A maioria das pessoas só procura a sua certidão de nascimento quando um formulário o exige, e é geralmente nessa altura que descobre que não sabe onde ela está. Esta lista de verificação aborda quais os documentos que vale a pena guardar, onde deve ficar cada original, durante quanto tempo manter os registos fiscais e como armazenar em segurança as cópias digitais. Imprima, assinale o que tem e anote onde se encontra cada item.
A regra única para saber onde guardar cada documento
O guia de documentos domésticos da Montana State University Extension (revisto em dezembro de 2023) resume tudo a uma única regra: guarde os papéis em casa, a menos que sejam documentos legais difíceis de substituir. Esses vão para um local mais seguro: um cofre bancário, o escritório do seu advogado ou um cofre doméstico à prova de fogo e de água.
Isto dá-lhe três locais:
| Local | O que deve ser guardado lá |
|---|---|
| Cofre pessoal ou cofre bancário | Originais difíceis de substituir: certidões, passaporte, escrituras, títulos de registo, documentos de cidadania |
| Arquivo de casa | Papéis que utiliza: declarações fiscais recentes, extratos, apólices de seguro, relatórios médicos, garantias |
| Cópias digitais encriptadas | Uma digitalização de tudo o que foi mencionado acima, para que um incêndio, inundação ou mudança não o deixe de mãos vazias |
Adicione um quarto item: uma lista do que está em cada sítio. Guarde-a no seu arquivo doméstico e informe uma pessoa de confiança sobre a sua existência.
A lista de verificação
Identidade
- Certidão de nascimento (original no cofre, guardar por tempo indeterminado)
- Passaporte (guarde o passaporte caducado até o novo chegar, depois destrua-o)
- Cartão da Segurança Social / Social Security (guardar no cofre, não na carteira)
- Documentos de cidadania ou naturalização
- Certidão de casamento, certidão de divórcio, papéis de adoção
- Registos de serviço militar
- Certidões de óbito de familiares cujos assuntos administra
Jurídico e sucessão
- Testamento (original no seu advogado ou em cofre bancário, cópia não assinada em casa)
- Procuração financeira e para cuidados de saúde (guardar até ser substituída)
- Testamento vital ou diretivas antecipadas de vontade (original mais cópias para as pessoas que precisarão delas)
- Documentos de trust, caso existam
Propriedade
- Escrituras e documentos de hipoteca (até vender)
- Documentos de veículos e faturas de compra e venda
- Comprovativos de obras no imóvel (até vender, pois podem influenciar o imposto na venda)
- Um inventário do recheio da casa, com uma cópia guardada fora de casa
Dinheiro e impostos
- Declarações de impostos entregues
- Comprovativos que sustentam cada declaração: declarações de rendimentos, recibos de deduções
- Extratos de contas de reforma e investimentos
- Lista de contas bancárias e cartões, com o contacto de apoio de cada entidade
- Apólices de seguro, além de uma lista de números de apólice, beneficiários e mediadores
Saúde
- Boletins de vacinas
- Cópias dos cartões de seguro de saúde
- Lista atualizada de medicamentos e contactos dos médicos
A lista de preparação financeira do Ready.gov agrupa os documentos da mesma forma: identificação do agregado, papéis financeiros e jurídicos, dados de saúde, seguros e lista de contactos do agregado familiar.
Durante quanto tempo guardar os registos fiscais (US)
O IRS associa este período ao prazo de que dispõe para rever uma declaração. Da sua página «How long should I keep records?»:
| Situação | Guardar os registos durante |
|---|---|
| A maioria das declarações | 3 anos |
| Submete um pedido de crédito fiscal ou reembolso | 3 anos após o envio ou 2 anos após o pagamento do imposto, consoante o que for mais tardio |
| Omitiu rendimentos superiores a 25% do rendimento bruto constante da declaração | 6 anos |
| Declarou uma perda decorrente de títulos sem valor ou dedução por créditos incobráveis | 7 anos |
| Não entregou declaração ou entregou uma declaração fraudulenta | Por tempo indeterminado |
| Registos de propriedades e imóveis | Até terminar o prazo referente ao ano em que vende ou aliena o bem |
Guarde também cópias das próprias declarações fiscais. E antes de deitar qualquer documento fora, confirme se uma seguradora ou entidade de crédito exige a sua conservação durante mais tempo do que o IRS. Fora dos EUA, a sua autoridade tributária nacional define estes prazos.
Cópias digitais: úteis, mas com riscos
Uma digitalização de cada documento acima é o melhor seguro contra a perda do suporte físico. O Ready.gov sugere guardar documentos importantes num disco externo ou na nuvem também, para que possa aceder a eles após uma calamidade.
O problema é que essas mesmas digitalizações constituem o kit de entrada de um ladrão de identidade. Um passaporte, um cartão do Social Security e uma certidão de nascimento numa pasta sem proteção é tudo o que alguém precisa para se fazer passar por si. Como tal:
- Não deixe digitalizações no rolo da câmara, nos e-mails ou na pasta de transferências. São os primeiros sítios onde alguém procura, e frequentemente sincronizam com outros dispositivos sem dar por isso.
- Encripte-as. Qualquer opção encriptada serve: uma imagem de disco encriptada, um gestor de palavras-passe com suporte a anexos de ficheiros ou uma aplicação de cofre. O que interessa é que os ficheiros necessitem de uma chave para abrir. (Veja quais os tipos de ficheiros que mais precisam disso.)
- Mantenha uma segunda cópia noutro local. Uma cópia encriptada num disco externo guardado fora de casa protege-o se perder a casa e o portátil simultaneamente.
- Verifique uma fotografia antes de a partilhar. Um documento fotografado com o telemóvel pode conter a localização de onde foi tirado. O nosso removedor gratuito de EXIF mostra e limpa esses dados antes de partilhar a imagem.
Triture o que já não precisa de guardar
Quando terminar o período de guarda de um documento, destrua-o se apresentar o seu nome e morada, número do Social Security ou números de cartões. Deitá-lo inteiro para o lixo expõe com exatidão aquilo que pretendia salvaguardar.
Reveja a lista uma vez por ano. Substitua documentos de identificação caducados, acrescente o novo ano fiscal e atualize a lista do que está em cada lugar.
Guarde as digitalizações num cofre
Se procura uma aplicação para guardar as cópias encriptadas, o Vaultine guarda-as num cofre com PIN ou padrão próprios, encriptadas no seu dispositivo, em Mac, iPhone, Android e Windows. A versão gratuita comporta 10 ficheiros, o suficiente para os documentos de identificação desta lista.
