Bạn chụp ảnh hộ chiếu để điền đơn xin thị thực, scan bằng lái xe khi thuê xe và gửi căn cước cho chủ nhà qua ứng dụng nhắn tin. Mỗi lần như vậy, một bản sao mới lại nằm đâu đó trên điện thoại. Một năm sau có thể có tới sáu bản và bạn sẽ không thể nói hết chúng đang ở đâu. Dưới đây là cách tìm từng bản sao, rút gọn còn một bản và giữ bản duy nhất đó ở nơi được bảo vệ nhưng vẫn dễ lấy khi cần.
Vì sao mục tiêu là một bản sao duy nhất
Bản scan hộ chiếu hoặc căn cước công dân thực sự hữu ích. Nếu bản gốc bị mất hoặc bị đánh cắp ở nước ngoài, một bản sao giúp quá trình cấp lại dễ dàng hơn, và một số khách sạn, chủ nhà hay nhà tuyển dụng cũng yêu cầu nó.
Đó cũng chính xác là thứ ai đó cần để mở tài khoản hoặc vượt qua bước xác minh danh tính dưới tên của bạn. Một bản scan rõ nét hiển thị đầy đủ họ tên, ngày sinh, ảnh chân dung, chữ ký và số giấy tờ chỉ trong một bức ảnh. Vì vậy mục tiêu không phải là không có bản sao nào. Mục tiêu là có một bản sao bạn chọn giữ lại, nằm sau khóa riêng của nó, thay vì vài bản bạn đã quên mất.
Bước 1: tìm mọi bản sao
Các bản sao ẩn náu ở nhiều nơi hơn hầu hết mọi người nghĩ. Hãy lần lượt kiểm tra từng chỗ sau:
| Ở đâu | Cách kiểm tra |
|---|---|
| Thư viện ảnh | Tìm kiếm “hộ chiếu”, “bằng lái” hoặc “căn cước”. Cả ứng dụng Ảnh trên iPhone và Google Photos trên Android đều tìm được chữ và vật thể bên trong ảnh, nên bản scan và ảnh chụp giấy tờ trên điện thoại thường sẽ hiện ra |
| Ảnh chụp màn hình | Ảnh chụp màn hình trang đặt phòng hoặc ứng dụng từng hiển thị giấy tờ của bạn đều rơi vào cùng thư viện đó. Hãy lướt qua cả album Ảnh chụp màn hình |
| Tệp và Tải về | Tệp PDF từ ứng dụng scan, biểu mẫu bạn đã điền và tệp đính kèm bạn từng mở đều nằm ở đây. Sắp xếp theo tên hoặc tìm “hộ chiếu” và “scan” |
| Tìm trong thư đã gửi và tệp đính kèm với từ khóa “hộ chiếu”, “giấy tờ” và “bản sao”. Kiểm tra cả địa chỉ của chính bạn nếu bạn từng gửi một bản sao cho mình | |
| Ứng dụng nhắn tin | Xem mục phương tiện và tài liệu của từng cuộc trò chuyện bạn từng gửi giấy tờ: chủ nhà, nơi làm việc, đơn vị làm visa, người thân |
| Ghi chú và ứng dụng scan | Các ứng dụng ghi chú và trình quét tài liệu thường lưu một bản sao riêng cho mỗi trang bạn đã scan |
Ứng dụng nhắn tin là nơi mọi người hay bỏ sót. Trên Android, trang trợ giúp chính thức của WhatsApp nêu rõ cài đặt “media visibility”, tính năng hiển thị tệp phương tiện đã tải về trong thư viện của điện thoại, được bật theo mặc định. Trên iPhone, cài đặt tương ứng là “Save to Photos”. Dù theo cách nào, tài liệu ai đó gửi cho bạn, hoặc tài liệu bạn nhận lại, đều có thể lọt vào thư viện ảnh chính của bạn.
Bước 2: xóa các bản dư thừa
Khi đã biết các bản sao nằm ở đâu, hãy chọn bản tốt nhất, thường là bản scan toàn trang rõ nét nhất, và xóa phần còn lại:
- Ảnh: xóa chúng, sau đó mở Đã xóa gần đây (iPhone) hoặc Thùng rác (Google Photos) và dọn sạch. Apple giữ ảnh đã xóa trong Đã xóa gần đây 30 ngày trước khi xóa vĩnh viễn, nên bỏ qua bước này sẽ khiến ảnh nằm lại trên điện thoại thêm một tháng.
- Email: xóa thư trong mục đã gửi và trong bất kỳ thư mục nào bạn đã phân loại vào, rồi dọn sạch thùng rác của hộp thư.
- Trò chuyện: xóa hình ảnh hoặc tệp khỏi cuộc trò chuyện ở phía bạn. Bạn không thể gỡ bỏ bản sao mà người kia đã nhận, đó là lý do hợp lý để chia sẻ ít hơn vào lần sau (xem thêm bên dưới).
