Vaultine per terapeuti — conservare le note dei pazienti nel proprio vault

Situazioni che affronti

—Note delle sedute, moduli di accettazione e valutazioni che vivono in una cartella documenti insieme ai tuoi file personali.

—Teleterapia su un portatile in cui condividi lo schermo, in cui il nome di un paziente non dovrebbe mai apparire mentre sei con un altro.

—Registrazioni o trascrizioni conservate per la supervisione che devono rimanere protette tra una seduta e l’altra.

—Un portatile o un telefono che porti fuori dallo studio con te e che potrebbe essere perso o rubato con i casi dei pazienti al suo interno.

—Appunti che sei tenuto a conservare per anni e che non dovrebbero rimanere allo scoperto per tutto questo tempo.

Caratteristiche che aiutano

Più vault separati

Un vault per paziente o per carico di lavoro, tenuti separati gli uni dagli altri e dai tuoi file personali.

Blocco automatico invisibile

Il vault si chiude e le chiavi crittografiche vengono cancellate dalla memoria nel momento in cui l’app viene ridotta a icona, fattore cruciale tra sedute consecutive o nella condivisione dello schermo.

Visualizzatore sicuro integrato

Appunti, PDF e registrazioni si aprono all’interno del vault, cosicché nulla viene decrittografato in una cartella a cui potrebbero accedere un backup, un indicizzatore o un’altra app.

Design zero-knowledge

La chiave è derivata dal tuo codice sul tuo dispositivo e non lo lascia mai. Non c’è alcun account e nessun server che custodisca i tuoi file o la tua chiave.

Importazione cartelle

Importa una cartella cliente esistente per intero, con la sua struttura intatta, anziché spostare i file uno alla volta.

Funziona su Windows, macOS, iOS e Android

Gli stessi vault sul portatile su cui redigi gli appunti e sul telefono che controlli tra un appuntamento e l’altro.

Un vault per paziente, non un’unica cartella chiusa a chiave

Il rischio pratico in questo lavoro è raramente drammatico. È piuttosto un insieme di appunti clinici che risiedono in una cartella documenti di un portatile che contiene anche le tue e-mail, le tue foto e le tue dichiarazioni dei redditi, protetti dallo stesso accesso di tutto il resto.

Vaultine supporta tutti i vault separati di cui hai bisogno, così ogni paziente o carico di lavoro può stare nel proprio, crittografato con AES-256-GCM prima che qualsiasi cosa venga scritta su disco. L’importazione delle cartelle significa che lo spostamento di una cartella del cliente esistente è un passaggio unico invece di un esercizio di archiviazione da rimandare.

Tra una seduta e l’altra e su uno schermo condiviso

Gli appuntamenti consecutivi e la teleterapia sono i momenti in cui gli appunti vengono effettivamente esposti: una finestra lasciata aperta, uno schermo condiviso un momento troppo presto, un portatile girato verso qualcuno.

Il blocco automatico invisibile chiude il vault e cancella le chiavi dalla memoria nel momento in cui l’app viene ridotta a icona, cosicché passare alla videochiamata non lascia un vault aperto in secondo piano. Il visualizzatore integrato gestisce l’altra metà: note, PDF e registrazioni si aprono all’interno del vault piuttosto che essere decrittografati in una cartella che un backup su cloud o un indicizzatore di ricerca potrebbero silenziosamente prelevare.

Quello che questo non è

Vale la pena essere diretti, poiché questo campo attrae molto marketing approssimativo in materia di conformità.

Vaultine non rende uno studio conforme a HIPAA, al GDPR o agli standard del tuo ordine professionale. La conformità in questo ambito è in genere un insieme di requisiti, tra i quali la crittografia a riposo (at rest) è solo uno, affiancato da policy, accordi, controlli degli accessi e pratiche di conservazione. Vaultine è realizzato per un uso individuale e non offre amministrazione aziendale o accordi formali per il trattamento dei dati.

Se il tuo ente regolatore se ne aspetta uno, si tratta di un vincolo reale e vale la pena verificarlo prima di creare un flusso di lavoro su qualsiasi strumento, incluso questo. Ciò che Vaultine può dirti onestamente è quello che fa: file crittografati sul tuo dispositivo con una chiave che non deteniamo mai, in vault separati, senza alcun account associato.

Gli stessi vault ovunque tu scriva i tuoi appunti

Le note si scrivono su un portatile e si controllano su un telefono tra un appuntamento e l’altro. Vaultine funziona in modo nativo su Windows, macOS, iOS e Android, per cui i vault che crei sono gli stessi ovunque, non copie separate che si allontanano nel tempo su vari dispositivi.

In conclusione

Questa è una descrizione di ciò che fa il software, non l’affermazione che soddisfi i requisiti HIPAA, GDPR o quelli del tuo ordine professionale. La conformità in questo campo solitamente implica più della crittografia, e Vaultine è progettato per l’uso individuale piuttosto che come sistema di gestione dello studio. Quello che offre è un aspetto più ristretto e tuttavia degno di nota: le note dei pazienti crittografate sul proprio dispositivo, nel loro vault, senza alcun account e nessuna copia sul server di nessun altro.

Domande frequenti

L’uso di Vaultine rende il mio studio conforme alle norme HIPAA o al GDPR?

No, e fai attenzione a chiunque affermi il contrario. La crittografia è di solito un requisito tra i tanti, accanto a policy, accordi, controlli degli accessi e tenuta dei registri. Vaultine è pensato per un uso individuale e non offre l’amministrazione aziendale o il tipo di accordo formale per il trattamento dei dati (DPA) che alcuni enti normativi si aspettano. Il fatto che questo importi per il tuo studio è una domanda da porre al tuo ordine professionale o al legislatore, non a noi.

Posso mantenere un vault separato per ogni paziente?

Sì. Vaultine Pro supporta tutti i vault separati di cui hai bisogno, così il materiale di un paziente non si troverà mai accanto a quello di un altro. Il piano gratuito copre un vault con un massimo di 10 file, che è sufficiente per provare il flusso di lavoro ma non per gestire un carico di pazienti.

Cosa succede se riduco a icona l’app durante una seduta di teleterapia?

Il blocco automatico invisibile chiude il vault e cancella le chiavi crittografiche dalla memoria non appena l’app viene ridotta a icona, per cui il passaggio alla finestra video non lascia un vault aperto sullo sfondo.

Qualcuno di Vaultine ha accesso alle note dei miei pazienti?

No. La chiave di crittografia deriva dal tuo codice sul tuo dispositivo e non lo lascia mai, e non c’è alcun account o server che conservi i tuoi file. Il backup crittografato opzionale sul tuo Dropbox viene crittografato prima di lasciare il dispositivo, quindi è illeggibile anche lì.

Le note delle sedute non dovrebbero trovarsi a una sola cartella di distanza da tutto il resto del tuo portatile.