. Você não consegue remover a cópia que a outra pessoa recebeu, o que é um bom motivo para compartilhar menos da próxima vez (mais sobre isso abaixo).
- Downloads e apps de scanner: exclua o arquivo e confira se o aplicativo não mantém uma cópia de backup própria.
Se suas fotos fazem backup em um serviço de nuvem, excluir no celular geralmente exclui a cópia na nuvem também após o mesmo período de lixeira. Vale abrir a versão web uma vez para confirmar que as digitalizações sumiram.
Passo 3: mantenha uma cópia atrás de seu próprio bloqueio
A cópia que você mantiver deve exigir mais do que o código de acesso do celular para abrir, porque muitas pessoas o conhecem ou podem observar você digitá-lo. Suas opções, aproximadamente da mais fraca para a mais forte:
| Opção | O que faz | O que não faz |
|---|---|---|
| Fototeca principal | Fácil de encontrar | Qualquer pessoa que rolar suas fotos vê, e ela sincroniza para onde quer que suas fotos sincronizem |
| Álbum Itens Ocultos do iPhone | Desde o iOS 16, a Apple o bloqueia com Face ID, Touch ID ou seu código de acesso por padrão, e a cópia não aparece mais na sua biblioteca | É um bloqueio no álbum, não criptografia separada. Qualquer pessoa com seu código de acesso consegue abrir |
| Espaço privado do Android | Uma área separada com bloqueio próprio, no Android 15 e posterior | Apenas para o usuário principal do celular, e não está em todo celular |
| Aplicativo de cofre criptografado | O arquivo fica criptografado no seu dispositivo e só abre com o PIN ou padrão próprio do cofre | Você precisa lembrar desse segundo bloqueio e configurar a recuperação dele |
Qualquer que seja a escolha, o ponto é o mesmo: uma cópia, fora do rolo da câmera, atrás de um bloqueio que não seja o que você usa cinquenta vezes por dia.
Mantenha um backup longe do celular
Uma cópia que vive apenas no seu celular desaparece junto com o celular, o que muitas vezes acontece quando você mais precisa dela. Guarde uma segunda cópia em outro lugar: um arquivo criptografado em um computador, um pen drive criptografado em casa ou uma fotocópia em papel com alguém de confiança. Mantenha-a longe do passaporte original, para que uma bolsa perdida não leve os dois.
Nosso checklist de documentos importantes mostra onde os originais devem ficar e como guardar o restante dos seus documentos.
Quando alguém pedir uma cópia
A maioria das novas cópias começa com uma solicitação. Antes de enviar uma:
- Confira se realmente precisam dela. Uma confirmação de reserva às vezes pede documento “para verificação” quando bastaria mostrá-lo pessoalmente.
- Envie apenas o que precisam. Se a solicitação permitir, cubra os dados de que não precisam, como número do documento ou data de nascimento, antes de enviar.
- Use um canal em que você confia, e não envie a foto em um grupo de mensagens.
- Remova a localização da foto. Um documento fotografado no celular pode conter o local onde foi tirado. Nosso removedor de EXIF gratuito mostra esses dados e os remove antes de você compartilhar.
- Exclua do seu lado depois, para que a conversa ou a pasta de enviados não vire a próxima cópia solta.
Para os outros arquivos que não devem ficar desprotegidos nos seus dispositivos, veja 5 tipos de arquivos que você nunca deve manter sem criptografia.
Guarde a cópia no Vaultine
O Vaultine é um cofre criptografado para iPhone, Android, Mac e Windows. Importe a digitalização do seu passaporte para um cofre: ela é criptografada no seu dispositivo e abre apenas com o PIN ou padrão próprio do cofre, separado do código de acesso do celular. Depois exclua o original das suas fotos. A versão gratuita comporta 10 arquivos, o suficiente para um passaporte, uma carteira de identidade e uma carteira de motorista, frente e verso. Configure sua frase de recuperação ao criar o cofre, para que um PIN esquecido não impeça você de acessar seus próprios documentos.
