Non sono solo i tuoi dati

Proteggere i tuoi documenti è una preferenza. Per le paghe è diverso: contengono le coordinate bancarie di altre persone, i codici fiscali, gli indirizzi e a volte le loro informazioni mediche o di immigrazione. Se il portatile sparisce, quell’esposizione riguarda loro, non solo te, e in molti posti comporta anche obblighi che preferiresti non scoprire a posteriori.

Questa è la vera ragione per cui trattare questo materiale in modo diverso dal resto della macchina, e il problema non si risolve con il login del dispositivo. Una password di accesso decide chi può accedere al sistema operativo. Estrai il disco e collegalo a un altro computer e i file si apriranno come qualsiasi altro file.

Vault separati, perché si tratta di lavori separati

Le paghe, i fascicoli del personale e i documenti fiscali vengono usati da persone diverse in momenti diversi, e raramente c’è un motivo per tenerli aperti tutti e tre contemporaneamente. Vaultine supporta quanti vault separati ti servono, ciascuno con il proprio contenuto, in modo che aprire i conti necessari per una dichiarazione IVA non esponga allo stesso tempo i contratti di tutti.

L’importazione delle cartelle serve a questo: una directory contabile o HR esistente viene inserita per intero, mantenendo intatta la struttura, invece di essere ricostruita file per file alla fine della giornata lavorativa.

Il problema del computer di back-office

Le piccole imprese raramente hanno un computer per persona. C’è una macchina sul retro e chiunque ne abbia bisogno la usa, spesso effettuando l’accesso allo stesso account.

Il vault di Vaultine si apre con la propria sequenza 5x5 o PIN a sei cifre, separati da quell’accesso condiviso, per cui la password del computer che tutti conoscono non è ciò che si frappone tra un membro del personale e il file delle paghe. Il blocco automatico invisibile si occupa del resto: il vault si chiude e le chiavi vengono cancellate dalla memoria non appena l’app viene ridotta a icona, per cui allontanarsi dal bancone non lo lascia aperto alle tue spalle.

Dove ci si ferma

Devi essere chiaro sui limiti prima di costruirci sopra un processo. Vaultine è progettato per un individuo che gestisce i propri vault. Non ci sono account di gruppo, nessuna amministrazione centrale e nessun modo per concedere a un contabile l’accesso a un vault per poi revocarlo in seguito.

Ciò è adatto a un’azienda gestita dal proprietario in cui una persona detiene i record sensibili e li vuole adeguatamente crittografati sui dispositivi che utilizza già. Se hai bisogno che più persone lavorino sugli stessi record protetti con un accesso gestito, quella è un’altra categoria di strumento ed è quello che dovresti acquistare.