這不只是您自己的資料

保護自己的文件，更多是出於個人偏好。但薪資單不同：它包含了其他人的銀行帳戶、稅務識別碼、家庭住址，甚至可能包含移民或醫療資訊。如果筆記型電腦遺失，承擔風險的不只有您，還有您的員工，而且在大多數地區，這也伴隨著您絕對不想在事後才意識到的法律責任。

這才是您應該將這類資料與機器上其他內容區別對待的真正原因，而僅僅設定一個裝置登入密碼是解決不了這個問題的。登入密碼只能決定誰可以進入作業系統。一旦拔出硬碟並連接到另一台電腦上，那些檔案就會像任何普通檔案一樣被輕易打開。

不同的工作，需要不同的保險庫

薪資單、員工紀錄和稅務文件在不同的時間由不同的人使用，極少需要將這三者同時打開。Vaultine 支援建立任意數量的獨立保險庫，各自存放不同的內容。這樣，在您需要為稅務申報打開財務文件時，就不會連帶著把所有人的僱用合約也一併暴露出來。

資料夾匯入功能使這種管理方式變得切實可行：現有的財務或人力資源目錄可以作為一個整體引入，並保持其結構完好，而不必在工作日結束時費力地逐個檔案重新整理。

後台辦公電腦的隱患

小企業很少能做到一人一台電腦。通常是後台放著一台機器，誰需要用誰就去用，而且往往登入的是同一個帳號。

Vaultine 的保險庫擁有自己獨立的 5x5 圖案或六位 PIN 碼，這與全店共享的電腦登入密碼完全分開。所以，那個大家都知道的開機密碼，並不會成為員工和薪資單檔案之間的「通行證」。隱形自動鎖定功能則補齊了安全防護的最後一環：只要應用程式被最小化，保險庫就會立即關閉，加密金鑰也會從記憶體中清除。因此，當您離開櫃台時，絕不會在身後留下一個敞開的保險庫。

它的適用邊界

在基於該工具建立工作流程之前，明確它的限制非常重要。Vaultine 專為個人管理自己的保險庫而設計。它沒有團隊帳號，沒有中央管理系統，也無法給簿記員授予某個保險庫的存取權限並在日後撤銷。

它最適合老闆親自管理的企業，由一個人掌握這些敏感紀錄，並希望在現有的裝置上對它們進行妥善加密。如果您需要多名員工在一個有權限管理的系統中共同處理這些受保護的紀錄，那是另一類工具該做的事，您應該去購買那一類產品。