Det är inte bara dina data

Att skydda dina egna dokument är ett personligt val. Löner är annorlunda: de rymmer andra personers bankuppgifter, personnummer, adresser och ibland information om uppehållstillstånd eller hälsa. Om den bärbara datorn försvinner är det deras exponering, inte bara din, och på de flesta platser medför det också skyldigheter som du helst inte vill upptäcka i efterhand.

Det är den verkliga anledningen till att behandla detta material annorlunda än resten av datorn, och det löses inte av enhetens inloggning. Ett inloggningslösenord avgör vem som kan logga in på operativsystemet. Dra ut hårddisken och anslut den till en annan dator så öppnas filerna som alla andra filer.

Separata valv, eftersom detta är separata jobb

Löner, personalakter och skattedokument används av olika personer vid olika tidpunkter, och det finns sällan anledning till att alla tre ska vara öppna samtidigt. Vaultine stöder så många separata valv du behöver, vart och ett med sitt eget innehåll, så att öppna räkenskaperna du behöver för en momsdeklaration exponerar inte samtidigt allas anställningsavtal.

Mappimport spelar roll för att komma dit: en befintlig ekonomi- eller HR-katalog läses in som en helhet, med intakt struktur, istället för att behöva byggas upp fil för fil i slutet av en arbetsdag.

Problemet med kontorsdatorn

Småföretag har sällan en dator per person. Det finns en dator på kontoret eller i bakrummet, och vem som än behöver den använder den, ofta inloggad på samma konto.

Vaultines valv öppnas med sitt eget 5x5-mönster eller sin egen sexsiffriga PIN-kod, separat från den delade inloggningen, så datorlösenordet som alla känner till är inte det som står mellan en anställd och lönefilen. Smygautolåset täcker resten: valvet stängs och nycklarna rensas från minnet så snart appen minimeras, så att gå bort från disken lämnar det inte öppet bakom dig.

Var gränsen går

Var tydlig med begränsningen innan du bygger en process kring den. Vaultine är utformat för en individ som hanterar sina egna valv. Det finns inget teamkonto, ingen central administration och inget sätt att ge en bokförare åtkomst till ett valv och återkalla den senare.

Det passar ett ägardrivet företag där en person innehar de känsliga dokumenten och vill ha dem ordentligt krypterade på de enheter de redan använder. Om du behöver att flera personer arbetar med samma skyddade register med administrerad åtkomst är det en annan kategori av verktyg och du bör köpa det istället.