Çoğu insan doğum belgesini ancak resmi bir form talep ettiğinde aramaya başlar ve nerede olduğunu bilmediğini genellikle tam da o anda fark eder. Bu kontrol listesi, hangi belgelerin saklanmaya değer olduğunu, her orijinalin nereye ait olduğunu, vergi kayıtlarının ne kadar süre tutulması gerektiğini ve dijital kopyaların nasıl güvenle saklanacağını kapsar. Listeyi yazdırın, elinizdekileri işaretleyin ve her belgenin nerede durduğunu not edin.
Belgelerin Nereye Gideceğine Dair Tek Temel Kural
Montana State University Extension'ın evrak yönetimi kılavuzu (Aralık 2023 revizyonu) konuyu tek bir kurala indirger: yenilenmesi zor yasal belgeler olmadığı sürece evrakları evde saklayın. Yenilenmesi zor belgeler daha güvenli bir yere aittir: banka kasası, avukatınızın ofisi veya yangına ve suya dayanıklı ev tipi bir kasa.
Bu durum üç ana saklama yeri sunar:
| Yer | Oraya Ne Konur |
|---|---|
| Kasa veya banka kasası | Yenilenmesi zor orijinaller: resmi cüzdanlar, pasaport, tapular, ruhsatlar, vatandaşlık belgeleri |
| Ev arşivi | Kullandığınız evraklar: son vergi beyannameleri, ekstreler, sigorta poliçeleri, tıbbi kayıtlar, garantiler |
| Şifrelenmiş dijital kopyalar | Yukarıdakilerin tümünün taranmış hali; böylece yangın, su baskını veya taşınma sizi eli boş bırakmaz |
Dördüncü bir madde ekleyin: neyin nerede olduğuna dair bir liste. Bunu ev arşivinizde tutun ve güvendiğiniz bir kişiye varlığından bahsedin.
Kontrol Listesi
Kimlik
- Doğum belgesi (orijinali kasada, süresiz olarak saklayın)
- Pasaport (yenisi gelene kadar süresi dolmuş pasaportu saklayın, ardından imha edin)
- Social Security kartı (kasada saklayın, asla cüzdanınızda taşımayın)
- Vatandaşlık veya vatandaşlığa kabul belgeleri
- Evlilik cüzdanı, boşanma ilamı, evlat edinme evrakları
- Askerlik hizmet belgeleri
- İşlerini yürüttüğünüz aile üyelerinin ölüm belgeleri
Hukuk ve Miras
- Vasiyetname (orijinali avukatınızda veya banka kasasında, imzasız bir kopyası evde)
- Finansal ve sağlık konularında vekaletname (yenilenene kadar saklayın)
- Yaşam vasiyeti veya önceden verilmiş sağlık direktifleri (orijinali ve ilgili kişilere kopyaları)
- Varsa tröst (güven fonu) belgeleri
Mülkiyet
- Tapu senetleri ve ipotek evrakları (satana kadar)
- Araç ruhsatları ve satış sözleşmeleri
- Ev tadilat ve geliştirme kayıtları (satış vergisine etki edebileceğinden, satana kadar)
- Ev eşyası envanteri (bir kopyası ev dışında saklanacak şekilde)
Para ve Vergi
- Verilmiş vergi beyannameleri
- Her beyannameyi destekleyen kayıtlar: gelir belgeleri, indirim makbuzları
- Emeklilik ve yatırım hesabı ekstreleri
- Her kurumun iletişim numarasını içeren banka ve kart hesapları listesi
- Sigorta poliçeleri ile birlikte poliçe numaraları, lehtarlar ve acentelerin listesi
Sağlık
- Aşı kartları ve kayıtları
- Sağlık sigortası kartlarının kopyaları
- Güncel ilaç listesi ve doktorların iletişim bilgileri
Ready.gov'un finansal hazırlık kontrol listesi de belgeleri aynı şekilde gruplandırır: hane halkı kimlikleri, finansal ve yasal evraklar, tıbbi bilgiler, sigortalar ve hane halkı iletişim listesi.
