Ezek nem csak a te adataid
A saját dokumentumaid védelme egyéni döntés kérdése. A bérszámfejtés más: mások banki adatait, adóazonosítóit, lakcímeit, sőt esetenként tartózkodási vagy egészségügyi adatait tartalmazza. Ha a laptop eltűnik, az nemcsak rád, hanem rájuk nézve is kockázatot jelent, és a legtöbb helyen olyan jogi kötelezettségekkel jár, amelyekkel senki sem szeretne utólag szembesülni.
Ez a valódi oka annak, amiért ezeket az anyagokat a gép többi részétől eltérően kell kezelni, és ezt nem oldja meg az eszköz bejelentkezési jelszava. A bejelentkezési jelszó csak azt dönti el, ki léphet be az operációs rendszerbe. Ha kiveszik a meghajtót és csatlakoztatják egy másik számítógéphez, a fájlok bármely más fájlhoz hasonlóan megnyílnak.
Külön széfek, mert ezek külön feladatok
A bérszámfejtést, a személyzeti iratokat és az adódokumentumokat különböző emberek használják különböző időpontokban, és ritkán van ok arra, hogy mindhárom egyszerre legyen nyitva. A Vaultine annyi különálló széfet támogat, amennyire szükséged van, mindegyiket saját tartalommal, így ha megnyitod az áfabevalláshoz szükséges könyvelést, azzal nem teszed egyúttal láthatóvá mindenki munkaszerződését.
A mappaimportálás megkönnyíti az átállást: egy meglévő könyvelési vagy HR-könyvtár egyben, az eredeti szerkezet megtartásával kerül be, ahelyett, hogy egy munkanap végén fájlról fájlra kellene újraépíteni.
A hátsó irodai számítógép problémája
A kisvállalkozásoknál ritkán jut külön számítógép minden egyes emberre. Van egy gép hátul, és az használja, akinek éppen szüksége van rá — gyakran ugyanabba a felhasználói fiókba bejelentkezve.
A Vaultine széfje saját 5x5-ös mintával vagy hatjegyű PIN-kóddal nyílik, ettől a közös bejelentkezéstől függetlenül, így nem a mindenki által ismert számítógépes jelszó az egyetlen akadály egy munkatárs és a bérszámfejtési fájl között. A többit a rejtett automatikus zárolás intézi: a széf lezárul, a kulcsok pedig törlődnek a memóriából, amint lekicsinyíted az alkalmazást, így ha ellépsz a pulttól, nem marad nyitva a hátad mögött.
Hol húzódnak a határok
Érdemes tisztában lenni a korlátokkal, mielőtt munkafolyamatot építenél rá. A Vaultine-t arra terveztük, hogy egyetlen személy kezelje vele a saját széfjeit. Nincs csapatfiók, nincs központi adminisztráció, és nincs mód arra, hogy hozzáférést adj egy könyvelőnek egy adott széfhez, majd később visszavond azt.
Ez egy olyan, tulajdonos által vezetett vállalkozáshoz illik, ahol egyetlen ember kezeli az érzékeny nyilvántartásokat, és szeretné azokat megfelelően titkosítva tudni a már meglévő eszközein. Ha arra van szükséged, hogy többen dolgozzanak ugyanazokból a védett nyilvántartásokból felügyelt jogosultságokkal, az egy másik eszközkategória, és érdemes inkább olyat választani.
