Hầu hết mọi người chỉ đi tìm giấy khai sinh khi có một biểu mẫu yêu cầu, và thông thường đó là lúc họ phát hiện ra mình không biết nó đang ở đâu. Bản danh sách kiểm tra này tổng hợp những tài liệu đáng lưu giữ, nơi cất giữ từng bản gốc, thời gian cần lưu hồ sơ thuế và cách bảo vệ các bản sao kỹ thuật số an toàn. Hãy in ra, đánh dấu những gì bạn đang có và ghi chú nơi cất từng giấy tờ.
Quy tắc duy nhất cho nơi cất giữ giấy tờ
Hướng dẫn về giấy tờ gia đình của Montana State University Extension (sửa đổi tháng 12 năm 2023) đúc kết thành một quy tắc duy nhất: hãy giữ giấy tờ ở nhà, trừ khi đó là các văn bản pháp lý khó thay thế. Những giấy tờ khó thay thế nên để ở nơi an toàn hơn: két an toàn ngân hàng, văn phòng luật sư của bạn hoặc két sắt gia đình chống cháy, chống nước.
Điều đó chia ra ba nơi cất giữ:
| Nơi cất | Giấy tờ thuộc về nơi đó |
|---|---|
| Két sắt hoặc két ngân hàng | Bản gốc khó thay thế: giấy tờ chứng nhận, hộ chiếu, sổ đỏ, đăng ký xe, giấy tờ quốc tịch |
| Hồ sơ lưu trữ tại nhà | Giấy tờ bạn thường dùng: tờ khai thuế gần đây, sao kê tài khoản, hợp đồng bảo hiểm, hồ sơ y tế, bảo hành |
| Bản sao kỹ thuật số mã hóa | Bản quét của tất cả các giấy tờ trên, để hỏa hoạn, ngập lụt hay chuyển nhà không làm bạn mất trắng |
Thêm điều thứ tư: danh sách ghi rõ tài liệu nào ở đâu. Giữ danh sách này trong tập hồ sơ tại nhà và báo cho một người đáng tin cậy biết sự tồn tại của nó.
Danh sách kiểm tra
Giấy tờ tùy thân
- Giấy khai sinh (bản gốc trong két, giữ vô thời hạn)
- Hộ chiếu (giữ hộ chiếu hết hạn cho đến khi có hộ chiếu mới, sau đó hủy bỏ)
- Thẻ Social Security (cất trong két, không để trong ví)
- Giấy tờ quốc tịch hoặc nhập tịch
- Giấy chứng nhận kết hôn, bản án ly hôn, giấy tờ nhận con nuôi
- Hồ sơ phục vụ quân ngũ
- Giấy chứng tử của các thành viên gia đình mà bạn xử lý công việc thừa kế
Pháp lý và thừa kế
- Di chúc (bản gốc gửi luật sư hoặc gửi két ngân hàng, bản sao chưa ký giữ ở nhà)
- Giấy ủy quyền tài chính và chăm sóc y tế (giữ cho đến khi có văn bản thay thế)
- Di chúc sinh mệnh hoặc chỉ thị trước về y tế (bản gốc kèm bản sao cho những người liên quan)
- Văn bản ủy thác (trust), nếu có
Tài sản và nhà đất
- Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà đất và hồ sơ thế chấp (cho đến khi bán)
- Đăng ký xe và hợp đồng mua bán xe
- Hồ sơ cải tạo và sửa chữa nhà (cho đến khi bán, vì ảnh hưởng đến thuế khi chuyển nhượng)
- Bản kiểm kê tài sản trong nhà, kèm một bản sao cất giữ ngoài nhà
Tiền bạc và thuế
- Tờ khai thuế đã nộp
- Hồ sơ chứng từ hỗ trợ từng tờ khai: sao kê thu nhập, hóa đơn khấu trừ
- Báo cáo tài khoản hưu trí và tài khoản đầu tư
- Danh sách tài khoản ngân hàng và thẻ kèm số liên hệ hỗ trợ của từng tổ chức
- Hợp đồng bảo hiểm, kèm danh sách số hợp đồng, người thụ hưởng và đại lý
Y tế
- Hồ sơ và sổ tiêm chủng
- Bản sao thẻ bảo hiểm y tế
- Danh sách thuốc đang sử dụng cập nhật và thông tin liên hệ của bác sĩ
Danh sách kiểm tra mức độ sẵn sàng tài chính của Ready.gov cũng nhóm các tài liệu theo cách tương tự: định danh hộ gia đình, giấy tờ tài chính và pháp lý, thông tin y tế, bảo hiểm và danh bạ liên hệ của gia đình.