Vergi Kayıtları Ne Kadar Süre Saklanmalı (US)
IRS bu süreyi, bir beyannameyi incelemek için sahip olduğu yasal süreye bağlar. Kurumun «How long should I keep records?» sayfasından:
| Durum | Kayıtların Saklanma Süresi |
|---|---|
| Çoğu beyanname | 3 yıl |
| Vergi indirimi veya iade talebinde bulunduysanız | Beyanname tarihinden itibaren 3 yıl veya verginin ödenmesinden itibaren 2 yıl (hangisi daha sonraysa) |
| Beyannamedeki brüt gelirin %25'inden fazlasını bildirmeyi atladıysanız | 6 yıl |
| Değersiz menkul kıymetlerden zarar veya şüpheli alacak indirimi bildirdiyseniz | 7 yıl |
| Beyanname vermediyseniz veya sahte beyanname verdiyseniz | Süresiz |
| Mülk ve gayrimenkul kayıtları | Mülkü sattığınız veya elden çıkardığınız yıla ait yasal inceleme süresi dolana kadar |
Beyannamelerin kendi kopyalarını da saklayın. Ve herhangi bir şeyi atmadan önce, bir sigorta şirketinin veya kredi kuruluşunun bunları IRS'ten daha uzun süre saklamanızı isteyip istemediğini kontrol edin. ABD dışındaysanız bu süreleri yerel vergi daireniz belirler.
Dijital Kopyalar: Yararlı, Ancak Riskli
Yukarıdaki her belgenin taranmış bir kopyası, kağıt nüshanın kaybolmasına karşı en iyi güvencedir. Ready.gov, bir felaketten sonra erişebilmeniz için önemli belgelerin harici bir sürücüde veya bulutta da saklanmasını önerir.
İşin püf noktası, bu taramaların bir kimlik hırsızının başlangıç paketi olmasıdır. Korunmasız bir klasördeki pasaport, Social Security kartı ve doğum belgesi, birisinin sizin kimliğinize bürünmesi için gereken her şeydir. Bu nedenle:
- Taramaları kamera rulonuzda, e-postanızda veya indirilenler klasörünüzde bırakmayın. Bunlar herkesin ilk bakacağı yerlerdir ve siz farkında olmadan diğer cihazlarla senkronize olabilirler.
- Onları şifreleyin. Herhangi bir şifreli seçenek uygundur: şifreli disk görüntüsü, dosya eklerini saklayan bir parola yöneticisi veya bir kasa uygulaması. Önemli olan, dosyaların açılması için bir anahtara ihtiyaç duyulmasıdır. (Burada hangi dosya türlerinin buna en çok ihtiyaç duyduğunu görebilirsiniz.)
- İkinci bir kopyayı başka bir yerde saklayın. Evin dışında saklanan harici bir sürücüdeki şifreli kopya, ev ve dizüstü bilgisayar birlikte kaybolursa sizi korur.
- Fotoğrafı göndermeden önce kontrol edin. Telefonla çekilmiş bir belge fotoğrafı, çekildiği yerin konum bilgilerini içerebilir. Ücretsiz EXIF kaldırıcımız, resmi paylaşmadan önce bu verileri gösterir ve temizler.
İhtiyacınız Olmayanları İmha Edin
Bir belgenin saklama süresi dolduğunda, adınızı, adresinizi, Social Security numaranızı veya kart numaralarınızı gösteriyorsa kağıt imha makinesinde parçalayın. Bütün olarak çöpe atmak, korumaya çalıştığınız bilgileri açık eder.
Listeyi yılda bir kez gözden geçirin. Süresi dolmuş kimlikleri yenileyin, yeni vergi yılını ekleyin ve neyin nerede olduğuna dair listeyi güncelleyin.
Taramaları Güvenli Bir Kasada Saklayın
Şifrelenmiş kopyaları saklamak için bir uygulama arıyorsanız, Vaultine bunları kendi PIN kodu veya deseniyle korunan bir kasada, cihazınızda şifrelenmiş olarak Mac, iPhone, Android ve Windows'ta tutar. Ücretsiz sürüm 10 dosya barındırır; bu da bu listedeki kimlik belgeleri için yeterlidir.