- Tải về và ứng dụng scan: xóa tệp và kiểm tra xem ứng dụng có giữ một bản sao lưu riêng nào không.
Nếu ảnh của bạn được sao lưu lên dịch vụ đám mây, việc xóa trên điện thoại thường cũng xóa bản sao trên đám mây sau cùng khoảng thời gian trong thùng rác. Bạn nên mở phiên bản web một lần để xác nhận các bản scan đã biến mất.
Bước 3: giữ một bản sao sau khóa riêng của nó
Bản sao bạn giữ lại cần nhiều hơn mật mã điện thoại để mở, vì rất nhiều người biết mật mã đó hoặc có thể nhìn trộm khi bạn nhập. Các lựa chọn của bạn, đại khái từ yếu nhất đến mạnh nhất:
| Lựa chọn | Nó làm được gì | Nó không làm được gì |
|---|---|---|
| Thư viện ảnh chính | Dễ tìm | Bất kỳ ai lướt ảnh của bạn đều thấy được, và ảnh đồng bộ đến mọi nơi ảnh của bạn đồng bộ |
| Album Bị ẩn trên iPhone | Từ iOS 16, Apple mặc định khóa nó bằng Face ID, Touch ID hoặc mật mã của bạn, và bản scan không còn hiện trong thư viện | Đây là khóa trên album, không phải mã hóa riêng biệt. Bất kỳ ai có mật mã điện thoại của bạn đều mở được |
| Không gian riêng tư trên Android | Một khu vực riêng biệt với khóa riêng, trên Android 15 trở lên | Chỉ dành cho người dùng chính của điện thoại, và không có trên mọi điện thoại |
| Ứng dụng két mã hóa | Tệp được mã hóa trên thiết bị của bạn và chỉ mở được bằng mã PIN hoặc mẫu vẽ riêng của két | Bạn cần nhớ khóa thứ hai này và thiết lập cách khôi phục cho nó |
Dù bạn chọn cách nào, điểm cốt lõi vẫn giống nhau: một bản sao, tách khỏi cuộn camera, nằm sau một chiếc khóa không phải chiếc khóa bạn dùng năm mươi lần mỗi ngày.
Giữ một bản sao lưu tách khỏi điện thoại
Một bản sao chỉ nằm trên điện thoại sẽ biến mất cùng chiếc điện thoại, thường rơi đúng vào lúc bạn cần nó nhất. Hãy giữ bản sao thứ hai ở một nơi riêng: một tệp đã mã hóa trên máy tính, một ổ USB đã mã hóa ở nhà, hoặc một bản photocopy giấy gửi chỗ người bạn tin tưởng. Giữ nó tách khỏi hộ chiếu gốc để một chiếc túi bị mất không làm mất cả hai.
Danh sách kiểm tra tài liệu quan trọng của chúng tôi trình bày nơi cất giữ bản gốc và cách bảo quản các giấy tờ còn lại của bạn.
Khi có người yêu cầu bản sao
Phần lớn các bản sao mới bắt đầu từ một yêu cầu. Trước khi bạn gửi đi:
- Kiểm tra xem họ có thực sự cần không. Xác nhận đặt phòng đôi khi yêu cầu giấy tờ tùy thân “để xác minh” trong khi xuất trình trực tiếp là đủ.
- Chỉ gửi những gì họ cần. Nếu yêu cầu cho phép, hãy che đi các thông tin họ không cần, như số giấy tờ hoặc ngày sinh, trước khi gửi.
- Dùng một kênh bạn tin tưởng, và không đăng ảnh vào nhóm trò chuyện.
- Xóa vị trí khỏi ảnh. Tài liệu chụp bằng điện thoại có thể mang theo địa điểm chụp. Công cụ xóa EXIF miễn phí của chúng tôi hiển thị dữ liệu đó và xóa sạch trước khi bạn chia sẻ.
- Xóa khỏi phía bạn ngay sau đó, để đoạn chat hoặc thư mục đã gửi không biến thành bản sao thất lạc tiếp theo.
Về những tệp khác không nên để không được bảo vệ trên thiết bị của bạn, xem 5 tệp không bao giờ để không mã hóa.
Lưu bản scan trong Vaultine
Vaultine là két mã hóa cho iPhone, Android, Mac và Windows. Nhập bản scan hộ chiếu vào một két, tệp sẽ được mã hóa trên thiết bị của bạn và chỉ mở bằng mã PIN hoặc mẫu vẽ riêng của két, tách biệt với mật mã điện thoại của bạn. Sau đó xóa bản gốc khỏi thư viện ảnh. Phiên bản miễn phí chứa được 10 tệp, đủ cho một hộ chiếu, một căn cước và một bằng lái xe cả mặt trước lẫn mặt sau. Hãy thiết lập cụm từ khôi phục khi tạo két, để một lần quên mã PIN không khóa bạn ra khỏi chính giấy tờ của mình.