Thời gian lưu giữ hồ sơ thuế (US)
IRS gắn thời hạn này với khoảng thời gian cơ quan có quyền kiểm tra một tờ khai thuế. Trích từ trang “How long should I keep records?”:
| Tình huống | Thời gian lưu giữ hồ sơ |
|---|---|
| Hầu hết các tờ khai | 3 năm |
| Bạn nộp đơn yêu cầu tín dụng thuế hoặc hoàn thuế | 3 năm kể từ ngày nộp hoặc 2 năm kể từ ngày nộp thuế, tùy mốc nào muộn hơn |
| Bạn bỏ sót khoản thu nhập chiếm hơn 25% tổng thu nhập gộp trên tờ khai | 6 năm |
| Bạn khai báo khoản lỗ từ chứng khoán vô giá trị hoặc khấu trừ nợ khó đòi | 7 năm |
| Bạn không nộp thuế hoặc nộp tờ khai gian lận | Vô thời hạn |
| Hồ sơ tài sản và bất động sản | Cho đến khi hết thời hạn kiểm tra của năm bạn bán hoặc thanh lý tài sản |
Hãy lưu giữ cả bản sao của chính các tờ khai thuế. Và trước khi vứt bỏ bất cứ thứ gì, hãy kiểm tra xem công ty bảo hiểm hoặc bên cho vay có yêu cầu giữ lâu hơn IRS hay không. Ngoài lãnh thổ Hoa Kỳ, cơ quan thuế sở tại của bạn sẽ quy định các khoảng thời gian này.
Bản sao kỹ thuật số: Tiện lợi và rủi ro
Bản quét của mọi tài liệu nêu trên là phương án bảo hiểm tốt nhất để chống lại việc thất lạc giấy tờ. Ready.gov cũng khuyên nên giữ các tài liệu quan trọng trên ổ cứng ngoài hoặc trên đám mây để bạn có thể tiếp cận sau thảm họa.
Mặt trái là chính những bản quét đó là bộ công cụ khởi đầu cho một kẻ trộm danh tính. Hộ chiếu, thẻ Social Security và giấy khai sinh nằm chung trong một thư mục không được bảo vệ là tất cả những gì một ai đó cần để mạo danh bạn. Vì vậy:
- Không để bản quét trong thư viện ảnh, email hoặc thư mục tải về. Đó là những nơi đầu tiên ai đó sẽ tìm tới, và chúng thường tự động đồng bộ sang các thiết bị khác mà bạn không hề hay biết.
- Mã hóa chúng. Bất kỳ giải pháp mã hóa nào cũng phù hợp: tệp ảnh đĩa được mã hóa, trình quản lý mật khẩu có lưu tệp đính kèm hoặc ứng dụng két bảo mật. Điều quan trọng là các tệp cần có khóa mới mở được. (Tìm hiểu những loại tệp nào cần mã hóa nhất.)
- Giữ bản sao thứ hai ở nơi khác. Bản sao mã hóa trên ổ cứng ngoài cất giữ ngoài nhà sẽ bảo vệ bạn nếu cả ngôi nhà và máy tính xách tay cùng bị mất mát.
- Kiểm tra ảnh chụp trước khi gửi. Tài liệu được chụp bằng điện thoại có thể lưu thông tin vị trí chụp ảnh. Công cụ xóa EXIF miễn phí của chúng tôi hiển thị và xóa dữ liệu đó trước khi bạn chia sẻ hình ảnh.
Hủy những gì không còn cần thiết
Khi thời gian lưu giữ của một tài liệu đã hết, hãy tiêu hủy bằng máy hủy tài liệu nếu nó có tên, địa chỉ, số Social Security hoặc số thẻ của bạn. Vứt bỏ nguyên vẹn sẽ làm lộ chính xác những thông tin bạn đang cố gắng bảo vệ.
Kiểm tra lại danh sách mỗi năm một lần. Thay thế các giấy tờ tùy thân đã hết hạn, cập nhật năm tính thuế mới và chỉnh sửa danh sách những thứ đang cất ở đâu.
Giữ các bản quét trong một két an toàn
Nếu bạn muốn có một ứng dụng để lưu giữ các bản sao mã hóa, Vaultine sẽ bảo vệ chúng trong một két an toàn với mã PIN hoặc hình vẽ khóa riêng, được mã hóa ngay trên thiết bị của bạn, trên Mac, iPhone, Android và Windows. Phiên bản miễn phí chứa được 10 tệp, đủ cho các giấy tờ tùy thân trong danh sách này.
