De flesta börjar leta efter sitt födelsebevis först när en blankett kräver det, och det är oftast då man upptäcker att man inte vet var det finns. Den här checklistan går igenom vilka dokument som är värda att spara, var varje original hör hemma, hur länge skatteunderlag behöver behållas och hur du förvarar de digitala kopiorna säkert. Skriv ut den, bocka av det du har och anteckna var varje handling finns.
Den enda regeln för var saker hör hemma
Guiden för hushållshandlingar från Montana State University Extension (reviderad i december 2023) sammanfattar det i en enda regel: förvara handlingar hemma, såvida det inte rör sig om juridiska dokument som är svåra att ersätta. De hör hemma på en säkrare plats: ett bankfack, hos din advokat eller i ett brand- och vattensäkert kassaskåp hemma.
Det ger tre platser:
| Plats | Vad som hör hemma där |
|---|---|
| Kassaskåp eller bankfack | Original som är svåra att ersätta: intyg, pass, lagfarter, registreringsbevis, medborgarskapshandlingar |
| Hemmaarkiv | Handlingar du använder: nyligen inlämnade deklarationer, kontoutdrag, försäkringsbrev, patientjournaler, garantier |
| Krypterade digitala kopior | En skanning av allt ovan, så att en brand, översvämning eller flytt inte gör att du står tomhänt |
Lägg till en fjärde punkt: en lista över vad som finns var. Förvara den i ditt hemmaarkiv och berätta för en betrodd person att den finns.
Checklistan
Identitet
- Födelsebevis (original i kassaskåpet, spara på obestämd tid)
- Pass (behåll ett utgånget pass tills det nya anländer, förstör det därefter)
- Social Security-kort (förvara i kassaskåpet, inte i plånboken)
- Medborgarskaps- eller naturalisationshandlingar
- Vigselbevis, skilsmässodom, adoptionshandlingar
- Militära tjänstgöringsintyg
- Dödsattester för familjemedlemmar vars angelägenheter du hanterar
Juridik och arv
- Testamente (original hos din advokat eller i ett bankfack, en osignerad kopia hemma)
- Fullmakt för ekonomi och hälso- och sjukvård (spara tills den ersätts)
- Livstestamente eller förhandsdirektiv (original plus kopior till berörda personer)
- Trusthandlingar, om sådana finns
Egendom
- Lagfarter och pantbrev (tills du säljer)
- Registreringsbevis och köpeavtal för fordon
- Underlag för bostadsförbättringar (tills du säljer, eftersom de kan påverka skatten vid försäljningen)
- En inventarieförteckning över bohaget, med en kopia förvarad utanför hemmet
Ekonomi och skatt
- Inlämnade deklarationer
- Underlag som styrker varje deklaration: kontrolluppgifter, kvitton på avdrag
- Kontoutdrag för pensions- och investeringskonton
- En lista över bank- och kortkonton med kontaktnummer till respektive institut
- Försäkringsbrev, samt en förteckning över försäkringsnummer, förmånstagare och rådgivare
Hälsa
- Vaccinationskort
- Kopior av sjukförsäkringskort
- En aktuell lista över läkemedel och läkares kontaktuppgifter
Ready.govs checklista för ekonomisk beredskap grupperar handlingar på samma sätt: hushållsidentifiering, ekonomiska och juridiska papper, medicinsk information, försäkringar och en lista över hushållets kontaktpersoner.
Hur länge skatteunderlag ska sparas (US)
IRS knyter detta till den tid myndigheten har på sig att granska en deklaration. Från sidan ”How long should I keep records?”:
| Situation | Spara underlagen i |
|---|---|
| De flesta deklarationer | 3 år |
| Du begär skattereduktion eller återbetalning | 3 år från inlämning eller 2 år från det att skatten betalades, beroende på vilket som inträffar senare |
| Du har utelämnat inkomster värda mer än 25 % av den redovisade bruttoinkomsten | 6 år |
| Du har gjort avdrag för förlust på värdelösa värdepapper eller kundförluster | 7 år |
| Du har inte deklarerat eller lämnat en bedräglig deklaration | På obestämd tid |
| Egendomshandlingar | Tills fristen löpt ut för det år då du säljer eller avyttrar egendomen |
Spara även kopior av själva deklarationerna. Och innan du slänger något bör du kontrollera om ett försäkringsbolag eller en kreditgivare kräver att du sparar det längre än IRS. Utanför USA fastställer din lokala skattemyndighet dessa tidsperioder.
Digitala kopior: Användbara, och en risk
En skanning av varje dokument ovan är den bästa försäkringen mot att förlora pappershandlingarna. Ready.gov föreslår att viktiga dokument även förvaras på en extern hårddisk eller i molnet, så att du kan nå dem efter en katastrof.
Haken är att samma skanningar är en identitetstjuvs startkit. Ett pass, ett Social Security-kort och ett födelsebevis i en oskyddad mapp är allt någon behöver för att utge sig för att vara du. Därför:
- Lämna inte skanningar i bildrullen, e-posten eller mappen för hämtade filer. Det är de första platserna någon letar på, och de synkroniseras ofta till andra enheter utan att du tänker på det.
- Kryptera dem. Vilken krypterad lösning som helst fungerar: en krypterad skivavbild, en lösenordshanterare som lagrar filbilagor eller en valvapp. Det viktiga är att filerna kräver en nyckel för att öppnas. (Här beskrivs vilka typer av filer som behöver det mest.)
- Förvara en andra kopia på en annan plats. En krypterad kopia på en extern hårddisk förvarad utanför hemmet skyddar dig om huset och den bärbara datorn skulle gå förlorade samtidigt.
- Kontrollera ett foto innan du skickar det. Ett dokument som fotograferats med en telefon kan innehålla platsdata för var bilden togs. Vårt kostnadsfria EXIF-borttagningsverktyg visar och rensar bort den informationen innan du delar bilden.
Strimla det du inte behöver
När ett dokuments förvaringstid har löpt ut bör du strimla det om det innehåller ditt namn och din adress, Social Security-nummer eller kortnummer. Att slänga det helt avslöjar exakt de uppgifter du försökte skydda.
Gå igenom listan en gång om året. Byt ut utgångna id-handlingar, lägg till det nya skatteåret och uppdatera förteckningen över vad som finns var.
Förvara skanningarna i ett valv
Om du vill ha en app för att förvara de krypterade kopiorna skyddar Vaultine dem i ett valv med egen PIN-kod eller eget mönster, krypterat på din enhet, på Mac, iPhone, Android och Windows. Gratisversionen rymmer 10 filer, vilket räcker för id-handlingarna på den här listan.
