您為了辦簽證拍過護照照片，為了租車掃描過駕照，還透過聊天應用程式給房東傳過身分證。每次這樣做，手機某處就會多出一份副本。一年之後，手機裡可能躺著六份這樣的檔案，您卻說不出它們都在哪裡。以下說明如何找出每一份副本，把它們精簡到只剩一份，並把這唯一的一份放在既受保護又方便取用的地方。
為什麼目標是只留一份副本
護照或身分證掃描檔確實很有用。如果正本在國外遺失或被竊，有一份副本能讓補辦流程省事得多，而且部分飯店、房東和雇主也會要求提供。
但它也恰恰是別人以您的名義開立帳戶或通過身分驗證所需的全部資訊。一份清晰的掃描檔在單張圖片裡就包含了您的全名、出生日期、照片、簽名和證件號碼。所以，目標不是一份副本都不留，而是擁有一份您主動選擇保留、放在獨立鎖後面的副本，而不是散落著好幾份您早已忘記的拷貝。
第 1 步：找出每一份副本
副本藏身的地方往往比大多數人以為的更多。請逐一排查以下位置：
| 位置 | 如何檢查 |
|---|---|
| 相片圖庫 | 搜尋「護照」、「駕照」或「身分證」。iPhone 上的相片應用程式和 Android 上的 Google 相簿都能辨識圖片裡的文字和物體，因此掃描檔和手機拍攝的證件照通常都會被搜出來 |
| 螢幕截圖 | 預訂頁面或曾顯示您證件的應用程式截圖也會進入同一個圖庫。請順便翻看「螢幕截圖」相簿 |
| 檔案與下載 | 掃描應用程式生成的 PDF、您填寫過的表單以及打開過的附件都會落在這裡。依名稱排序，或者搜尋「護照」和「掃描」 |
| 電子郵件 | 在已傳送郵件和附件中搜尋「護照」、「證件」和「副本」。如果您曾經給自己寄過郵件備份，也請檢查自己的信箱地址 |
| 聊天應用程式 | 查看您傳送過證件的每一段聊天裡的媒體和檔案欄：房東、雇主、簽證代理、家人 |
| 備忘錄與掃描應用程式 | 備忘錄應用程式和文件掃描器經常會為每一頁掃描檔保留一份自己的副本 |
聊天應用程式是人們最容易忽略的一環。在 Android 上，WhatsApp 自己的說明頁面指出，用於在手機相簿中顯示已下載媒體的「media visibility」設定是預設開啟的。在 iPhone 上，對應的設定是「Save to Photos」。無論哪種情況，別人傳給您的證件，或您回傳收到的證件，都可能進入您的主要相片圖庫。
第 2 步：刪除多餘副本
一旦知道所有副本都在哪裡，挑出最好的一份（通常是最清晰的全頁掃描檔），然後把其餘的都刪掉：
- 相片： 刪掉它們，然後打開最近刪除（iPhone）或垃圾桶（Google 相簿）並清空。蘋果會在「最近刪除」中將已刪除的相片保留 30 天，之後才永久清除，因此跳過這一步會讓這些相片在手機上多留一個月。
- 電子郵件： 在已傳送郵件以及歸檔的任何資料夾中刪除該郵件，然後清空信箱垃圾桶。
- 聊天紀錄： 在您這一端從對話中刪除圖片或檔案。您無法撤回對方已經收到的那份副本，這也正是下次少分享一些內容的好理由（下文詳述）。
- 下載與掃描應用程式： 刪除檔案，並確認應用程式自身沒有保留額外的備份副本。
如果您的相片會自動備份到雲端服務，在手機上刪除後，經過相同的垃圾桶保留期，雲端副本通常也會一併刪除。值得打開一次網頁版確認掃描檔確實已經消失。
第 3 步：在獨立鎖後保留一份副本
您留下的這一份副本應該需要比手機鎖定密碼更多的驗證才能打開，因為不少人都可能知道您的鎖定密碼，或者看過您輸入。您的幾種選擇，大致依安全性從弱到強排列：
| 選項 | 能做什麼 | 不能做什麼 |
|---|---|---|
| 主要相片圖庫 | 很容易找到 | 任何翻看您相片的人都會看到它，而且會同步到您相片同步的所有地方 |
| iPhone「已隱藏」相簿 | 自 iOS 16 起，蘋果預設用 Face ID、Touch ID 或鎖定密碼將其鎖定，掃描檔不再出現在主圖庫中 | 這只是相簿上的鎖，並非獨立加密。任何知道您鎖定密碼的人都能打開 |
| Android 私密空間 | 一個帶有獨立鎖的隔離區域，支援 Android 15 及更高版本 | 僅限手機的主使用者使用，而且並非每支手機都具備 |
| 加密保險庫應用程式 | 檔案在您的裝置上加密，且只能用保險庫自己的 PIN 碼或圖案打開 | 您需要記住這第二道鎖，並設定好恢復方式 |
無論您選擇哪一種，核心都一樣：只留一份副本，移出相機膠卷，放在一道不是您每天輸五十次的鎖之後。
在手機之外保留一份備份
只存在手機裡的副本會隨著手機一起遺失，而這往往正是您最需要它的時候。在別處另存一份副本：電腦上的加密檔案、家裡存放的加密 USB 隨身碟，或者交給值得信賴的人保管的紙本影本。把它與護照正本分開存放，免得丟了一個包就兩樣全沒。
我們的重要文件清單介紹了各類正本應該放在哪裡，以及如何保管其餘文件。
當別人索取副本時
大多數新副本都是從一次索取開始的。在傳送之前：
- 先確認對方是否真的需要。 預訂確認有時會要求提供證件「用於驗證」，而實際現場出示正本就已經足夠。
- 只傳對方需要的資訊。 如果要求允許，傳送前先遮蓋不需要的細節，例如證件號碼或出生日期。
- 使用一個您信任的管道，不要把照片傳進群組聊天裡。
- 清除相片的位置資訊。 用手機拍攝的證件可能帶有拍攝地點。我們免費的 EXIF 清除工具可以查看這些資料，並在分享前將其清除。
- 傳送後從您這邊刪除，避免聊天紀錄或已傳送資料夾成為下一份散落的副本。
至於其他不應不加保護就留在裝置上的檔案，請參閱永遠不要未加密保存的 5 類檔案。
將掃描檔保存在 Vaultine 中
Vaultine 是一款適用於 iPhone、Android、Mac 和 Windows 的加密保險庫。將您的護照掃描檔匯入保險庫後，檔案會在您的裝置上加密，並只能使用保險庫自己的 PIN 碼或圖案打開，與手機鎖定密碼分開。隨後從相簿中刪除原圖。免費版可容納 10 個檔案，足以存放一本護照、一張身分證和一張駕照的正反兩面。建立保險庫時請設定好您的恢復短語，以免忘記 PIN 碼後把自己鎖在自己的證件之外。
